Carnegie Bank
Branche: Bankgewerbe
Größe: 1000
Standort: Kopenhagen, Dänemark
Herausforderungen
- Die begrenzte Transparenz hinsichtlich der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen erschwerte es den Mitarbeitern, geeignete Räume zu planen und zu reservieren.
- Manuelle, zeitaufwändige Buchungsprozesse erhöhten die Arbeitsbelastung an der Rezeption und verlangsamten die Koordination von Besprechungen.
- Eine zuvor fehlgeschlagene Systemimplementierung führte zu internen Vorbehalten und verringerte das Vertrauen in die Einführung neuer Tools.
- Die unzusammenhängende Koordination von Catering und Raumgestaltung führte zu Ineffizienzen und potenziellen Fehlern bei Kundengesprächen.
Ergebnisse
- Die nahtlose Buchung über die Outlook-Integration ermöglichte es den Mitarbeitern, Buchungen unabhängig auf einer vertrauten Plattform zu verwalten.
- Durch die Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands für die Rezeption konnten sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, was die Gesamteffizienz verbesserte.
- Die verbesserte Professionalität bei Kundengesprächen stellte sicher, dass die Besprechungen mit der richtigen Ausstattung und den richtigen Dienstleistungen reibungslos abliefen.
- Die schnelle Bereitstellung mit hoher Benutzerakzeptanz lieferte einen sofortigen Mehrwert bei minimalen Unterbrechungen und starker interner Unterstützung.
„Wir sind eine Investmentbank mit einigen der größten Fonds und Unternehmen Dänemarks als Kunden. Sie erwarten von uns höchste Professionalität, nicht nur in Bezug auf die Beratung, sondern in allem, was wir tun. Wenn wir Kundengespräche führen, muss daher alles zu 100 % in Ordnung sein. Sign In App hat uns dabei geholfen, dies sicherzustellen.“ – Christina, Rezeptionistin bei der Carnegie Bank
Fehlende Übersicht über Besprechungen
Die Carnegie Bank hat ihren Sitz in Christianshavn, im Zentrum von Kopenhagen, in schönen, historischen und außergewöhnlich gut gepflegten Gebäuden.
Aber die mangelnde Übersicht über die Besprechungsräume und der komplizierte Prozess der Besprechungsplanung trübten das ansonsten großartige Büroerlebnis.
Und genau das führte die Carnegie Bank zu Sign In App.
Ihre Motivation, eine Lösung für ihre Herausforderungen im Zusammenhang mit Besprechungen zu finden, wurde nach einem erfolglosen Versuch, ein ähnliches Produkt zu implementieren, noch verstärkt.
Buchungsprozesse optimieren
Um einen weiteren Fehlgriff bei der Anschaffung eines Systems für die Carnegie Bank zu vermeiden, wurde die Besprechungs- und Terminfunktion von Sign In App für einen Testzeitraum installiert, in dem sie sich ein Bild von der Lösung machen konnten. Und glücklicherweise bestätigte sich ihr erster Eindruck vom System.
Nach der Implementierung von Sign In App haben alle Benutzer einen vollständigen Überblick über alle Ressourcen, und alle Ressourcen können an einem Ort gebucht werden – es ist nicht mehr notwendig, in verschiedenen Systemen zu planen und auszuführen.
Die Mitarbeiter können Besprechungsressourcen selbst direkt über ihre Microsoft Outlook-Kalender buchen, anstatt E-Mails hin und her zu schicken.
Dadurch wurde die Rezeption, die früher für die Buchung von Besprechungen und Ressourcen zuständig war, von einer hohen Arbeitsbelastung entlastet.
Wenn ein Besprechungsraum gebucht wird, benachrichtigt die Besprechungs- und Terminfunktion von Sign In App automatisch die Küche über das gewünschte Catering.
Darüber hinaus kann die Rezeption eine Übersicht über alle Räume und geplanten Besprechungen ausdrucken, während die Buchhaltung dasselbe tun kann, wenn sie Rechnungen für das Catering der Besprechungen an die einzelnen Abteilungen schicken muss.
All dies sorgt dafür, dass Besprechungen mit Kunden Professionalität und Qualität ausstrahlen. Christina, eine erfahrene Nutzerin des Besprechungsmanagement-Tools von Sign In App bei der Bank, sorgt dafür, dass dies auch geschieht:
„Wir nutzen die Lösung, um einen Überblick über alle unsere Besprechungsräume zu erhalten, die vielen täglichen Besprechungen zu planen, Besprechungsräume mit der gewünschten technischen Ausstattung zu reservieren, die Platzierung von Tischen und Stühlen zu arrangieren und das Catering zu organisieren, sei es nur Tee, Kaffee und Wasser oder ein Mittagessen.“
„Es war allen klar, dass dies für die Carnegie Bank eine weitaus bessere Lösung war als die Systeme, die wir zuvor getestet hatten. Wir konnten die Lösung fast unverändert einsetzen. Das System lief ohne Probleme. Es ist benutzerfreundlich und verfügt über eine kurze und prägnante Bedienungsanleitung. Alle Benutzer (rund 100) sind sehr zufrieden damit. Das Gleiche gilt für den Support, den wir von Sign In App erhalten. Wir brauchen ihn nicht oft, aber wenn wir ihn in Anspruch nehmen, erhalten wir sofort Hilfe.“ – Jaqueline, IT-Administratorin bei der Carnegie Bank
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