La situación del trabajo flexible
La flexibilidad laboral ha llegado para quedarse, pero los centros de trabajo de todo el mundo siguen tratando de encontrar la mejor manera de gestionarla.
El trabajo flexible se ha convertido en un tema candente, con una lucha de poder entre los empleados que quieren poder trabajar desde cualquier lugar y los empresarios que intentan que vuelvan a la oficina.
Sin embargo, los empleados no deben esperar libertad de horarios. Los horarios flexibles también tienen que funcionar para la organización, por lo que las empresas buscan cada vez más establecer límites y expectativas sobre el trabajo flexible para encontrar un punto intermedio en el que el personal sea productivo a la vez que dispone de un grado adecuado de flexibilidad.
Tipos de trabajo flexible
Hoy en día existen diferentes formas de trabajar, todas ellas con enfoques ligeramente distintos de la flexibilidad.
Factores como la cultura del lugar de trabajo, los sectores, los requisitos del puesto, la ubicación y las expectativas de los empleados y directivos pueden influir en la idoneidad de estos tipos de trabajo para un puesto o lugar de trabajo concreto.
- Los horarios híbridos permiten al personal trabajar a distancia y en la oficina, ya sea en un horario acordado o en función de las necesidades.
- El trabajo a distanciaes el trabajo fuera de la oficina por defecto. El personal puede trabajar desde la oficina, pero si puede, no es la primera opción.
- El horario flexiblese centra más en el trabajo en sí que en la hora a la que se realiza. El personal puede trabajar las horas que le convengan, siempre que cumpla los plazos y su carga de trabajo sea satisfactoria para el empresario.
Ventajas y retos para las empresas
Como muchas otras cosas, el trabajo flexible tiene sus pros y sus contras.
Pros:
- Permite a las empresas contratar a un mayor número de talentos (es decir, el personal puede trabajar en cualquier lugar).
- Se adapta mejor a las preferencias de los trabajadores modernos.
- Proporciona mayor capacidad para contratar menos que los puestos a tiempo completo (es decir, salarios reducidos)
- Puede aumentar la productividad
- Reduce los gastos de oficina
Contras:
- El personal puede ser menos productivo
- Puede llevar a la procrastinación
- Impacto negativo en la cultura del lugar de trabajo
- Dificultad para comunicarse con el personal fuera de la oficina
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Crear un marco de trabajo flexible
El trabajo flexible tiene muchas interpretaciones diferentes, por lo que las empresas primero tienen que definir lo que el trabajo flexible significa para ellas. A continuación se indican algunos aspectos a tener en cuenta:
- ¿Los empleados tienen que estar en la oficina determinados días o a determinadas horas de la semana?
- ¿El horario flexible de los empleados debe realizarse dentro de la oficina?
- ¿Pueden los empleados elegir trabajar a distancia con su horario flexible?
Una vez que haya definido lo que significa el trabajo flexible para su empresa, el acuerdo debe quedar claro entre usted y sus empleados. Sea claro sobre lo que puede y no puede apoyar y por qué. Comunicar las expectativas es fundamental para evitar confusiones y garantizar el cumplimiento de los marcos.
El trabajo flexible suele requerir una infraestructura digital adecuada, como ordenadores portátiles, teléfonos, pantallas, conexiones a Internet y mucho más. Las empresas deben estar preparadas para invertir en la tecnología necesaria para que el personal disponga de todo lo que necesita para ser eficaz en su trabajo.
Es importante controlar los indicadores de rendimiento para asegurarse de que el trabajo flexible no afecta negativamente al rendimiento del personal. La productividad, el compromiso de los empleados, el absentismo, la eficiencia operativa, la eficacia de la colaboración y el rendimiento empresarial pueden verse afectados por el trabajo flexible.
Por último, puede ser útil impartir formación a los directivos y al personal. Esto refuerza las expectativas y las normas y puede ayudar a los trabajadores a ser productivos en entornos remotos.
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Herramientas esenciales para el trabajo flexible
Para mantener la productividad y la cultura -y ayudar a los empleados a realizar su trabajo a distancia- hay una serie de herramientas que puede utilizar:
- Seguimiento digital de la asistencia para que el personal puedaentrar y salir del trabajo, lo que facilita el pago de nóminas, el control de la asistencia y la gestión de las solicitudes de tiempo libre.
- Opciones de inicio de sesión móvil, en las que los empleados pueden utilizar aplicaciones para registrar que están conectados, ya sea en la oficina o en otro lugar.
- Las soluciones de control del tiemposupervisan las horas de trabajo, las tareas y la productividaddel personal. Pueden asignarse a determinados trabajos o proyectos, lo que ayuda a facturar el tiempo del personal.
- Las herramientas de gestión de la ubicación son especialmente adecuadas para equipos totalmente remotos, en los que el personal puede marcar su paradero para dejar claro cuándo está trabajando.
- Las herramientas de gestión del espacio permiten seguir y reservar salas, mesas, zonas de reunión y otros recursos.
- Las soluciones decontrol de la capacidad permiten a las empresas evaluar su nivel de recursos de oficina para asegurarse de que es el adecuado para la cambiante demanda depersonal híbrido o contratistas.
Implantación de la tecnología
Como ocurre con cualquier tecnología, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones clave a la hora de implantar soluciones de trabajo flexible. Entre ellas se incluyen:
- Implantación móvil: por su naturaleza, se trata de herramientas que se utilizarán a distancia, y tienen que ser funcionales en su implantación y uso diario. Esto significa a menudo acceder al trabajoa través de una aplicación, ya sea en el teléfono móvil o en un navegador.
- Seguridad: Como extensión de su propia empresa, las tecnologías de terceros deben cumplir todas las normativas sobre privacidad y seguridad de datos.
- Integración: la tecnología que se integra con las herramientas existentes en el lugar de trabajo puede permitir una mayor eficiencia. Sin una integración perfecta, las empresas pueden tener que improvisar procesos innecesariamente complejos que, en última instancia, merman su eficacia.
- Cumplimiento de las normas de salud y seguridad: una comprobación rigurosade la seguridad garantizará que los sistemas son adecuados para cumplir todos los requisitos de salud y seguridad.
Mantener la cultura de la empresa
Como hemos mencionado anteriormente, una de las desventajas potenciales del trabajo flexible es su impacto en la cultura de la empresa. El personal que trabaja a distancia puede tener dificultades para establecer relaciones laborales positivas, y una oficina vacía no suele ser un entorno atractivo.
Peroconstruir una cultura es importante, por lo que es crucial que los centros de trabajo se esfuercen por mitigar el impacto del trabajo a distancia.
- Compromiso del equipo remoto: asegúrese de que la comunicación interna es una prioridad, incluida la información periódica sobre lo que ocurre en la empresa y la celebración de los éxitos. Contar con un buen calendario de eventos sociales ayuda a reunir a las personas para establecer relaciones.
- Estrategias y herramientas de comunicación. Las herramientas de mensajería en línea como Slack o Teams son excelentes para la comunicación y lasnotificaciones constantes, incluso sobre cosas pequeñas e informales. De este modo se reproducen las conversaciones que se mantienen en la oficina, que pueden parecer menores, pero que realmente ayudan a construir relaciones y cultura.
- Gestiona las reuniones híbridas. Fomenta las reuniones en persona siempre que sea posible: las interacciones cara a cara suelen ser más plenas y mejores para la construcción general de relaciones. Las reuniones virtuales tienen su lugar, pero conviene tener cuidado de no interactuar demasiado a través de pantallas de ordenador.
- Actualice las políticas y la formación: controle el impacto del trabajo híbrido en la cultura de la empresa y actualice su enfoque cuando sea necesario. Mantenga el mismo nivel de formación que con el personal de la oficina, lo que puede incluir eventos virtuales o seminarios web, u otras oportunidades de formación para equipos híbridos.
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Flexible no significa renunciar
Los equipos flexibles son una realidad en el mundo actual, pero eso no significa que las empresas deban renunciar a nada. La cultura de la empresa, la productividad, la comunicación, el rendimiento empresarial y otros aspectos que pueden verse afectados por el trabajo flexible pueden tener cabida en una estrategia de trabajo híbrido.
Para ello son fundamentales las herramientas que se utilicen para capacitar al personal. Al equipar al personal con tecnología que le permita ser productivo fuera de la oficina, se mitigan los efectos negativos del trabajo flexible y se potencian aún más sus beneficios.
Sign In App es un ejemplo de ello. Se trata de una moderna herramienta para el lugar de trabajo que permite al personal entrar y salir del trabajo desde cualquier lugar, reservar mesas y otros recursos, y mucho más. Obtenga más información sobre cómo permite a los equipos remotos, oreserve una prueba gratuita de 15 días hoy mismo .