En todo el mundo existen diversas leyes, tanto nacionales como específicas del sector, que las organizaciones deben cumplir para proteger los datos que recopilan de cualquier persona que visite su sitio web: visitantes, empleados, estudiantes, contratistas... y la lista continúa. El incumplimiento de estas leyes puede dañar la imagen de marca, provocar el fracaso de las auditorías y acarrear multas cuantiosas.
Los datos personales se recopilan inevitablemente durante cualquier proceso de registro y, en muchas situaciones, es necesario conservar información crítica por motivos de seguridad y para la elaboración de informes, especialmente cuando se trata de auditorías. Sin embargo, es fundamental garantizar un equilibrio entre la conservación de esa información y el respeto de la privacidad de los visitantes y empleados. Aquí es donde entra en juego un sistema de gestión de visitantes como Sign In App.
En Sign In App, siempre hemos creído que nuestra comunidad debe tener un control total sobre los datos que recopila de los visitantes y empleados para poder cumplir con las normativas locales y del sector. A continuación, ofrecemos algunos consejos sobre cómo utilizar nuestras soluciones para mejorar la privacidad de los datos en sus procesos de gestión de visitantes y registro de empleados.
El primer paso para garantizar que sus datos se almacenen de forma segura y que cumpla con la normativa pertinente es elegir dónde desea que se almacenen sus datos. Es posible que algunas normativas le exijan almacenar sus datos en una ubicación específica. Al suscribirse a Sign In App, puede elegir entre seis regiones para almacenar sus datos: Reino Unido, UE, Este de EE. UU., Oeste de EE. UU., Canadá y Australia.
Sign In App está diseñada para ser flexible; puede adaptar el proceso de registro a los requisitos de su sitio y recopilar la información específica que necesita de sus visitantes y empleados. Con los campos personalizados, puede personalizar la información que recopila por grupo, lo que le permite recopilar información diferente para diferentes tipos de visitantes, por ejemplo, empleados frente a invitados. Al configurar los grupos, también puede establecer el período de retención de datos según el tiempo que necesite almacenarlos; transcurrido este tiempo, la información de identificación personal se eliminará automáticamente.
Sign In App cuenta con una variedad de funciones de privacidad de datos integradas para mejorar sus procesos de gestión de visitantes, incluida la posibilidad de ocultar los nombres de los visitantes. Hay varias formas de ocultar los nombres de los visitantes al configurar los sitios a través del portal en línea.
Cuando un visitante inicia sesión, Sign In App busca automáticamente en el historial de visitantes de su sitio y presenta una lista de nombres que coinciden con el suyo para acelerar el proceso de inicio de sesión. Para mejorar la privacidad de sus datos, desactive esta opción para desactivar el autocompletado y no se mostrará una lista de nombres.
Cuando llegan los visitantes pre-registrados, aparece una lista de pre-registros una vez que han escrito 3 letras en el campo del nombre completo. Si activa la opción de coincidencia exacta, no se mostrará una lista de nombres y solo se mostrará un pre-registro cuando se escriba el nombre completo.
En la pantalla de salida, se muestra una lista de los visitantes que están conectados actualmente para que tus invitados puedan localizar su nombre y pulsar para salir; también hay una opción de búsqueda para encontrar rápidamente su nombre. Al marcar la opción de ocultar visitantes en la lista de salida, todos los visitantes tendrán que buscar su nombre para realizar el registro de salida.
Además de los datos de sus visitantes, es igualmente importante proteger los datos de sus empleados. Puede evitar que el público acceda a la lista de sus empleados con grupos protegidos con PIN. Para configurarlos, cuando gestione un grupo en el portal en línea, haga clic en Datos y privacidad y escriba un PIN en el campo «PIN de 4 dígitos».
El portal en línea de Sign In App le permite conocer el historial de visitantes de su sitio, la lista de evacuación y le permite gestionar la configuración de su sitio desde un ordenador de sobremesa o portátil. Para mejorar la privacidad de los datos, asegúrese de que los usuarios de su portal solo tengan acceso a la información que necesitan. Para configurar los permisos de sus usuarios, diríjase a «Roles y permisos» cuando gestione su cuenta en el portal.
De forma predeterminada, los «administradores» tienen acceso completo al portal, incluidos los sitios y los eventos; los «usuarios estándar» tienen acceso a las secciones Hoy, Lista de evacuación e Informes del portal, pero no a Administrar. También puede crear roles personalizados, lo que le permite controlar el acceso de los usuarios del portal. Para crear un nuevo rol, haga clic en «Añadir rol» y, a continuación, introduzca un nombre; luego, seleccione los permisos que necesita para el rol; se guardarán a medida que se añadan.
Además de limitar el acceso al portal, es posible que se le solicite recopilar datos confidenciales o protegidos que solo deben ser visibles para los usuarios del portal con el nivel más alto de acceso, por ejemplo, el estado de vacunación. Al configurar campos confidenciales, los datos proporcionados se cifrarán para que no sean visibles en la base de datos de la aplicación Sign In App; solo los usuarios del portal con el rol de usuario Administrador o un rol personalizado con el permiso «Gestionar datos sensibles» habilitado pueden ver y editar los campos de datos confidenciales de los miembros del grupo.
Para configurar un campo personal que deba clasificarse como sensible, vaya a Administrar > Grupos > Seleccionar grupo > Campos personales, haga clic en Añadir nuevo y active la opción «Este campo contiene datos sensibles».
Para obtener más información sobre cómo se protegen sus datos con Sign In App, visite nuestra página de seguridad de datos o consulte nuestra política de privacidad aquí. Si desea comentar cualquiera de las funciones de privacidad de datos mencionadas anteriormente, nuestro amable equipo de atención al cliente está disponible las 24 horas del día, 5 días a la semana, a través del chat en vivo, por teléfono o por correo electrónico. Póngase en contacto con nosotros aquí.