Warum ein Besuchermanagement system für die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften entscheidend ist

Die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ist eine wichtige Angelegenheit. Die Art und Weise, wie (oder ob) Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält, entscheidet über die Sicherheit aller Personen, die den Standort betreten, seien es Besucher, Mitarbeiter, Studenten oder Anwohner. Allein in Großbritannien erlitten 2019/20 1,6 Millionen Erwerbstätige eine arbeitsbedingte Erkrankung, und es gab 38,8 Millionen verlorene Arbeitstage aufgrund von arbeitsbedingten Erkrankungen und Verletzungen am Arbeitsplatz.

Auf der ganzen Welt gibt es verschiedene Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, die Organisationen einhalten sollten, um sicherzustellen, dass sie die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter, Besucher, Studenten und Einwohner schützen. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, aber wie immer empfehlen wir Ihnen, sich über die spezifischen Vorschriften zu informieren, die für Ihr Gebiet oder Ihre Branche gelten können:

Das Ausmaß, in dem ein Besuchermanagementsystem (VMS) die Sicherheit und den Gesundheitsschutz verbessern kann, wird oft übersehen, und unserer Meinung nach wird ihnen nicht immer die gebührende Anerkennung zugeteilt. Wenn Sie ein Besuchermanagementsystem mit herkömmlichen Verfahren wie Stift und Papier vergleichen, werden Sie schnell erkennen, warum ein VMS für die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften in Ihrem Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein kann; wir haben im Anschluss einige der wichtigsten Gründe dafür aufgeführt...

Evakuierungen im Notfall

Notfälle kommen vor, und dann kann Ihre Evakuierungsliste Leben retten - deshalb ist es wichtig, dass sie genau, aktuell und leicht zugänglich ist. Traditionell müssen Sie vielleicht ein dickes Besucherbuch heraussuchen, um den Zählappell zu vervollständigen, das möglicherweise nicht alle Personen am Standort berücksichtigt oder nicht ganz aktuell ist. Ein Besuchermanagementsystem, das auch gemeinsame Evakuierungslisten ermöglicht, erlaubt es mehreren ernannten Feuerwehrleuten, gleichzeitig Appelle durchzuführen - eine großartige Ergänzung, wenn Ihr Standort über mehrere Evakuierungspunkte verfügt. Als Cloud-Dienst kann Ihre Evakuierungsliste in Ihrer Besuchermanagement-App von jedem Ort, zu jeder Zeit und von jedem Gerät mit Internetanschluss abgerufen werden, und Sie können sicher sein, dass alle Personen erfasst werden. Führen Sie von Ihrem Smartphone aus zeitlich festgelegte Appelle durch und erstellen Sie Berichte, die Sie aufbewahren oder mit anderen teilen können.

Gesundheitsfragebögen

In einer Zeit, in der Gesundheitsscreenings zur Norm geworden sind, werden Gesundheitsfragebögen in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt. Es ist nicht immer einfach, Besucher oder Mitarbeiter dazu zu bringen, Fragebögen auszufüllen, wenn sie an einen Standort kommen. Sie müssen vielleicht erst einen Stift finden, ein Mitarbeiter hat es vielleicht eilig, zu einer Besprechung zu kommen, oder Sie haben einfach vergessen, einen Fragebogen auszuhändigen, und dann ist da noch die Aufgabe, ihn sicher zu archivieren. Ein Besuchermanagementsystem kann den Prozess für alle Besuchertypen optimieren. Sie können die Fragen auf die einzelnen Besuchergruppen zuschneiden und diese während des Anmeldevorgangs zum Ausfüllen vorlegen, unabhängig davon, wie der Besucher sich anmeldet. Eine Kopie des ausgefüllten Fragebogens kann sicher im Online-Portal gespeichert werden, und es können Benachrichtigungen eingerichtet werden, um die Gastgeber zu informieren, wenn eine bestimmte Antwort gegeben wurde, die sie daran hindern könnte, Ihren Standort weiter zu besuchen.

Sicherheitsmeldungen und -richtlinien am Standort

Wichtige Standort-Sicherheitsrichtlinien und -mitteilungen sind heute in vielen Branchen üblich, und in einigen Branchen ist es äußerst wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Gäste und Mitarbeiter alle wichtigen Richtlinien, Mitteilungen oder NDAs lesen und akzeptieren. Ähnlich wie bei Fragebögen kann es leicht passieren, dass man vergisst, sie auszuhändigen oder abzuheften, aber das sollte nicht passieren, wenn man für die Sicherheit der Mitarbeiter verantwortlich ist. Mit einem Besuchermanagementsystem können diese bei der Anmeldung vorgelegt werden. Sie können so viele verschiedene Mitteilungen anzeigen, wie Sie möchten, und diese können über Ihr Online-Portal leicht bearbeitet werden. Eine Kopie jeder Vereinbarung wird für die von Ihnen festgelegte Aufbewahrungsfrist sicher in Ihrem Online-Portal gespeichert.

Abgelehnte Anmeldungen

Wir alle wollen freundlich sein und Menschen in unseren Unternehmen willkommen heißen, aber in manchen Fällen kann es für sie unsicher sein, den Standort weiter zu betreten, und es ist wichtig, über ein Werkzeug zu verfügen, mit dem sich der Zugang in solchen Situationen leicht kontrollieren lässt. Ein VMS [kann eine Anmeldung blockieren] (https://signinapp.com/docs/de/how-to-guides/reject-sign-in.html), je nach Antwort auf eine bestimmte Frage, die während des Anmeldevorgangs gestellt wird; eine Benachrichtigung kann daraufhin ausgelöst werden, um die zuständige Person in Ihrer Organisation zu benachrichtigen, die sich dann um die Situation kümmern kann, um die Sicherheit aller am Standort zu gewährleisten.

Überprüfung des Gesundheitsstatus

Einige staatliche Vorschriften schreiben nun vor, dass Mitarbeiter oder Besucher in bestimmten Branchen vollständig geimpft sein oder ein negatives COVID-Testergebnis vorweisen müssen (siehe unseren neuesten Blogbeitrag über die Auswirkungen auf Pflegeheime in Großbritannien). Für viele Organisationen ist es daher absolut unerlässlich, über ein robustes Verfahren zu verfügen, mit dem sie den Gesundheitszustand für ihre spezifischen Zutrittsanforderungen überprüfen können. Bestimmte Besuchermanagementsysteme ermöglichen es Ihnen, dies zu tun und ein digitales Gesundheitszertifikat auszustellen, um die Anmeldung zu genehmigen, ohne persönliche Gesundheitsdaten zu speichern.

Besucherausweise

Besucherausweise sind eine gute Möglichkeit, die Sicherheit am Standort zu erhöhen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Gäste auch wirklich die sind, für die sie sich ausgeben, indem Sie sicherstellen, dass sie beim Rundgang durch Ihren Standort stets einen Besucherausweis mit ihren Daten und ihrem Foto tragen. Mit einem Besuchermanagementsystem, das über einen Badge-Builder verfügt, können Sie die Informationen individuell anpassen und wichtige Informationen hervorheben, wenn Sie die Aufmerksamkeit auf bestimmte Elemente lenken möchten. Schließen Sie einen kompatiblen Drucker an Ihr VMS an, damit bei der Anmeldung der Besucher ihr Ausweis automatisch gedruckt werden kann.

Bei Sign In App ist die Verbesserung von Gesundheit und Sicherheit in Organisationen einer der Hauptgründe für die Entwicklung neuer Funktionen. Unsere Besuchermanagement-App bietet alle oben genannten Funktionen und noch mehr, damit Sie die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften an Ihrem Standort nahtlos umsetzen können. Wenn Sie mehr über unsere Sicherheits- und Compliance-Funktionen erfahren möchten, kontaktieren Sie unser Customer Experience Team per Live-Chat, Telefon oder E-Mail.

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