Pourquoi un système de gestion des visiteurs est essentiel pour la conformité en matière de santé et de sécurité

La conformité en matière de santé et de sécurité est une affaire importante. La façon dont votre organisation est conforme (si elle est conforme) aux réglementations détermine la sécurité de toute personne qui vient sur le site, qu'il s'agisse d'un visiteur, d'un employé, d'un étudiant ou d'un résident. Rien qu'en Grande-Bretagne, 1,6 million de personnes actives ont souffert d'une maladie liée au travail en 2019/20, et il y a eu 38,8 millions de jours ouvrables perdus en raison de maladies et d'accidents au travail.

Dans le monde entier, il existe différentes réglementations en matière de santé et de sécurité auxquelles les organisations doivent se conformer pour s'assurer qu'elles protègent la santé et la sécurité de leurs employés, visiteurs, étudiants et résidents. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples mais, comme toujours, nous vous recommandons de faire des recherches plus approfondies sur les réglementations spécifiques qui peuvent s'appliquer à votre région ou à votre secteur :

L'étendue de la façon dont un système de gestion des visiteurs (VMS) peut améliorer la santé et la sécurité peut souvent être négligée, et à notre avis, on ne leur accorde parfois pas le crédit qu'ils méritent. En comparant un système de gestion des visiteurs à des processus traditionnels tels que le papier et le crayon, vous comprendrez rapidement pourquoi un VMS peut être essentiel pour la conformité en matière de santé et de sécurité de votre organisation.

Évacuations d'urgence

Les urgences surviennent, et lorsqu'elles surviennent, votre liste d'évacuation peut sauver des vies - il est donc crucial qu'elle soit précise, à jour et facilement accessible. Traditionnellement, vous devez courir partout pour trouver un lourd livre des visiteurs afin de compléter l'appel, qui peut ne pas prendre en compte toutes les personnes présentes sur le site ou être complètement à jour. Un système de gestion des visiteurs qui prend également en charge les listes d'évacuation partagées permet à plusieurs commissaires aux incendies désignés de procéder à l'appel nominal en même temps, ce qui constitue un atout supplémentaire si votre site comporte plusieurs points d'évacuation. En tant que service cloud, votre liste d'évacuation sur votre application de gestion des visiteurs est accessible de n'importe où, à tout moment et à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet, et vous pouvez être sûr que tout le monde sera pris en compte. Effectuez des appels nominaux chronométrés depuis votre smartphone et créez des rapports pour garder une trace ou les partager avec d'autres personnes.

Questionnaires de santé

À une époque où le dépistage de santé est devenu une norme, les questionnaires de santé sont largement utilisés dans divers secteurs. Il n'est pas toujours facile de faire remplir les questionnaires aux visiteurs ou aux membres du personnel lorsqu'ils arrivent sur le site. Vous pouvez avoir besoin de trouver un stylo, un membre du personnel peut être pressé de se rendre à une réunion ou vous pouvez simplement oublier d'en distribuer un, sans oublier la tâche de les classer en toute sécurité. Un système de gestion des visiteurs peut rationaliser le processus pour tous les types de visiteurs. Adaptez les questions à chaque groupe de visiteurs et présentez-les au cours du processus d'enregistrement pour qu'ils les remplissent, quelle que soit la manière dont ils s'enregistrent. Une copie de leur questionnaire complété peut être stockée en toute sécurité dans le portail en ligne et des notifications peuvent être mises en place pour avertir les hôtes si une certaine réponse a été fournie, ce qui pourrait les empêcher de poursuivre leur visite sur votre site.

Messages et politiques de sécurité du site

Les politiques et messages importants sur la sécurité des sites sont désormais plus courants dans divers secteurs d'activité. Pour certains d'entre eux, il est absolument essentiel de s'assurer que les invités et les employés lisent et acceptent les politiques, messages ou accords de confidentialité importants. Comme pour les questionnaires, lorsque ces documents se trouvent sur des feuilles de papier séparées, il peut être facile d'oublier de les distribuer ou de les classer, mais cela ne doit pas arriver lorsque vous êtes responsable de la sécurité des personnes. Avec un système de gestion des visiteurs, ils peuvent être présentés au moment de l'enregistrement d'entrée. Vous pouvez afficher autant de messages différents que nécessaire et ceux-ci peuvent être facilement modifiés depuis votre portail en ligne. Une copie de chaque accord sera stockée en toute sécurité dans votre portail en ligne pendant la période de conservation que vous aurez fixée.

Enregistrements refusés

Bien que nous souhaitions tous être amicaux et accueillir les gens dans nos organisations, dans certains cas, il peut être dangereux pour eux de continuer sur le site et il est important d'avoir un outil en place qui permet de contrôler facilement l'accès dans ces situations. Un VMS peut bloquer une entrée en fonction d'une certaine réponse à une question posée au cours du processus d'enregistrement d'entrée ; une notification peut alors être déclenchée pour avertir la personne concernée dans votre organisation, qui peut alors gérer la situation pour assurer la sécurité de tous sur le site.

Vérification de l'état de santé

Certaines réglementations gouvernementales stipulent désormais que, dans certains secteurs, il est obligatoire pour les employés ou les visiteurs d'être entièrement vaccinés ou de présenter des résultats négatifs au test COVID (voir notre récent article de blog sur la façon dont cela a affecté les maisons de soins au Royaume-Uni). Ainsi, pour de nombreuses organisations, il est absolument essentiel d'avoir un processus solide en place pour pouvoir vérifier l'état de santé pour leurs exigences d'entrée spécifiques ; certains systèmes de gestion des visiteurs vous permettent de le faire et de délivrer un certificat de santé numérique pour approuver les entrées sans stocker aucune donnée de santé personnelle.

Badges de visiteurs

Les badges visiteurs sont un excellent moyen d'améliorer la sécurité du site. Confirmez que les invités sont bien ceux qu'ils prétendent être en vous assurant qu'ils portent un badge visiteur avec leurs coordonnées et leur photo à tout moment lorsqu'ils se promènent sur votre site. Un système de gestion des visiteurs doté d'un générateur de badges vous permet de personnaliser les informations et de mettre en évidence les informations clés si vous devez attirer l'attention sur des éléments particuliers. Connectez une imprimante compatible à votre système de gestion des visiteurs afin que leur badge soit imprimé automatiquement lorsqu'ils s'enregistrent l'entrée.

Chez Sign In App, l'amélioration de la santé et de la sécurité dans les organisations est l'un des principaux moteurs de notre développement de nouvelles fonctionnalités. Notre application de gestion des visiteurs offre toutes les fonctionnalités énumérées ci-dessus et plus encore, pour vous aider à être conforme en termes de santé et sécurité sur votre site. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos fonctionnalités de sécurité et de conformité, contactez notre équipe d'expérience client par chat en direct, téléphone ou e-mail.

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