Avec l'introduction de nouvelles réglementations et la santé et la sécurité devenant plus importantes que jamais, il est essentiel de mettre en place un processus fluide de gestion des visiteurs et d'enregistrement du personnel, quelle que soit la taille de votre organisation et votre secteur d'activité.
Dans les immeubles à locataires multiples, il y a toujours un flux constant de personnes qui entrent et sortent, car plusieurs entreprises opèrent dans le même bâtiment. Traditionnellement, cela peut entraîner de longues files d'attente à la réception, car le personnel doit organiser l'enregistrement des visiteurs et contacter la personne qu'ils viennent voir. Si l'on ajoute à cela la nécessité de signer des documents importants, tels que les politiques de santé et de sécurité, cela allonge encore le temps d'attente et vous devez vous charger de conserver tous ces documents en toute sécurité. N'oublions pas non plus les problèmes de protection des données liés à l'enregistrement à l'aide d'un registre papier.
Un système de gestion des visiteurs peut vous soulager de tout le stress et du temps nécessaires à la gestion du flux d'employés et de personnel dans un immeuble à locataires multiples et vous fournir une solution transparente qui facilite la réduction des longues files d'attente, le maintien de la sécurité du site et l'amélioration de la santé et de la sécurité.
Voici quelques-unes des façons dont un système de gestion des visiteurs peut vous aider à gérer les déplacements du personnel et des visiteurs dans un immeuble à locataires multiples...
Dites adieu aux piles de dossiers et de documents papier liés à l'enregistrement des visiteurs. Une solution de gestion des visiteurs et d'enregistrement du personnel facilite la collecte des données dont vous avez besoin et leur stockage sécurisé ; il est encore plus facile d'accéder rapidement aux documents lorsque vous en avez besoin. Non seulement cela vous permettra de gagner du temps sur le classement des documents papier, mais vous contribuerez également à rendre votre lieu de travail plus écologique en réduisant la quantité de papier que vous utilisez et en améliorant la confidentialité des données. Vous pouvez choisir les données que vous collectez, l'endroit où vous les stockez et la durée de conservation.
En plus de vous débarrasser des registres papier, vous pouvez également vous passer des copies papier des questionnaires de santé et des informations importantes sur le site, telles que les politiques de santé et de sécurité, les accords de confidentialité, etc. Une solution de gestion des visiteurs et d'enregistrement du personnel vous permet de partager ces documents lors du processus d'enregistrement afin que les invités et le personnel puissent les remplir ou les lire et les accepter lorsqu'ils s'enregistrent. En tant que solution basée sur le cloud, toutes les copies des documents peuvent être automatiquement stockées en toute sécurité dans un portail en ligne auquel vous pouvez accéder lorsque vous en avez besoin.
Vous ne parvenez pas à joindre la personne concernée dans le bâtiment pour lui signaler l'arrivée d'un visiteur et une file d'attente se forme à votre réception : un véritable cauchemar. Un système de gestion des visiteurs peut envoyer automatiquement une notification par e-mail, SMS, Slack ou MS Teams à l'hôte lorsque son visiteur s'enregistre, évitant ainsi à votre réceptionniste d'essayer de le joindre, réduisant les files d'attente à votre réception et améliorant l'expérience globale d'enregistrement pour les invités.
Jusqu'à présent, une évacuation d'urgence dans votre immeuble à locataires multiples pouvait nécessiter la compilation de plusieurs listes d'évacuation provenant des différentes entreprises occupant les lieux. Les évacuations d'urgence doivent être rapides et efficaces afin d'assurer la sécurité de toutes les personnes présentes sur place. L'utilisation d'un système de gestion des visiteurs vous permet de disposer d'une liste d'évacuation centralisée et mise à jour, accessible à tout moment et en tout lieu depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
Les badges visiteurs sont un excellent moyen d'améliorer la sécurité dans un immeuble à locataires multiples, vous garantissant ainsi que toute personne circulant dans l'immeuble a été autorisée à y entrer. Lorsque les visiteurs s'enregistrent à l'aide d'un système de gestion des visiteurs, un badge peut être automatiquement imprimé à l'aide d'une imprimante Brother connectée. Si vous souhaitez ajouter une photo sur leur badge, vous pouvez leur demander de prendre une photo à l'aide de l'appareil photo intégré à l'iPad ou de l'appareil photo de leur smartphone s'ils s'enregistrent avec co sign in.
Le hot desking est un concept très répandu dans les immeubles à locataires multiples. Un système de gestion des visiteurs tel que Sign In App comprend une solution de réservation de bureaux et de salles de réunion qui peut être gérée dans le même portail que votre solution d'enregistrement des visiteurs et du personnel. La possibilité de réserver des bureaux facilite la gestion du hot desking dans un immeuble à locataires multiples. Tout espace du bâtiment peut être réservé, qu'il s'agisse d'un bureau, d'une salle de réunion, d'un espace de détente ou d'une place de parking. Les réservations peuvent être effectuées à l'avance ou le jour même via l'application pour smartphone.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en œuvre d'une solution de gestion des visiteurs et d'enregistrement du personnel dans votre immeuble à locataires multiples, et si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Sign In App peut rationaliser le processus, contactez notre équipe ! Vous pouvez démarrer une conversation en direct avec l'un des membres de notre équipe en cliquant ici ou en nous appelant au 0333 016 3551.