La primera impresión lo es todo. Desde el momento en que los visitantes llegan a su organización, comienzan a formarse una opinión, por lo que la experiencia que tengan en su mostrador de recepción es crucial. Hay algunos problemas comunes en los mostradores de recepción que pueden ocurrir de manera constante en diversos tipos de organizaciones. Sin embargo, estos se pueden resolver fácilmente con un sistema electrónico de gestión de visitantes. Siga leyendo para descubrir los problemas más comunes en los mostradores de recepción y cómo un sistema de gestión de visitantes puede ser la solución.
Hoy en día, el papel de un recepcionista va mucho más allá del estereotipo tradicional de sentarse en el mostrador de recepción para recibir y saludar a los invitados. De hecho, no es raro que los recepcionistas estén lejos del mostrador de recepción durante todo el día ocupándose de diversas tareas. Esto es estupendo para el recepcionista, ya que estar ocupado hace que el día pase más rápido, pero no es tan bueno para los visitantes. No tener un recepcionista presente en todo momento puede hacer que los visitantes tengan que esperar para registrarse, lo que no causa la mejor primera impresión.
Un sistema electrónico de gestión de visitantes elimina la necesidad de que haya un recepcionista presente para causar una buena primera impresión a sus visitantes. Los invitados pueden registrarse rápida y fácilmente en el sistema y ser recibidos con un mensaje amistoso que les da la bienvenida al edificio, incluso cuando no hay ningún recepcionista presente.
Registrarse no siempre consiste solo en escribir su nombre en un libro de visitas. A veces hay que firmar políticas o rellenar cuestionarios. Eso supone mucho papel que firmar, lo que puede llevar mucho tiempo... ¡y aún peor si se acaba la tinta del bolígrafo!
Muchos sistemas de gestión de visitantes le permiten presentar políticas y cuestionarios a sus visitantes mientras se registran, lo que hace que todo el proceso sea mucho más fluido y agradable.
Si todavía utiliza un libro de visitas en papel, ¿ha pensado que esto podría suponer una violación de los datos personales? Piense en todos los datos personales que quedan a la vista de cualquiera que se registre o pase por delante del libro de visitas abierto. ¿Cuántas veces se ha encontrado mirando quién se ha registrado antes que usted al firmar en un libro de visitas? ¡No es el único! Además, ¿dónde se almacenan los datos una vez que el libro está lleno?
Piense en el RGPD. Estamos seguros de que no quiere ser la próxima organización en enfrentarse a una cuantiosa multa por una violación de datos personales. Un sistema de gestión de visitantes es una forma segura de gestionar los datos de sus visitantes. Los nuevos visitantes que se registren no podrán ver los datos de los visitantes anteriores y usted podrá establecer su propio periodo de conservación de datos de acuerdo con su política de privacidad. Localizar los datos cuando se solicitan también es más rápido y fácil cuando se utiliza un sistema electrónico de gestión de visitantes.
Ha dejado su escritorio, su visitante ha llegado y la recepcionista no sabe dónde está. ¡A todos nos ha pasado alguna vez! Pero eso no es excusa para dejar a los visitantes esperando: sus invitados son lo primero.
Muchos sistemas electrónicos de gestión de visitantes envían automáticamente una notificación al anfitrión de la reunión por correo electrónico/SMS o incluso a través de sus canales de comunicación internos, como Slack o Microsoft Teams. Así, una vez que su invitado ha completado el proceso de registro, usted recibe al instante un mensaje que le garantiza que no tendrá que esperar demasiado tiempo.
Sign In App es un sistema inteligente de gestión de visitantes que puede eliminar los problemas habituales de la recepción y proporcionarle una solución de registro moderna y sencilla. Para obtener más información sobre las funciones de Sign In App y cómo puede maximizar la experiencia de los visitantes en su organización, póngase en contacto con nuestro amable equipo. Llámenos al 0333 016 3551 o envíenos un correo electrónico a info@signinapp.com.