Wie man ein Besuchermanagement system für Mitarbeiter benutzt

Besuchermanagementsysteme gehen heutzutage weit über das standardmäßige An- und Abmelden von Gästen am Standort hinaus. Ein VMS kann den Arbeitsschutz und die Sicherheit am Standort verbessern und in vielen Situationen auch für die Einhaltung von Vorschriften entscheidend sein. Darüber hinaus können viele Besuchermanagementsysteme jetzt auch die Anmeldung von Mitarbeitern unterstützen, so dass Sie die Anmeldung und Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern mit einer einzigen Lösung verwalten können.

Wäre die Zusammenführung mehrerer Lösungen in einem System ideal für Ihr Unternehmen? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein Besuchermanagementsystem für Mitarbeiter nutzen können.

Onboarding von Mitarbeitern

Ein Besucherverwaltungssystem ist dafür bekannt, dass es bei Gästen, die Ihren Standort besuchen, einen guten ersten Eindruck hinterlässt. dies kann auch für neue Mitarbeiter gelten.

Onboarding Mit einem Besucherverwaltungssystem können Sie neuen Mitarbeitern eine Begrüßungs-E-Mail schicken, an die Sie wichtige Standortinformationen wie Standortrichtlinien, Gesundheits- und Sicherheitsdokumente oder NDAs anhängen können, damit Sie ihnen vom ersten Tag an Ihre Standards für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter nahe bringen können.

Extra-Tipp: Mit einem VMS, das sich in bestehende Systeme wie Azure AD oder Google Workspace integrieren lässt, können Sie diese Willkommens-E-Mails automatisieren.

Reibungsloser Anmeldungsprozess

Es gibt so viele verschiedene Möglichkeiten, wie sich Mitarbeiter mit einem Besuchermanagementsystem anmelden können. Die Mitarbeiter können sich genau wie Ihre Gäste direkt über das Tablet an der Rezeption anmelden. Um die Warteschlangen in der Lobby zu minimieren, bieten viele Besuchermanagementsysteme eine Smartphone-App an, mit der sich die Mitarbeiter von ihrem Handy aus anmelden können. Einige Lösungen bieten auch eine automatische An- und Abmeldung auf dem Mobiltelefon, was den Prozess noch reibungsloser macht.

Verfolgen Sie die Arbeitsstunden

Sie brauchen kein separates Zeiterfassungssystem, wenn Sie ein VMS einsetzen, das die Anmeldung der Mitarbeiter unterstützt. Bei der An- und Abmeldung werden die Arbeitsstunden für den Tag automatisch in einem Bericht berechnet, der bei Bedarf exportiert werden kann.

Wenn Sie eine hybride Arbeitsweise praktizieren, könnte die Möglichkeit, Ihre eigenen Arbeitszeiten zu erfassen, auch für Ihr Team nützlich sein.

Verbesserung der Sicherheit und des Wohlbefindens am Standort

Während des Anmeldevorgangs mit einem VMS können Sie wichtige Richtlinien hinzufügen und kritische Fragen stellen, um die Sicherheit aller Mitarbeiter am Standort zu gewährleisten. Fragen können verwendet werden, wenn Sie bestimmte gesundheitliche Zugangsvoraussetzungen haben, oder Sie können sie verwenden, um zu überprüfen, wie es Ihren Mitarbeitern geht, wenn sie sich abmelden. Wenn sich Richtlinien ändern, können Sie diese schnell und einfach aktualisieren und mit Ihrem Team teilen.

Eine genaue Liste der Personen, die sich im Falle eines Notfalls am Standort aufhalten, ist für die Aufrechterhaltung der Sicherheit entscheidend. Wenn Sie alle Ihre Mitarbeiter im selben System wie Ihre Gäste an- und abmelden lassen, können Sie schnell auf eine aktuelle Evakuierungsliste aller im Gebäude anwesenden Personen zugreifen.

Verbesserung der Sicherheit und des Wohlbefindens außerhalb des Standorts

Das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter an anderen Standorten ist genauso wichtig wie das Ihres Teams am Standort. Mit einem Besuchermanagementsystem, das über eine Smartphone-App für Mitarbeiter verfügt, kann sich auch Ihr externes Team an- und abmelden. Auf diese Weise können Sie nicht nur die geleisteten Arbeitsstunden nachverfolgen, sondern auch die Fragefunktion während des An- und Abmeldevorgangs nutzen, um zu überprüfen, wie es Ihrem Team geht. Die Frage "Wie war Ihr Tag?" bei der Abmeldung ist eine einfache Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie sich um ihr Wohlbefinden sorgen.

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