Nom : OneSchool Global
Secteur : Éducation
Taille : Plus de 8 000 étudiants, plus de 120 campus et plus de 2 000 employés et bénévoles.
Emplacement : 20 pays, dont les États-Unis, le Royaume-Uni et l'Australie
Nombre de sites utilisant Sign In App : environ 70, et d'autres sont en cours de déploiement.
OneSchool Global gère 125 campus dans 20 pays et accueille plus de 9 000 étudiants avec le soutien de plus de 2 000 employés et bénévoles. Avec une présence mondiale aussi étendue, le maintien de protocoles de sécurité cohérents représentait un défi de taille, en particulier dans la région nord-américaine, qui compte 36 campus répartis aux États-Unis, au Canada et dans les Caraïbes.
« Notre équipe de direction internationale et nos assureurs nous ont demandé d'améliorer la précision et la fiabilité de nos protocoles relatifs aux visiteurs », explique Jonathan, directeur régional des opérations chez OneSchool Global. « Avec autant de visiteurs et de bénévoles, nous avions besoin d'un système qui nous permette de savoir à tout moment qui se trouve sur le site, ce qui a un impact positif sur la sécurité de tous les occupants du campus. »
Le défi
OneSchool Global était confrontée à des défis uniques en matière de sécurité en raison de sa forte dépendance à l'égard des bénévoles. Rien qu'en Amérique du Nord, elle compte 21 campus aux États-Unis, 11 au Canada et 4 dans les Caraïbes, soutenus par 275 employés et plus de 1 500 bénévoles réguliers. Ce trafic important sur les campus soulevait d'importantes préoccupations en matière de sécurité.
« Notre système scolaire dépend depuis si longtemps des bénévoles qui viennent chaque jour à l'école », note Jonathan. Le nombre considérable de visiteurs quotidiens rendait difficile la tenue de registres précis des personnes présentes sur le campus à un moment donné.
Les anciennes méthodes d'enregistrement manuel se sont avérées inadéquates. Certains campus utilisaient des cordons de couleur pour désigner le statut des visiteurs, mais ce système était facilement contournable. « On oublie très facilement qu'on le porte, on monte dans la voiture et on est déjà à mi-chemin de chez soi avant de se rappeler de le rendre », explique Jonathan. « Il est alors trop tard et tout le système est compromis. »
Le système de registre papier posait ses propres problèmes. « Le registre papier était impossible à vérifier », explique Elizabeth, assistante de direction chez OneSchool Global. Sans enregistrements numériques, le suivi de l'historique des visiteurs ou la génération de rapports à des fins de conformité devenaient un processus fastidieux et source d'erreurs.
De plus, les exigences en matière d'assurance et les réglementations de sécurité imposaient de meilleurs systèmes de suivi. Les écoles étant confrontées à des normes de conformité plus strictes, OneSchool Global avait besoin d'une solution qui satisfasse les assureurs tout en conservant un environnement accueillant pour ses bénévoles indispensables.
La solution
Après avoir évalué leurs besoins, OneSchool Global a mis en place l'application Sign In App sur l'ensemble de ses campus. L'entreprise a adopté une approche méthodique pour le déploiement, en commençant par un programme pilote afin d'identifier et de résoudre les problèmes potentiels avant le déploiement complet.
« L'une des principales leçons que nous avons tirées est l'importance de tester l'initiative, en particulier lorsque l'on travaille sur plusieurs campus », explique Elizabeth. « Le déploiement d'un projet pilote permet d'identifier et de résoudre les difficultés potentielles avant le lancement à grande échelle, garantissant ainsi une expérience plus fluide pour nos utilisateurs finaux. »
Pour la mise en œuvre, ils ont installé des iPad dans les zones d'accueil de chaque campus, connectés à des imprimantes de badges. Le système a été configuré pour précharger tous les membres du personnel et les bénévoles agréés dans l'application par groupes, ce qui rend la connexion rapide et facile. Les administrateurs locaux de chaque campus ont reçu une formation sur la gestion du système, tout en conservant un contrôle centralisé pour garantir la cohérence.
Le processus de configuration technique s'est concentré sur la création d'une expérience conviviale. « Nous avons pris en compte les commentaires des parents concernant la hauteur du stand », note Elizabeth. « Le premier stand que nous avions avait tendance à leur donner une image peu attrayante. Nous avons donc cherché à le modifier. » Ce souci du détail a contribué à créer une première impression positive auprès des visiteurs.
La communication a été essentielle à la réussite de l'adoption du nouveau système. OneSchool Global s'est assuré d'expliquer les raisons qui ont motivé ce changement à sa communauté de bénévoles. « Nous avons veillé à bien communiquer les raisons de ce changement et tout le monde est bien sûr ravi de savoir que nos campus sont désormais plus sûrs grâce à cela », explique Jonathan.
Résultats et bénéfices
La mise en œuvre de l'application Sign In App a transformé la gestion des visiteurs sur tous les campus de OneSchool Global. La base de données centralisée a facilité l'enregistrement des visiteurs fréquents comme Jonathan, qui se déplace régulièrement d'un campus à l'autre. « C'est certainement beaucoup plus fiable que l'ancien système papier-crayon », note-t-il. « Quel que soit le campus que je visite sur tout le continent nord-américain, il me suffit de taper les premières lettres de mon prénom pour qu'il apparaisse à l'écran. C'est aussi simple que cela. »
En matière de sécurité sur le campus, le nouveau système a apporté une tranquillité d'esprit bien nécessaire. « Pour moi personnellement, dont la responsabilité première est d'assurer la sécurité de notre personnel et de nos étudiants, c'est vraiment formidable de savoir qu'il n'y a jamais personne sur le campus qui n'ait été préalablement contrôlé », explique Jonathan.
La solution a également simplifié leur processus d'approbation des bénévoles. Elizabeth détaille leur flux de travail : « Une fois que les bénévoles ont signé leur accord et suivi la formation sur la sécurité des enfants, nous vérifions leurs antécédents. Chaque mois, nous ajoutons ces bénévoles approuvés à l'application d'enregistrement, ce qui facilite leur enregistrement et nous aide à conserver des dossiers à jour. »
Les capacités de collecte de données et de reporting ont considérablement amélioré leur capacité à répondre aux exigences en matière d'assurance. « Bon nombre de nos polices d'assurance exigent que nous assurions une sécurité renforcée pour les bénévoles et les visiteurs. Nous utilisons donc les outils de reporting de Sign In App pour fournir des registres clairs de toutes les personnes présentes sur le campus », explique Elizabeth. « Cela nous aide à répondre aux questions de nos assureurs chaque année lors du renouvellement de nos contrats. »
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