¿Cuál es el ROI de un sistema de gestión de visitas?
En un mundo cada vez más impulsado por la eficiencia y la toma de decisiones basada en datos, las empresas se preguntan a menudo: "¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) de esta solución?".
Es una pregunta válida, que permite a las empresas optimizar la eficiencia para obtener el máximo valor. Al fin y al cabo, ¿para qué invertir en un sistema si no va a aportar ningún valor añadido?
Sin embargo, para apreciar plenamente el valor de cualquier solución, hay que mirar más allá del mero ahorro de costes. De hecho, las mejores soluciones pueden diferenciarse de las demás por ventajas no financieras.
Este suele ser el caso de un sistema de gestión de visitantes (SGV). La eficiencia empresarial, la imagen de marca, el cumplimiento de las normas y la reducción de riesgos son factores significativos que deben tenerse en cuenta a la hora de comprender plenamente lo que un SGV ofrece a una empresa.
Y hay muchos más aspectos a tener en cuenta.
Comprender todo el valor
Las soluciones VMS modernas influyen en múltiples aspectos de una organización. Aunque el ahorro de costes directos es un factor importante, sólo es una parte de la ecuación.
El ROI completo de un VMS incluye:
- Beneficios tangibles: Reducción de la carga de trabajo administrativo, agilización de los procesos y ahorro de recursos físicos como papel e impresión.
- Beneficios intangibles: mejora de la reputación del lugar de trabajo, mejora de la percepción de la seguridad y de las oportunidades de establecer contactos, y creación de una experiencia fluida para los visitantes.
Por ejemplo, los visitantes de una empresa con un moderno sistema de registro de entrada y salida sin contacto tendrán una experiencia notablemente diferente a la de una que emplee un libro de registro manual. No sólo les resultará mucho más eficiente, sino que también influirá en su percepción del negocio.
Al evaluar el retorno de la inversión, es importante tener en cuenta estos efectos más amplios, ya que contribuyen a la reputación, la fidelidad a la marca y la satisfacción de los empleados a lo largo del tiempo.
Estudio de caso: Centro de Conferencias Venton
El centro de conferencias Venton acoge a menudo a grandes grupos de personas que antes tenían que registrarse manualmente mediante libros de registro. Ahora, con un VMS digital, los invitados pueden registrarse previamente, lo que ahorra tiempo al entrar en las instalaciones y garantiza que los procesos de registro sean conformes y coherentes.
Impacto financiero
Evidentemente, a la mayoría de las organizaciones les atrae cualquier oportunidad de recortar costes o impulsar eficiencias que generen beneficios financieros. Un VMS digital puede conseguirlo de varias maneras.
- Ahorro directo de costes
Un sistema moderno de gestión de visitas elimina los costes de personal adicional en las zonas de recepción y la compra de libros de registro físicos.
- Reasignación de recursos
La automatización de la gestión de visitantes libera tiempo del personal, lo que permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor. Por ejemplo, el personal de recepción puede pasar de las tareas administrativas a las de atención al cliente, lo que no sólo mejora la experiencia del visitante, sino que le permite ahorrar el coste de contratar personal adicional para esas funciones.
- Consolidación tecnológica
Muchas plataformas VMS se integran con sistemas ya existentes, como el control de accesos, la reserva de salas de reuniones y la gestión del cumplimiento normativo. La consolidación de estas soluciones ayuda a agilizar los procesos, simplificando el mantenimiento y reduciendo los costes operativos.
- Consideraciones financieras a largo plazo
La adopción de un VMS preparado para el futuro garantiza la escalabilidad a medida que crece su empresa, evitando la necesidad de actualizaciones o sustituciones frecuentes. Con el tiempo, esto conduce a una presupuestación predecible y a una reducción de la rotación de tecnología, e incluso puede desbloquear mayores eficiencias si el VMS tiene una funcionalidad adicional más adecuada para organizaciones más grandes.
Estudio de caso: Cargill
Cargill tiene más de 100 centros en todo el mundo y antes informaba de las horas de los contratistas sumando las horas introducidas en los libros de registro manuales. El personal de cada centro revisaba rutinariamente la información de registro, lo que llevaba mucho tiempo y daba lugar a errores humanos.
Con un VMS digital, la información de registro se automatiza y documenta para facilitar la elaboración de informes, lo que ahorra muchas horas administrativas y libera al personal para tareas de mayor valor.
Ventajas operativas
Un VMS crea oportunidades para agilizar las operaciones empresariales, haciendo que los procesos sean más rápidos, fiables y se adapten mejor a los requisitos específicos de una organización.
Esto incluye
- Aumento de la eficiencia diaria
Un VMS automatiza procesos que requieren mucho tiempo, como el registro previo de visitantes y la impresión de tarjetas de identificación. Los empleados también pueden recibir notificaciones en tiempo real cuando llegan los invitados, lo que les permite recibirlos rápidamente y reducir los tiempos de espera, además de eliminar la necesidad de que el personal de recepción se ponga en contacto con los anfitriones para informarles de que han llegado los visitantes.
- Aumento de la productividad
Gracias a los informes automatizados y a la disponibilidad de datos en tiempo real, el personal puede dedicar menos tiempo a gestionar las visitas, resolver problemas de registro, buscar anfitriones o coordinar reuniones. La racionalización de los procesos mejora directamente la productividad de todos los equipos.
- Optimización de recursos
Al analizar los datos de los visitantes, las organizaciones pueden asignar el espacio, los recursos y el personal de forma más eficaz. Por ejemplo, al identificar las horas de mayor afluencia de visitantes, las empresas pueden optimizar el personal del vestíbulo o el uso de las salas de reuniones.
- Coordinación multisede
Para las empresas que operan en varias ubicaciones, las ventajas de un VMS centralizado son exponenciales. Simplifica la gestión de los datos de los visitantes y garantiza la coherencia de los procesos en todas las sedes.
Estudio de caso: Bunge Norteamérica
Bunge es un líder mundial de la agroindustria con seis centros diferentes en el norte de EE.UU.. Eliminó el uso de hojas de registro en papel para el seguimiento de los datos, que debían almacenarse para llevar un registro, utilizando un VMS con tecnología que retiene la información digitalmente.
Los datos digitales se pueden exportar a hojas de cálculo u otros sistemas sin complicaciones, lo que ahorra tiempo y facilita el mantenimiento de registros en todas sus sedes.
Valor del riesgo y el cumplimiento
El riesgo y el cumplimiento de las normativas no son negociables para ninguna empresa. La capacidad de minimizar los riesgos y facilitar el cumplimiento es, sin duda, la ventaja más considerable de un VMS digital.
- Automatización del cumplimiento
A diferencia de los métodos de registro en papel en los que los datos de los visitantes están a la vista, un VMS moderno viene con el cumplimiento integrado de las regulaciones locales de privacidad de datos como GDPR y CCPA. Funciones como la anonimización de datos, la eliminación automática y el almacenamiento seguro en la nube reducen el riesgo de multas por incumplimiento.
- Reducción de riesgos
El seguimiento mejorado de los visitantes mejora la seguridad del lugar de trabajo al garantizar que solo las personas autorizadas accedan a las áreas sensibles. Los informes en tiempo real refuerzan la preparación para emergencias y el tiempo de respuesta al permitir a las organizaciones dar cuenta de todas las personas presentes en el lugar durante una evacuación.
- Preparación de auditorías
Las auditorías e inspecciones pueden suponer un gran estrés y muchas horas de recopilación manual de datos, análisis y elaboración de informes. Los registros digitales de visitantes son mucho más fáciles de recuperar y organizar, lo que garantiza auditorías internas y externas sin problemas. Esto reduce el estrés administrativo y hace que las auditorías sean mucho más eficientes.
- Gestión de políticas
Las funciones integradas de reconocimiento de políticas y firma electrónica agilizan el modo en que se informa a los visitantes de las directrices de seguridad o los acuerdos de confidencialidad, lo que facilita a las organizaciones la recopilación y el almacenamiento de las políticas firmadas.
Caso práctico: Somerset Care
Somerset Care gestiona varias residencias de ancianos en el sur de Inglaterra. Tiene la obligación de llevar un registro de los visitantes y del personal que se encuentra en las instalaciones en un momento dado. La organización mejoró su proceso de registro con bolígrafo y papel para que el mantenimiento de registros fuera más fiable y seguro, y en el proceso consiguió que todos los que entraran y salieran pudieran hacerlo sin problemas.
Medir el éxito
Para comprender realmente el ROI de un VMS, es importante supervisar y realizar un seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo. Aunque en muchos casos un VMS puede mejorar muy rápidamente la eficiencia de los procesos existentes, puede llevar algún tiempo controlar su verdadero valor, como cuando permite nuevos procesos.
- Establecer parámetros de referencia
Antes de implantar el nuevo sistema, evalúe el estado actual del proceso de gestión de visitantes de su organización. Realice un seguimiento de parámetros como el tiempo invertido en procesos manuales, los tiempos de espera de los visitantes y la preparación para las auditorías de conformidad. Todas estas métricas son importantes para compararlas una vez que el nuevo VMS esté en funcionamiento.
- Cree KPI significativos
Dedique tiempo a desarrollar objetivos que sean relevantes para su organización. En particular, tenga en cuenta los puntos débiles y las fricciones existentes en sus sistemas y procesos actuales.
Algunos ejemplos pueden ser
- Reducción del tiempo de introducción manual de datos
- Tareas administrativas de gran esfuerzo que podrían automatizarse
- Mejora de la satisfacción de los visitantes
- Aumento del número de auditorías de conformidad realizadas con éxito
- Creación de marcos de mejora
Establezca intervalos regulares para evaluar el rendimiento de su nuevo SGV. Esto brinda la oportunidad de recabar opiniones y ayuda a identificar áreas para una mayor optimización, incluida la forma en que el VMS puede adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
También garantiza que la evaluación se lleve a cabo, ya que sin fechas programadas, esto puede olvidarse fácilmente.
- Ampliación de los sistemas de medición
A medida que su organización crece, asegúrese de que sus sistemas de medición se adaptan para tener en cuenta nuevas ubicaciones, mayores volúmenes de visitantes o de personal, o cambios en la normativa de cumplimiento.
Estudio de caso: Exeter College
El Exeter College, en el Reino Unido, tiene unos 10.000 estudiantes. Además de beneficiarse de las funciones estándar de la aplicación Sign In de VMS, Anthony Martin, director de compromiso e innovaciones digitales, afirma que ha debatido sus comentarios e ideas con el personal del servicio de atención al cliente de Sign In App, lo que ha dado lugar a funciones adicionales de VMS. Al comprender los objetivos y buscar valor adicional, las organizaciones pueden maximizar el ROI de sus productos.
Conclusión
La rentabilidad de un sistema de gestión de visitas va mucho más allá de sus costes iniciales. Puede agilizar las operaciones, mejorar el cumplimiento y ofrecer una experiencia superior a los visitantes de diversas maneras.
Para captar realmente su valor, los centros de trabajo deben adoptar un enfoque holístico, teniendo en cuenta tanto los beneficios directos como los indirectos. Con las métricas y los marcos adecuados, un VMS digital puede aportar considerables beneficios a largo plazo a los centros de trabajo actuales.
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