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Wie man das beste Besucherverwaltungs system auswählt

Besucherverwaltungssysteme sind keine neue Idee mehr, und die Chancen stehen gut, dass Sie bei Ihrem Besuch in einer anderen Organisation bereits eines verwendet haben. Da die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie der Datenschutz in den letzten Jahren immer strenger geworden sind, hat der Bereich der Besucherverwaltung ein enormes Wachstum erlebt. Aber woher wissen Sie bei der Vielzahl der Systeme auf dem Markt, welches das beste Besucherverwaltungssystem für Sie ist?

Ganz egal, ob Sie neu im Bereich der Besucher- und Personalverwaltung sind und papiergestützte Prozesse umstellen möchten, ob Sie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen gewährleisten wollen oder ob Sie bereits ein System einsetzen und herausfinden möchten, ob es eine bessere Lösung auf dem Markt gibt - wir haben das Richtige für Sie. Im Folgenden finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung mit unseren Ratschlägen, die Ihnen bei der Auswahl des besten Besucherverwaltungssystems für Ihre Organisation helfen.

1. Wer wird es benutzen?

Überlegen Sie zunächst, wer auf Ihr Besucherverwaltungssystem zugreifen soll. Wollen Sie es nur zum An- und Abmelden von Besuchern verwenden? Sollen auch Ihre Angestellten es nutzen, und wird es für Büroangestellte und Außendienstmitarbeiter verwendet? Wie sieht es mit regelmäßigen Besuchern aus, z. B. Auftragnehmern? Ist es eine Schule, die es zum Anmelden von Schülern verwenden will, die zu spät kommen?

Dann denken Sie an die Zukunft. Im Moment möchten Sie vielleicht nur Besucher an- und abmelden, aber wäre es von Vorteil, wenn Sie in Zukunft auch das Personal an- und abmelden könnten? Wenn ja, filtert die von Ihnen angebotene Besucherverwaltungslösung alle Arten von Besuchern in einem ausgewählten Paket oder müssen Sie mehr bezahlen, wenn Sie dies tun möchten?

Überlegen Sie genau, wer das System in Ihrer Organisation nutzen wird. Das beste Besucherverwaltungssystem ist dasjenige, das für alle Benutzer leicht zu bedienen ist: für junge oder ältere, technisch erfahrene oder unerfahrene Benutzer, Eltern oder Schüler usw.

2. Wozu brauchen Sie es?

Jetzt, da Sie wissen, wer ihn benutzen wird, müssen Sie entscheiden, was Sie genau brauchen: Brauchen Sie ihn nur, um Besucher in das Gebäude hinein- und wieder hinauszubringen? Müssen Sie Besuchern oder Mitarbeitern beim Anmelden wichtige Standortinformationen, Gesundheitsfragebögen oder Vertraulichkeitserklärungen zum Lesen, Ausfüllen oder Unterschreiben vorlegen? Haben Sie darüber nachgedacht, ob Sie die Lösung auch für die Verwaltung von Lieferungen nutzen können, die in das Gebäude kommen?

Beschränken Sie sich nicht auf Standardfunktionen. Heutzutage beschränken sich Besucherverwaltungssysteme nur noch selten auf das An- und Abmelden von Personen, sondern umfassen eine Reihe verschiedener Funktionen für die Verwaltung von Arbeitsplätzen - alles in einer sicheren Lösung. Einige können beispielsweise auch eine Lösung für das Anmelden von Mitarbeitern umfassen, andere wiederum die Buchung von Schreibtischen oder Besprechungsräumen. Schauen Sie sich genau an, welche Funktionen jede Lösung bietet und ob diese in Ihrem Abonnement enthalten sind oder nur gegen Aufpreis zur Verfügung stehen.

3. Kann es in Ihre bestehenden Systeme integriert werden?

Im Anschluss an den vorherigen Punkt sollten Sie überlegen, ob es sinnvoll wäre, ein Besuchermanagementsystem in Ihre bestehenden Systeme wie Google Workspace, Azure AD, Salesforce oder Ihr Schulverwaltungssystem zu integrieren.

Die Integration in Ihr bestehendes System könnte eine einfache Möglichkeit sein, die Mitarbeiterliste auf dem neuesten Stand zu halten, damit die Mitarbeiter sich anmelden können. Die Integration in Ihr Schulverwaltungssystem kann auch dazu beitragen, dass die Evakuierungsliste im Notfall genau und aktuell ist.

4. Wie hoch ist Ihr Budget?

"Sie haben eine Vorstellung davon, was Sie für ein Abonnement für eine Besucherverwaltungslösung ausgeben können, und Sie haben ein Unternehmen gefunden, das in Ihr Budget passt - großartig. Aber haben Sie auch bedacht, dass es versteckte Kosten gibt?

Hier sind einige Dinge zu beachten...

  • Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Funktionen nutzen möchten, z. B. neue Versionen, sind diese dann in Ihrem Abonnement enthalten oder müssen Sie dafür mehr bezahlen?
  • Wenn Sie auf denselben Standort ein weiteres System hinzufügen möchten, z. B. für mehrere Einträge, ist dies in Ihrem Abonnement enthalten oder müssen Sie dafür extra bezahlen?
  • Bleibt der Preis für das Abonnement gleich, unabhängig von der Anzahl der Besucher oder den Besuchergruppen, die ich habe?
  • Ist es einfach, das Abonnement nach dem ersten Jahr zu verlängern, und bleibt der Preis gleich oder steigt er?

5. Können Sie es ausprobieren?

Wie können Sie sich für das beste Besuchermanagementsystem entscheiden, ohne vorher zu testen, ob die Lösungen Ihren Anforderungen entsprechen? Investieren Sie nicht, bevor Sie es nicht ausprobiert haben.

Prüfen Sie, ob das Unternehmen, bei dem Sie kaufen möchten, eine kostenlose Testversion anbietet und wie lange Sie diese testen können. Wir empfehlen Ihnen, sich nach einem Unternehmen umzusehen, das mindestens eine 2-wöchige Testphase anbietet, damit Sie alle Funktionen ausprobieren können, die Sie möglicherweise benötigen.

6. ist es einfach einzurichten?

Sie haben bereits über die Benutzerfreundlichkeit der Besucherverwaltungslösung nachgedacht, aber das beste Besucherverwaltungssystem wird auch einfach einzurichten sein. Wir haben dies in 3 Punkte unterteilt:

Wie schnell kann es installiert werden?

Kann man einfach eine App herunterladen und loslegen, oder muss man jemanden kommen lassen, der sie für einen installiert?

Können Sie eine Präsentation bekommen?

Einige Unternehmen bieten eine Online- Präsentation der Lösung an, um Ihnen das Produkt und die Funktionsweise der einzelnen Funktionen zu zeigen.

Ist nach der Einrichtung eine Wartung erforderlich?

Muss die Hardware jedes Jahr gewartet werden oder reicht es aus, ein neues App update herunterzuladen, wenn es neue Versionen und Verbesserungen gibt?

7. Wer ist das Team hinter dem Produkt?

Nun, da Sie der Wahl des besten Besucherverwaltungssystems für Sie näher gekommen sind, haben Sie sich überlegt, wer das Team hinter dem Unternehmen ist, von dem Sie kaufen? Das ist wichtig: Niemand möchte ein Produkt kaufen und dann eine schlechte Erfahrung als Kunde des Unternehmens machen.

Wie einfach ist es, sie zu kontaktieren? Es gibt nichts schlimmeres, als in eine großartige Technologie zu investieren und dann, wenn man Hilfe von dem Team hinter dem Produkt benötigt, die Zähne zu ziehen. Sie wollen nicht mit einem Roboter sprechen, Sie wollen nicht zu lange in der Warteschleife hängen und Sie wollen nicht für ein bisschen Hilfe bei einem Produkt, für das Sie bereits bezahlt haben, extra bezahlen. Wir haben das alle schon erlebt, wir wissen, wie es ist.

Bevor Sie investieren, sollten Sie herausfinden, ob es einfach ist, den Kundendienst des Unternehmens zu kontaktieren - können Sie dessen Telefonnummer/E-Mail leicht finden und, wenn Sie den Live-Chat nutzen, mit einem Mitarbeiter sprechen?

Liegt Ihnen etwas an Ihren Kunden? Das ist etwas, woran wir nicht immer denken, wenn wir Produkte kaufen, aber auf lange Sicht werden Sie froh sein, dass Sie bei der Auswahl des besten Besucherverwaltungssystems für Sie darauf geachtet haben. Stellen Sie fest, ob das VMS-Unternehmen wirklich auf die Wünsche seiner Kunden eingeht und ob es die Lösung entsprechend dem Feedback seiner Kunden anpasst und verbessert.

8. Sind Sie konform und sind Ihre Daten sicher?

Die Datensicherheit sollte bei der Auswahl einer Besucherverwaltungslösung an erster Stelle stehen. Jeden Tag werden Sie Daten von Besuchern, Mitarbeitern und Auftragnehmern erfassen, und es ist wichtig zu wissen, dass die erfassten Daten sicher gespeichert werden. Achten Sie bei der Auswahl des für Sie am besten geeigneten Besuchermanagementsystems darauf, ob die Lösung den lokalen Vorschriften und Gesetzen entspricht (z. B. GDPR in der EU). Können Sie flexibel entscheiden, welche Daten von den einzelnen Besuchertypen erfasst werden?

Können Sie wählen, wie lange die Daten gespeichert werden? Können Sie wählen, wo die Daten gespeichert werden?

Sie müssen auch sicherstellen, dass die neue Lösung Ihre IT- und Compliance-Teams zufrieden stellt. Ist die Infrastruktur, auf der das System läuft, unternehmenstauglich? Sind die erforderlichen Redundanzmaßnahmen vorhanden? Sind die Daten im Ruhezustand verschlüsselt? All diese Fragen werden Ihnen helfen, ein stabiles und datenschutzgerechtes Besuchermanagementsystem zu erwerben.

9. Kann sie veraltet sein?

Es ist wichtig, daran zu denken, dass mehr Zeit auf dem Markt nicht unbedingt bedeutet, dass es das beste Besucherverwaltungssystem auf dem Markt sein wird. Werfen Sie einen Blick auf ihre sozialen Medien oder ihre neuesten Artikel: Scheinen sie regelmäßig neue Funktionen und Updates zu veröffentlichen? Wenn Sie dort keine Informationen finden, fragen Sie direkt nach.

Werden nicht nur neue Funktionen/Aktualisierungen veröffentlicht, die die allgemeine Benutzerfreundlichkeit verbessern, sondern auch aktuelle Umstände berücksichtigt, die sich auf die Art und Weise auswirken könnten, wie die Lösung genutzt wird? Nehmen Sie COVID-19 als Beispiel - wurde die Lösung verbessert, um in dieser Zeit relevant zu bleiben, z. B. durch die Einführung der kontaktlosen Anmeldung?

10. Was sagen Ihre Kunden?

Sie haben ein Unternehmen gefunden, das gut aussieht. In den sozialen Medien wird viel geteilt, in den Blogs werden regelmäßig neue Informationen veröffentlicht, und es scheint, dass sie alles haben, was man braucht. Aber können ihre Kunden bestätigen, dass sie das beste Besuchermanagementsystem auf dem Markt anbieten?

Überprüfen Sie die Website des Unternehmens - gibt es dort Bewertungen/Fallstudien? Schauen Sie nach, ob sie auf Bewertungsportalen wie Capterra vertreten sind und wenn ja, ob sie gute Bewertungen erhalten. Sehen Sie nach, ob es Bewertungen bei Google gibt. Schauen Sie in den sozialen Medien nach - haben ihre Kunden gute Beiträge über sie veröffentlicht?


Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen bei der Auswahl des besten Besucherverwaltungssystems für Ihre Organisation geholfen hat. Wenn Sign In App in Ihre engere Wahl gekommen ist, vergessen Sie nicht, dass wir eine kostenlose 15-tägige Testversion anbieten (mit Nummer 5 im Leitfaden gekennzeichnet), mit der Sie noch heute beginnen können, indem Sie hier klicken. Wenn Sie mehr über die Sign In App erfahren möchten, steht Ihnen unser freundliches Kundenserviceteam gerne zur Verfügung. Sie können sich per Live-Chat, E-Mail oder Telefon an uns wenden; alle Kontaktdaten finden Sie hier.