La première impression est cruciale. Dès leur arrivée dans votre organisation, les visiteurs se forgent une opinion. L'expérience qu'ils vivent à votre réception est donc déterminante. Certains problèmes courants peuvent se présenter régulièrement à la réception de différents types d'organisations. Cependant, ceux-ci peuvent être facilement résolus grâce à un système électronique de gestion des visiteurs. Poursuivez votre lecture pour découvrir les problèmes les plus courants rencontrés à la réception et comment un système de gestion des visiteurs peut y apporter une solution.
De nos jours, le rôle d'un réceptionniste va bien au-delà du stéréotype traditionnel consistant à s'asseoir à la réception pour accueillir et saluer les visiteurs. En fait, il n'est pas rare que les réceptionnistes s'éloignent de leur bureau tout au long de la journée pour s'occuper de diverses tâches. C'est une bonne chose pour votre réceptionniste, car être occupé fait passer la journée plus vite, mais ce n'est pas aussi avantageux pour les visiteurs. L'absence d'un réceptionniste présent en permanence peut obliger les visiteurs à attendre pour s'enregistrer, ce qui ne donne pas la meilleure première impression.
Un système électronique de gestion des visiteurs élimine la nécessité d'avoir un réceptionniste présent pour faire bonne impression auprès de vos visiteurs. Les visiteurs peuvent s'enregistrer rapidement et facilement sur le système et être accueillis par un message amical leur souhaitant la bienvenue dans le bâtiment, même en l'absence d'un réceptionniste.
L'enregistrement d'entrée ne consiste pas toujours à inscrire votre nom dans un registre. Il faut parfois signer des politiques ou remplir des questionnaires. Cela représente beaucoup de papier à signer, ce qui peut prendre beaucoup de temps... et c'est encore pire lorsque le stylo est à court d'encre !
De nombreux systèmes de gestion des visiteurs vous permettent de présenter des politiques et des questionnaires à vos visiteurs lorsqu'ils s'inscrivent, ce qui rend l'ensemble du processus beaucoup plus fluide et agréable.
Si vous utilisez encore un registre papier, avez-vous déjà pensé que cela pouvait constituer une violation des données personnelles ? Pensez à toutes les données personnelles qui sont visibles par tous ceux qui s'inscrivent ou passent devant le registre ouvert. Combien de fois vous arrive-t-il de regarder qui s'est inscrit avant vous lorsque vous vous inscrivez dans un registre ? Vous n'êtes pas le seul ! De plus, où sont stockées les données une fois que le registre est plein ?
Pensez au RGPD. Nous sommes certains que vous ne souhaitez pas être la prochaine organisation à se voir infliger une lourde amende pour violation des données personnelles. Un système de gestion des visiteurs est un moyen sûr de gérer les données de vos visiteurs. Les nouveaux visiteurs qui s'inscrivent ne pourront pas consulter les données des visiteurs précédents et vous pouvez définir votre propre période de conservation des données, conformément à votre politique de confidentialité. La localisation des données sur demande est également plus rapide et plus facile lorsque vous utilisez un système électronique de gestion des visiteurs.
Vous vous êtes éloigné de votre bureau, votre visiteur est arrivé et la réceptionniste ne sait pas où vous vous trouvez. Nous avons tous déjà vécu cette situation ! Mais ce n'est pas une excuse pour laisser vos visiteurs attendre : vos invités doivent passer en premier.
De nombreux systèmes électroniques de gestion des visiteurs envoient automatiquement une notification à l'hôte de la réunion par e-mail/SMS ou même via vos canaux de communication internes tels que Slack ou Microsoft Teams. Ainsi, une fois que votre invité a terminé le processus d'enregistrement, vous recevez instantanément un message vous assurant qu'il ne vous attendra pas trop longtemps.
Sign In App est un système intelligent de gestion des visiteurs qui permet d'éliminer les problèmes courants liés à l'accueil et vous offre une solution d'enregistrement moderne et simple. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de Sign In App et sur la manière dont elle peut optimiser l'expérience des visiteurs dans votre organisation, contactez notre équipe. Appelez-nous au 0333 016 3551 ou envoyez-nous un e-mail à info@signinapp.com.