Weltweit gibt es verschiedene nationale und branchenspezifische Gesetze, die Unternehmen einhalten müssen, um die Daten zu schützen, die sie von allen Personen erfassen, die ihre Standorte besuchen. Besucher, Mitarbeiter, Studenten, Auftragnehmer und viele mehr. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu einem Imageschaden, nicht bestandenen Audits und hohen Geldstrafen führen.
Bei jedem Anmeldeprozess werden zwangsläufig personenbezogene Daten erfasst, und in vielen Situationen ist es aus Sicherheits- und Berichterstattungsgründen notwendig, wichtige Informationen zu speichern, insbesondere im Hinblick auf Audits. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, ein Gleichgewicht zwischen der Speicherung dieser Informationen und der Wahrung der Privatsphäre Ihrer Besucher und Mitarbeiter zu finden. Hier kommt ein Besuchermanagementsystem wie Sign In App ins Spiel.
Wir bei Sign In App sind seit jeher der Überzeugung, dass unsere Community die vollständige Kontrolle über die Daten haben sollte, die sie von Besuchern und Mitarbeitern erfasst, damit sie sowohl lokale als auch branchenbezogene Vorschriften einhalten kann. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie unsere Lösungen nutzen können, um den Datenschutz in Ihren Besuchermanagement- und Mitarbeiteranmeldeprozessen zu verbessern.
Der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher gespeichert werden und Sie die einschlägigen Vorschriften einhalten, besteht darin, zu entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden sollen. Bestimmte Vorschriften können verlangen, dass Sie Ihre Daten an einem bestimmten Ort speichern. Wenn Sie ein Abonnement bei Sign In App abschließen, können Sie aus sechs Regionen wählen, in denen Ihre Daten gespeichert werden sollen: Großbritannien, EU, USA Ost, USA West, Kanada und Australien.
Die Sign In App ist flexibel gestaltet: Sie können den Anmeldeprozess an die Anforderungen Ihrer Website anpassen und die spezifischen Informationen erfassen, die Sie von Ihren Besuchern und Mitarbeitern benötigen. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie die erfassten Informationen nach Gruppen anpassen, sodass Sie unterschiedliche Informationen für verschiedene Besuchertypen erfassen können, z. B. Mitarbeiter vs. Gäste. Bei der Konfiguration von Gruppen können Sie auch die Aufbewahrungsfrist für Daten auf den Zeitraum festlegen, für den Sie die Daten speichern müssen. Nach Ablauf dieser Frist werden personenbezogene Daten automatisch gelöscht.
Die Sign In App verfügt über eine Vielzahl integrierter Datenschutzfunktionen zur Verbesserung Ihrer Besuchermanagementprozesse, darunter die Möglichkeit, Besuchernamen auszublenden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Besuchernamen bei der Konfiguration von Standorten über das Online-Portal auszublenden.
Wenn sich ein Besucher anmeldet, durchsucht die Sign In App automatisch den Besucherverlauf Ihrer Website und zeigt eine Liste mit Namen an, die mit dem Namen des Besuchers übereinstimmen, um den Anmeldevorgang zu beschleunigen. Um den Datenschutz zu verbessern, deaktivieren Sie diese Option, um die automatische Vervollständigung zu deaktivieren. Dann wird keine Liste mit Namen angezeigt.
Wenn vorangemeldete Besucher eintreffen, wird eine Liste der Voranmeldungen angezeigt, sobald sie drei Buchstaben in das Feld für den vollständigen Namen eingegeben haben. Wenn Sie die Option für exakte Übereinstimmung aktivieren, wird keine Liste mit Namen angezeigt, sondern nur eine Voranmeldung, wenn der vollständige Name eingegeben wird.
Auf dem Abmeldebildschirm wird eine Liste der derzeit angemeldeten Besucher angezeigt, sodass Ihre Gäste ihren Namen finden und zum Abmelden darauf tippen können. Es gibt auch eine Suchoption, um ihren Namen schnell zu finden. Wenn Sie die Option zum Ausblenden von Besuchern in der Abmeldeliste aktivieren, müssen alle Besucher nach ihrem Namen suchen, um sich abzumelden.
Neben Ihren Besucherdaten ist es ebenso wichtig, auch die Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen. Mit PIN-geschützten Gruppen können Sie verhindern, dass Außenstehende auf Ihre Mitarbeiterliste zugreifen. Um diese einzurichten, klicken Sie bei der Verwaltung einer Gruppe im Online-Portal auf „Daten & Datenschutz“ und geben Sie eine PIN in das Feld „4-stellige PIN“ ein.
Das Online-Portal der Sign In App bietet Ihnen Einblick in die Besucherhistorie Ihrer Website und die Evakuierungsliste und ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Website-Einstellungen von einem Desktop- oder Laptop-Computer aus. Um den Datenschutz zu verbessern, stellen Sie sicher, dass Ihre Portalbenutzer nur Zugriff auf die Informationen haben, die sie benötigen. Um die Berechtigungen Ihrer Benutzer zu konfigurieren, gehen Sie bei der Verwaltung Ihres Kontos im Portal zu „Rollen und Berechtigungen”.
Standardmäßig haben „Administratoren“ vollen Portalzugriff, einschließlich Standorten und Ereignissen; „Standardbenutzer“ haben Zugriff auf die Bereiche „Heute“, „Evakuierungsliste“ und „Berichte“ des Portals, jedoch nicht auf „Verwalten“. Sie können auch benutzerdefinierte Rollen erstellen, mit denen Sie die Zugriffsrechte der Portalbenutzer steuern können. Um eine neue Rolle zu erstellen, klicken Sie auf „Rolle hinzufügen“ und geben Sie einen Namen ein. Wählen Sie dann die für die Rolle erforderlichen Berechtigungen aus diese werden beim Hinzufügen gespeichert.
Zusätzlich zur Beschränkung des Portalzugriffs müssen Sie möglicherweise sensible oder geschützte Daten erfassen, die nur für Portalbenutzer mit der höchsten Zugriffsebene sichtbar sein sollten, z. B. den Impfstatus. Durch die Einrichtung sensibler Felder werden die bereitgestellten Daten verschlüsselt, sodass sie in der Sign In App-Datenbank nicht sichtbar sind. Nur Portalbenutzer mit der Benutzerrolle „Administrator“ oder einer benutzerdefinierten Rolle mit der Berechtigung „Sensible Daten verwalten“ können sensible Datenfelder für Gruppenmitglieder anzeigen und bearbeiten.
Um ein persönliches Feld einzurichten, das als sensibel eingestuft werden soll, gehen Sie zu Verwalten > Gruppen > Gruppe auswählen > Persönliche Felder, klicken Sie auf „Neu hinzufügen“ und aktivieren Sie die Option „Dieses Feld enthält sensible Daten“.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Ihre Daten mit der Sign In App geschützt werden, auf unserer Seite zum Thema Datensicherheit oder lesen Sie hier unsere Datenschutzerklärung. Wenn Sie Fragen zu den oben aufgeführten Datenschutzfunktionen haben, steht Ihnen unser freundliches Kundenserviceteam 24 Stunden am Tag, 5 Tage die Woche per Live-Chat, Telefon oder E-Mail zur Verfügung – kontaktieren Sie uns hier.