Es gibt eine Sache, die in jeder Organisation gleich bleibt, und zwar die Gewährleistung der Sicherheit aller Personen vor Ort. Im Notfall kann Ihr Evakuierungsprozess Leben retten.
Eine Notfall-Evakuierung sollte zwei Dinge sein: schnell und effizient. Um dies zu erreichen, ist es entscheidend, einen Echtzeit-Überblick über alle Personen zu haben, die sich im Gebäude aufgehalten haben, und genau hier kann ein Besuchermanagementsystem einen großen Unterschied machen. Wenn Sie Geschwindigkeit und Genauigkeit suchen, ist es an der Zeit, sich von den papierbasierten Besucherlisten zu verabschieden und ein digitales Besuchermanagementsystem einzuführen.
Sie müssen keine Listen mehr ausdrucken oder manuelle Besucherbücher und Stundenzettel sammeln. Mit einem cloudbasierten Besuchermanagementsystem können Sie jederzeit und überall von jedem Gerät aus auf eine aktuelle Evakuierungsliste zugreifen.
Für größere Standorte mit mehreren Evakuierungspunkten kann ein Besuchermanagementsystem mit gemeinsamer Evakuierungsmeldung äußerst nützlich sein. Gemeinsame Evakuierungsmeldungen ermöglichen es Ihnen, mit Kollegen und Brandschutzbeauftragten zusammenzuarbeiten, um über mehrere Geräte hinweg Anwesenheitslisten zu erstellen ein wesentlich effizienterer Prozess für Standorte mit mehr als einem Evakuierungspunkt.
Die Berichte werden automatisch auf allen Geräten aktualisiert, sobald jemand als anwesend oder vermisst gemeldet wurde. Außerdem können Kommentare in Echtzeit hinzugefügt und beantwortet werden, was bei der Suche nach Personen, die nicht anwesend sind, hilfreich sein kann.
Zusätzlich zu mehreren Evakuierungspunkten gibt es an einigen Standorten eine große Anzahl von Personen, die möglicherweise verschiedenen Gruppen angehören. Nehmen wir beispielsweise Schulen: Dort können sich Schüler, Mitarbeiter und Besucher aufhalten. In solchen Situationen kann die Erfassung aller Personen während einer Anwesenheitskontrolle oft zu einer erheblichen Verlängerung der Notfall-Evakuierung führen.
Ein Besuchermanagementsystem macht diesen Prozess wesentlich übersichtlicher und macht Papierlisten überflüssig. Indem Sie alle Personen über Ihr Besuchermanagementsystem registrieren, haben Sie jederzeit Zugriff auf eine genaue Echtzeit-Evakuierungsliste mit einer zentralen Übersicht über alle Personen, die sich vor Ort befinden. Dies ist besonders wichtig in der heutigen flexiblen Arbeitswelt, in der Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten das Gebäude betreten und verlassen können.
Wenn Sie Ihre Evakuierungsliste auf einem mobilen Gerät aufrufen, können Sie auch weitere Informationen zu einzelnen Personen einsehen, z. B. wen sie besucht haben oder wie sie aussehen (sofern die Option Besucherfotos ausgewählt wurde). So können Sie Personen schneller ausfindig machen, falls ein Besucher oder Mitarbeiter nicht erfasst wurde.
Bei einer gemeinsamen Evakuierung können auch Kommentare hinzugefügt werden, auf die andere Brandschutzbeauftragte in Echtzeit antworten können. Zum Beispiel: „Hat jemand Joe Bloggs gesehen?“ „Ja, er ist heute früher gegangen“. Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, eine vermisste Person anzurufen, wenn deren Telefonnummer in ihrer Akte gespeichert ist.
Einige Besuchermanagementsysteme ermöglichen Ihnen nicht nur den Zugriff auf eine Evakuierungsliste und die Durchführung von Anwesenheitskontrollen über ein mobiles Gerät, sondern speichern auch einen Verlauf früherer Evakuierungen. Nach Abschluss wird ein PDF-Bericht erstellt und in Ihrem Portal gespeichert. Sie können eine Zusammenfassung der gezählten Personen, die Dauer der Notfall-Evakuierung und alle Kommentare der Teilnehmer einsehen.
Die Historie früherer Evakuierungen kann für Audits nützlich sein. Durch die Analyse vergangener Evakuierungen können Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, die Ihnen helfen, die Anwesenheitskontrollen in Zukunft zu optimieren.
Nicht nur Schulen können davon profitieren, dass sie die Anwesenheitskontrolle über mehrere Geräte an verschiedenen Evakuierungspunkten durchführen können. In Schulen, in denen sich mehrere Gruppen auf dem Gelände befinden, die möglicherweise nicht alle das Besuchermanagementsystem zur Anmeldung nutzen, mussten bisher mehrere Listen verwendet werden, um alle Personen auf dem Gelände zu erfassen.
Einige Besuchermanagementsysteme lassen sich in Ihre bestehenden MIS-Systeme integrieren, um alle Registrierungsdaten abzurufen, sodass Sie im Notfall mit einer einzigen Lösung alle Personen vor Ort erfassen können.
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sign In App dazu beitragen kann, Notfall-Evakuierungen an Ihrem Standort zu optimieren, wenden Sie sich an das Team, um eine Demo der Funktion für gemeinsame Evakuierungen zu erhalten. Sie können uns über Live-Chat, Telefon oder E-Mail 24 Stunden am Tag, 5 Tage die Woche erreichen – alle unsere Kontaktinformationen finden Sie hier.