Derby College entscheidet sich für Sign In App als Lösung für das Besuchermanagement

Die Derby College Group (DCG) ist eine der führenden weiterführenden Bildungseinrichtungen in Großbritannien, die jedes Jahr rund 20.000 Studierende in vier hochmodernen Colleges ausbildet - vom Hotel- und Gaststättengewerbe im Roundhouse bis hin zu den High-Tech-Laboren im Joseph Wright Centre und dem Reitsportzentrum in Broomfield Hall.

Mit 20.000 Studenten und einer großen Anzahl von Mitarbeitern und Besuchern in den Colleges ist Sicherheit ein wichtiger Faktor für DCG. Jeder muss sich jederzeit ausweisen können. Wenn jemand auf dem Gelände keinen Ausweis vorzeigen kann, wird er sofort angesprochen. DCG benötigte daher eine Technologielösung, die nicht nur eine effiziente Verwaltung der Besucheranmeldung ermöglicht, sondern auch ein Backup-System für Studierende bietet, die ihren Ausweis vergessen haben.

Alex Holmes, IT Services, Derby College, erklärt: “Wir drucken nicht nur Besucherausweise, sondern stellen auch Ausweise für alle Studenten und Mitarbeiter aus. Für den Fall, dass jemand vergisst, seinen Ausweis mitzubringen, was bei Studenten häufig vorkommt, benötigen wir eine Möglichkeit, einen temporären Ausweis auszustellen, damit sie sich sicher auf dem Campus bewegen können. Die Lösung von Sign In App bietet uns eine nahtlose Möglichkeit, sowohl Besucher als auch Studierende effizient zu verwalten, da sie sich über das Portal anmelden, einen Ausweis mit ihrem Foto ausdrucken und sich frei auf dem Gelände bewegen können.”

Zuvor hatte die Gruppe ein Besucherverwaltungssystem verwendet, aber es lag immer noch in der Verantwortung des Empfangspersonals, sicherzustellen, dass sich jede Person an- und abmeldete und dass ihre Daten korrekt eingegeben wurden. Außerdem konnte mit dem alten Anmeldesystem immer nur eine Person gleichzeitig angemeldet werden, was zu Warteschlangen an der Rezeption führen konnte. Mit der Sign In App Lösung können mehrere Personen bei ihrer Ankunft abgefertigt werden, da der Haupteingang des College über zwei iPad-Portale verfügt.

Alex fährt fort: “Wir haben uns eine Handvoll Anbieter angesehen, aber die Lösung von Sign In App war die erste, die wir vorgeführt bekamen, und wir haben sofort gesehen, wie einfach sie zu bedienen ist und wie elegant das System aussieht - es hinterlässt einen großartigen ersten Eindruck bei den Besuchern. Außerdem ist es intuitiv, so dass es auch für jemanden, der nicht mit der Technologie vertraut ist, einfach zu benutzen ist, im Gegensatz zu anderen Alternativen, die den Prozess zu kompliziert machen können.”

Ein weiterer Aspekt für DCG war die Schnelligkeit und Einfachheit, mit der die Personalakten aktualisiert werden konnten. Das vorherige System erforderte einen manuellen Upload, bei dem die Einträge einzeln eingegeben werden mussten. Bei einer Arbeitsstelle mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern und Studierenden kann dies natürlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Möglichkeit des Massen-Uploads über eine Tabellenkalkulation ist daher für die Mitarbeiter ein wesentlich effizienterer Prozess.

Sicherheit ist auch für DCG ein wichtiger Faktor. Statt sich auf ein unzuverlässiges Besucherbuch mit Stift und Papier zu verlassen, bietet die App einen Überblick über alle Mitarbeiter auf dem Gelände. Im Notfall kann der Brandschutzbeauftragte sofort eine vollständige Liste aller Personen im Gebäude abrufen, indem er sich über ein beliebiges mobiles Gerät in ein Online-Portal einloggt, wodurch das Risiko, dass jemand unentdeckt bleibt, eliminiert wird.

DCG schlug auch proaktiv Ideen für zusätzliche Funktionen für die App vor, um das Besuchererlebnis zu verbessern und die Anzeige von Informationen für Besucher zu ermöglichen. Beispielsweise benötigte das College eine Funktion, bei der je nach Art des Besuchers auf dem Campus - Auftragnehmer, Student oder Besucher - unterschiedliche Geschäftsbedingungen unterschrieben werden müssen, um Richtlinien wie das Rauchverbot auf dem Gelände oder das Vorgehen bei Feueralarm abzudecken. Um diesen Prozess zu rationalisieren, fügte das Team von Sign In App dem System schnell eine Gruppenfunktion hinzu, mit der je nach Personenkategorie unterschiedliche Hinweise angezeigt werden können.

Dan Harding, Direktor von Sign In App, kommentiert: “Es war eine großartige Erfahrung, mit dem Team von DCG zusammenzuarbeiten, um eine Lösung zu entwickeln, die ihren Anforderungen voll und ganz entspricht - nicht nur ein optimiertes Besuchermanagementsystem, sondern auch eine Lösung, die den Anforderungen der Studentenausweise gerecht wird. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit der Gruppe, um zusätzliche Funktionen zu implementieren, wie z.B. die Zugänglichkeit der App für Menschen mit Sehbehinderungen, die auch auf unseren gesamten Kundenstamm ausgeweitet wird, so dass jeder Kunde die neuen Funktionen nutzen kann.”

Alex fasst zusammen: “Das Team von Sign In App hat sich weit über das übliche Maß hinaus engagiert, um neue Ideen für Funktionen schnell zu integrieren, oft innerhalb weniger Tage, was eine erfreuliche Erfahrung war. Seit der Implementierung der Sign In App Lösung haben wir nur Lob von Kollegen, Studenten und Besuchern erhalten, die die Lösung als unglaublich benutzerfreundlich empfinden. Sie hat unsere Besucher- und Studentenverwaltung revolutioniert.”