El Derby College se apunta a la solución de gestión de visitantes Sign In App

El Derby College Group (DCG) es uno de los principales centros de educación superior del Reino Unido, que ofrece asistencia a unos 20.000 estudiantes cada año en cuatro centros de vanguardia, desde la enseñanza de hostelería y restauración en The Roundhouse hasta los laboratorios científicos de alta tecnología del Joseph Wright Centre y el centro ecuestre de Broomfield Hall.

Con 20.000 estudiantes y un gran volumen de personal y visitantes en los colegios, la seguridad es un factor importante para DCG. Cada persona debe mostrar su identificación en todo momento, por lo que en el caso de que alguien no muestre una tarjeta de identificación mientras se encuentra en las instalaciones, la política es se le aborda inmediatamente. Por lo tanto, DCG necesitaba una solución tecnológica que no sólo permitiera gestionar eficaz en el registro de visitantes, sino que también proporcionara un sistema de respaldo a los estudiantes en caso de que olvidaran llevar su identificación.

Alex Holmes, de los servicios informáticos del Derby College, comenta: “Además de imprimir tarjetas de identificación para los visitantes, también emitimos tarjetas de identificación para todos los estudiantes y miembros del personal, pero en el caso de que alguien se olvide de traer su identificación, un hecho habitual cuando se trata de los estudiantes, todavía necesitamos una manera de proporcionar una identificación temporal para que puedan caminar por el campus de forma segura. La solución de Sign In App nos permite gestionar eficazmente tanto a los visitantes como a los estudiantes, ya que pueden registrarse a través del portal, imprimir una tarjeta de identificación con su foto y moverse libremente por el recinto.”

Anteriormente, el Grupo utilizaba un sistema de gestión de visitantes, pero el personal de recepción seguía teniendo la responsabilidad de asegurarse de que cada persona entraba y salía, y de que sus datos se introducían correctamente. Además, el antiguo sistema de registro sólo podía procesar a una persona a la vez, lo que podía provocar colas de espera en la recepción. Con la solución Sign In App, se puede atender a varias personas a su llegada, ya que el centro principal cuenta con dos portales iPad.

Alex prosigue: “Estudiamos un puñado de proveedores, pero la solución de Sign In App fue la primera que probamos y enseguida vimos lo fácil que era de usar y lo elegante que parecía el sistema. También es intuitivo, por lo que es fácil de usar incluso para alguien que no esté familiarizado con la tecnología, a diferencia de otras alternativas que realmente pueden complicar demasiado el proceso.”

Otra aspecto para DCG fue la rapidez y facilidad con que se podían actualizar los registros del personal. El sistema anterior requería una carga manual en la que las entradas debían introducirse individualmente. Obviamente, en un lugar de trabajo con un gran volumen de personal y estudiantes, esto podía llevar mucho tiempo, por lo que disponer de la capacidad de carga masiva a través de una hoja de cálculo es un proceso mucho más ágil de administrar para el personal.

La seguridad también es un factor importante para DCG. En lugar de depender de un libro de visitas de papel y lápiz poco fiable, la aplicación ofrece una visión única de todo el personal presente en el lugar. En caso de emergencia, el responsable de seguridad puede ver al instante una lista completa de las personas que se encuentran en el edificio accediendo a un portal en línea a través de cualquier dispositivo móvil, lo que elimina el riesgo de dejar a alguien en paradero desconocido.

DCG también ha sido proactiva a la hora de sugerir ideas de funciones adicionales para la aplicación, con el fin de mejorar la experiencia de los visitantes y también permitir que se muestren avisos a los visitantes. Por ejemplo, la universidad necesitaba una función en la que, en función del tipo de visitante del campus (contratista, estudiante o visitante), hubiera que firmar diferentes términos y condiciones para cubrir políticas como la de no fumar en las instalaciones o los procedimientos de alarma contra incendios. Para agilizar este proceso, el equipo de Sign In App añadió rápidamente al sistema una función de grupo que permitía mostrar avisos diferentes según la categoría de la persona.

Dan Harding, director de Sign In App, comenta: “Ha sido una gran experiencia trabajar con el equipo de DCG para ofrecer una solución que satisfaga plenamente sus necesidades, no sólo proporcionando un sistema racionalizado de gestión de visitantes, sino también uno que resuelva sus necesidades de tarjetas de estudiantes. Estamos deseando seguir trabajando con el Grupo para implementar funcionalidades adicionales, como hacer que la aplicación sea accesible para las personas con discapacidad visual, que también se extenderán a toda nuestra base de clientes para que todos ellos puedan beneficiarse de las nuevas funciones.”

Alex concluye: “El equipo de Sign In App ha ido más allá en la rápida incorporación de nuevas ideas de funciones, a menudo en cuestión de días, lo que ha sido una experiencia refrescante, por lo que estamos muy impresionados con los niveles de servicio al cliente. Desde que implantamos la solución Sign In App, no hemos recibido más que elogios de compañeros, estudiantes y visitantes, que la han encontrado increíblemente fácil de usar. Ha revolucionado nuestros procesos de gestión de visitantes y estudiantes.”