Wie KI administrative Aufgaben im modernen Arbeitsplatz transformiert

Stellen Sie sich den modernen Arbeitsplatz neu vor – an dem wiederholende Aufgaben Sie nicht mehr bremsen. Omega Healthcare nutzt KI, um medizinische Dokumente mit einer Genauigkeit von 99,5 % zu verarbeiten und spart dabei 15.000 Stunden pro Monat. Bei Communicorp UK wurde die Lohnabrechnung von einer zweitägigen Aufgabe auf nur eine Stunde reduziert, dank KI, während Unilever den Einstellungsprozess von vier Monaten auf nur vier Wochen verkürzt hat und dabei 50.000 Stunden manueller Arbeit spart.

In this article:

The role of AI in today’s workplace
The benefits of AI for administrative tasks
The administrative tasks AI is having the biggest impact on
AI in visitor management and employee sign in
Preparing for an AI-driven future

Die Rolle von KI im heutigen Arbeitsplatz

KI hat sich von einem futuristischen Konzept zu einem praktischen Werkzeug entwickelt, das in die alltäglichen Geschäftsprozesse integriert ist. Im modernen Arbeitsplatz wird KI besonders beliebt, um administrative Aufgaben zu optimieren – die notwendigen, aber oft zeitaufwändigen Aufgaben wie die Planung von Meetings, die Buchung von Schreibtischen/ Räumen, das Reporting und das Besuchermanagement.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse und den Einsatz von KI-Tools für administrative Aufgaben können Organisationen Fehler reduzieren, Zeit sparen und den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf sinnvollere, wertorientierte Arbeiten zu konzentrieren. Besonders wichtig ist, dass viele moderne KI-Tools eine sofort einsatzbereite Lösung bieten, die nur minimale Einrichtung erfordert. So können Organisationen schnell den Nutzen sehen, ohne komplexe Integrationen oder dedizierte technische Teams zu benötigen.

Eine McKinsey Global Survey ergab, dass 91 % der Mitarbeiter angeben, KI in ihrer Arbeit zu nutzen, und ein PwC-Bericht zeigte, dass Branchen, die am stärksten von KI betroffen sind, eine vierfache Produktivitätssteigerung erfahren – ein klares Zeichen dafür, dass Unternehmen, die KI nutzen, besser für Wachstum positioniert sind. Und dies gilt für alle Branchen, wobei IT, Finanzen und Gesundheitswesen mit schnellen Adoptionsraten führend sind.

Die Vorteile von KI für administrative Aufgaben

Die Implementierung von Künstlicher Intelligenz in die Betriebsabläufe geht über die bloße Automatisierung von Aufgaben hinaus – sie schafft langfristigen Wert für sowohl Organisationen als auch Mitarbeiter. Untersuchungen haben gezeigt, dass KI den Arbeitern etwa 3,5 Stunden pro Woche spart. Indem sie Reibungsverluste in alltäglichen Prozessen reduziert, trägt KI dazu bei, den Arbeitsplatz agiler und zukunftsfähiger zu gestalten.

• Effizienz und Produktivität: KI übernimmt sich wiederholende, manuelle Aufgaben – wie die Planung, das Reporting und die Dokumentenverwaltung – mit einer Geschwindigkeit, die von menschlicher Arbeit nicht erreicht wird. Dadurch können sich Teams auf wertvollere Aufgaben konzentrieren, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass wichtige Aufgaben termingerecht erledigt werden.
• Kosteneinsparungen: Die Automatisierung von Routineaufgaben verringert die Notwendigkeit für übermäßige manuelle Aufsicht. Indem Fehler reduziert werden, die zu kostspieligen Verzögerungen oder Compliance-Problemen führen könnten, hilft KI den Organisationen, langfristig Geld zu sparen.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Mitarbeiter weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen müssen, erhalten sie mehr Möglichkeiten, kreativ und strategisch beizutragen. Dieser Wandel verbessert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern fördert auch eine Kultur der Innovation und des Engagements am Arbeitsplatz.
• Bessere Entscheidungen: Die Fähigkeit von KI, große Datenmengen zu verarbeiten und zu analysieren, verschafft Führungskräften Echtzeit-Einblicke. Ob es darum geht, Nutzungstrends am Arbeitsplatz zu erkennen oder zukünftige Bedürfnisse vorherzusagen – diese Analysen ermöglichen es Organisationen, proaktiv und fundiert zu entscheiden, um Herausforderungen frühzeitig zu begegnen und stets einen Schritt voraus zu sein.

Administrative Aufgaben, auf die KI den größten Einfluss hat

Termin- und Besprechungsplanung

KI-Tools können automatisch Zeitpläne abgleichen, Meetings organisieren, Schreibtische und Räume buchen, Erinnerungen senden und sogar auf kurzfristige Änderungen reagieren. Dadurch wird der Arbeitsablauf reibungsloser und die Frustration beim Jonglieren mit vollen Kalendern verringert. Branchen wie das Gesundheitswesen profitieren besonders davon, wobei Studien eine Reduzierung der Wartezeiten um bis zu 40 % und eine verbesserte Ressourcennutzung feststellen.

Datenmanagement und Analyse

Eine der Stärken von KI liegt in der Verarbeitung großer Datenmengen mit Geschwindigkeit und Präzision. Eine Umfrage von TechRadar ergab, dass 97 % der Analysten mittlerweile KI in ihre Arbeit integrieren, wobei 87 % Automatisierung nutzen, um das Reporting zu optimieren und Kennzahlen wie Zeit- und Kosteneinsparungen zu verfolgen.

Anstatt Stunden mit manuellen Berichten zu verbringen, kann KI sofort Trends erkennen, Ergebnisse vorhersagen und Entscheidungsträgern Einblicke liefern, die die Strategie lenken. Dieser Wandel von einer reaktiven zu einer proaktiven Verwaltung ist ein echter Wendepunkt für moderne Organisationen.

Verbesserte Kunden- und Mitarbeiterunterstützung

Statistiken zeigen, dass Chatbots bis zu 80 % der Standardanfragen bearbeiten können, was Unternehmen etwa 2,5 Milliarden Stunden und 11 Milliarden Dollar an Support-Kosten spart. KI-gestützte Chatbots und digitale Assistenten liefern sofort Antworten auf Routinefragen – von der Zimmerbuchung bis hin zur Besucherführung. Sie sind rund um die Uhr verfügbar, reduzieren nicht nur die Reaktionszeiten, sondern lernen auch mit der Zeit – und bieten zunehmend personalisierte und effektive Unterstützung.

Optimierte Dokumentenverwaltung

Die Zeiten manueller Dateneingabe und langwieriger Ablageprozesse gehören der Vergangenheit an. Heute automatisiert KI das Scannen, die Kategorisierung und das Reporting, wodurch administrative Zeiten verkürzt und gleichzeitig Genauigkeit und Compliance gewährleistet werden. Der Gesundheitsriese Omega Healthcare berichtete, dass der Einsatz von KI monatlich mehr als 15.000 Mitarbeiterstunden spart und die Dokumentationszeit um 40 % reduziert.

KI im Besuchermanagement und bei der Mitarbeiteranmeldung

Eine der spannendsten Anwendungen von KI am modernen Arbeitsplatz ist das Besuchermanagement und die Mitarbeiteranmeldesysteme. Besuchermanagementsysteme entwickeln sich weit über die einfache Anmeldung von Personen hinaus. Moderne Lösungen spielen heute eine zentrale Rolle bei der Verwaltung einer Vielzahl von Aufgaben am Arbeitsplatz, von der Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen bis hin zur Terminplanung und dem Compliance-Management. Dieser Wandel spiegelt wider, wie Arbeitsplätze immer dynamischer, flexibler und digital vernetzter werden.

Traditionell wurden diese Aufgaben manuell erledigt, was Personal an der Rezeption oder papierbasierte Protokolle erforderte. KI hebt diesen Prozess nun auf die nächste Stufe, indem sie:

• Schnellere Check-ins ermöglicht: Durch den Einsatz von prädiktiven Systemen zur Erkennung wiederkehrender Besucher, zum automatischen Ausfüllen von Formularen und zur sofortigen Ausstellung digitaler Zugangspässe. Dies eliminiert die Notwendigkeit wiederholter manueller Eingaben und reduziert Staus an den Eingängen, was zu einer reibungsloseren Erfahrung für Mitarbeiter und Gäste führt.
• Raumverwaltung optimiert: Mit intelligenten Planungstools können Mitarbeiter einfach Schreibtische, Besprechungsräume, Parkplätze und Ausstattungen reservieren. Diese Buchungen werden auf der Plattform synchronisiert, um eine effiziente Nutzung des Raums zu gewährleisten und die Wahrscheinlichkeit von Konflikten oder Doppelbuchungen zu verringern.
• Berichterstattung vereinfacht: KI analysiert kontinuierlich die Check-in-Daten und Aktivitäten am Arbeitsplatz, um sofort umsetzbare Berichte bereitzustellen. Diese Einblicke helfen Organisationen, die Belegung zu verfolgen, Compliance zu überwachen und proaktive Entscheidungen zu treffen, um Betriebsabläufe und Ressourcennutzung zu optimieren. Sie unterstützen auch interne Audits und regulatorische Inspektionen.
• Steigerung der Arbeitsplatzmobilität: Mitarbeiter können sich mit ihren mobilen Geräten einchecken, egal ob sie ins Büro kommen oder von einem anderen Standort aus arbeiten. Diese Flexibilität verbessert das Erlebnis für hybride Teams und sorgt dafür, dass die Datenerfassung genau ist, unabhängig davon, wo sich die Personen befinden.
• Unterstützung von Multi-Site-Betrieb: KI-gestützte Systeme sind nun so konzipiert, dass sie die Komplexität der Verwaltung mehrerer Standorte über eine zentrale Plattform hinweg bewältigen können. Ob Ihr Unternehmen regionale Büros oder globale Standorte umfasst, diese Systeme gewährleisten Konsistenz in den Prozessen, sichern die Datenintegrität an allen Standorten und bieten eine einheitliche Sicht auf Besucher- und Mitarbeiteraktivitäten. Das erleichtert es Facility Managern und HR-Teams, die Abläufe zu überwachen und Compliance im großen Maßstab aufrechtzuerhalten.

Vorbereitung auf eine KI-gesteuerte Zukunft

KI ersetzt Menschen nicht – sie hilft ihnen, intelligenter zu arbeiten. Für Unternehmen bedeutet Erfolg, die richtigen Tools auszuwählen, Mitarbeiter für die Arbeit mit KI-Systemen zu schulen und sicherzustellen, dass die Datensicherheit oberste Priorität bleibt.

Durch den Einsatz KI-gestützter Lösungen und das Erlernen des Einsatzes von KI zur Automatisierung von Aufgaben können Unternehmen ihre Verwaltungsaufgaben optimieren und gleichzeitig eine moderne Arbeitsumgebung schaffen, die flexibel, intuitiv und zukunftsfähig ist.

Discover AI with Sign In App

Stellen Sie sich eine Zukunft vor, in der jedes Teammitglied, vom Empfang bis zur Vorstandsetage, Unterstützung durch KI erhält. Mit dem Companion Assistant von Sign In App wird dies Realität. Wir bei Sign In App glauben, dass KI ein Eckpfeiler des modernen Arbeitsplatzes ist. Von der Besucherverwaltung bis zur Mitarbeiteranmeldung – unsere KI-gestützten Funktionen wurden entwickelt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und einen besser vernetzten Arbeitsplatz zu schaffen.

Companion Assistant kombiniert Automatisierung mit intelligenten Erkenntnissen und hilft Mitarbeitern und Besuchern, ihren Tag reibungslos zu gestalten – egal, ob es um die Buchung eines Schreibtisches, die Verwaltung von Besprechungen oder das Einchecken aus der Ferne geht. Mitarbeiter fragen einfach Dinge wie „Buche mir bitte einen Parkplatz für Montag und Mittwoch nächste Woche“, „Finde mir bitte einen Schreibtisch neben dem Marketingteam für Freitag“ oder „Wann ist mein nächster Besprechungsraum gebucht?“ und der Assistent kümmert sich um den Rest. 

Das ist die Zukunft des Besuchermanagements in Aktion: intelligenter, sicherer und ansprechender. Starten Sie Ihre Reise mit einer 15-tägigen kostenlosen Testversion und erleben Sie, wie KI-gestütztes Besuchermanagement Ihren Arbeitsalltag verändern kann.