Cómo utilizar un sistema de gestión de visitantes para empleados

Hoy en día, los sistemas de gestión de visitantes van mucho más allá del registro estándar de entrada y salida de los visitantes en las instalaciones. Un sistema de gestión de visitantes puede mejorar la salud y la seguridad del lugar y, en muchas situaciones, puede ser también fundamental para el cumplimiento de la normativa. Además, muchos sistemas de gestión de visitantes también pueden admitir el registro de los empleados, lo que le permite gestionar el registro y la seguridad tanto de los visitantes como de los empleados, todo en una sola solución.

¿Sería ideal para su organización reunir varias soluciones en un solo sistema? Siga leyendo para ver cómo puede utilizar un sistema de gestión de visitantes para los empleados.

Incorporación de los empleados

Un sistema de gestión de visitantes es conocido por garantizar una primera gran impresión con los invitados que visitan su sitio, pero esto también puede aplicarse a los nuevos empleados.

Incorporación de los nuevos empleados con un sistema de gestión de visitantes le permite enviar un correo electrónico de bienvenida al que puede adjuntar información importante del sitio, como las políticas del sitio, los documentos de salud y seguridad o los acuerdos de confidencialidad, para que pueda mostrar a los empleados sus normas de seguridad y bienestar desde el primer día.

Extra tip: el uso de un VMS que se integre con los sistemas existentes, como Azure AD o Google Workspace, podría permitirle automatizar estos correos electrónicos de bienvenida.

Proceso de registro sin problemas

Hay muchas maneras diferentes de que los empleados se registren utilizando un sistema de gestión de visitantes. Los empleados pueden registrarse directamente desde la tablet de la recepción, al igual que los invitados. O, para minimizar las colas en la zona del vestíbulo, muchos sistemas de gestión de visitantes tienen una aplicación para smartphones que permite a los empleados registrarse desde su móvil. Algunas soluciones también pueden incluir el registro automático de entrada y salida en el móvil, lo que facilita aún más el proceso.

Llevar un control de las horas trabajadas

No hay necesidad de tener un sistema de control horario separado si tiene un VMS que soporta el registro de los empleados. A medida que registren su entrada y salida, sus horas del día se calcularán automáticamente en un informe que puede exportarse siempre que lo necesite.

Si opera con una política de trabajo híbrido, poder hacer un seguimiento de sus propias horas también podría ser útil para su equipo.

Mejorar la seguridad y el bienestar en las instalaciones

Durante el proceso de registro con un VMS, puede añadir políticas importantes y hacer preguntas críticas para ayudar a gestionar la seguridad de todos en el sitio. Las preguntas pueden utilizarse si tiene requisitos específicos de entrada por motivos de salud o si quiere utilizarlas para comprobar cómo están sus empleados cuando registran su salida. Si las políticas cambian, es rápido y sencillo actualizarlas para compartirlas con su equipo.

Tener una lista precisa de quién está en el lugar en caso de emergencia es crucial para mantener la seguridad. Si todos sus empleados registran su entrada y salida en el mismo sistema que sus invitados, podrá acceder rápidamente a una lista de evacuación actualizada de todas las personas que se encuentran en el edificio.

Mejorar la seguridad y el bienestar fuera de las instalaciones

Cuidar el bienestar de sus empleados remotos es tan importante como su equipo in situ. Con un sistema de gestión de visitantes que disponga de una aplicación para smartphone para los empleados, su equipo remoto también puede registrar su entrada y salida. Esto no sólo le permite llevar un control de las horas trabajadas, sino que utilizar la función de preguntas durante el proceso de entrada y salida puede ser genial para comprobar cómo le va a su equipo. Añadir una pregunta del tipo ¿qué tal ha ido el día? al registrar la salida es una forma sencilla de demostrar a sus empleados que se preocupa por su bienestar.

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