Häufige Probleme an der Rezeption und wie ein Besuchermanagementsystem diese lösen kann

Der erste Eindruck ist entscheidend. Sobald Besucher Ihr Unternehmen betreten, bilden sie sich eine Meinung, daher ist der Eindruck, den sie an Ihrer Rezeption gewinnen, von entscheidender Bedeutung. Es gibt einige häufig auftretende Probleme an der Rezeption, die in verschiedenen Arten von Unternehmen immer wieder auftreten können. Diese lassen sich jedoch mit einem elektronischen Besuchermanagementsystem leicht lösen. Lesen Sie weiter, um mehr über die häufigsten Probleme an der Rezeption zu erfahren und zu erfahren, wie ein Besuchermanagementsystem die Lösung sein kann.

Rezeption nicht besetzt

Die Rolle einer Rezeptionistin geht heutzutage weit über das traditionelle Klischee hinaus, an der Rezeption zu sitzen, um Gäste zu empfangen und zu begrüßen. Tatsächlich ist es nicht ungewöhnlich, dass Rezeptionisten den ganzen Tag über nicht an der Rezeption sitzen, sondern verschiedene andere Aufgaben erledigen. Für Ihre Rezeptionistin ist das großartig – wenn sie beschäftigt ist, vergeht der Tag schneller –, für Besucher ist es jedoch weniger vorteilhaft. Wenn nicht ständig eine Rezeptionistin anwesend ist, müssen Besucher möglicherweise warten, bis sie sich anmelden können, was nicht gerade den besten ersten Eindruck hinterlässt.

Ein elektronisches Besuchermanagementsystem macht die Anwesenheit einer Rezeptionistin überflüssig, um einen guten ersten Eindruck bei Ihren Besuchern zu hinterlassen. Gäste können sich schnell und einfach selbst im System anmelden und werden mit einer freundlichen Begrüßungsnachricht im Gebäude empfangen, auch wenn keine Rezeptionistin anwesend ist.

Zu viele Richtlinien zum Lesen und Ausfüllen

Beim Anmelden muss man nicht immer nur seinen Namen in ein Gästebuch eintragen. Manchmal müssen auch Richtlinien unterzeichnet oder Fragebögen ausgefüllt werden. Das ist eine Menge Papier, das unterschrieben werden muss, was sehr zeitaufwändig sein kann ... noch schlimmer ist es, wenn der Stift leer ist!

Viele Besuchermanagementsysteme bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Besuchern bei der Anmeldung Richtlinien und Fragebögen vorzulegen, was den gesamten Prozess wesentlich reibungsloser und angenehmer macht.

Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten

Wenn Sie immer noch ein Besucherbuch in Papierform verwenden, haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, dass dies einen Verstoß gegen den Datenschutz darstellen könnte? Denken Sie an all die persönlichen Daten, die für jeden sichtbar sind, der sich einträgt oder am offenen Besucherbuch vorbeigeht. Wie oft schauen Sie sich an, wer sich vor Ihnen eingetragen hat, wenn Sie sich in ein Besucherbuch eintragen? Sie sind nicht der Einzige! Und wo werden die Daten gespeichert, wenn das Buch voll ist?

Denken Sie an die DSGVO. Wir sind sicher, dass Sie nicht die nächste Organisation sein möchten, die wegen eines Verstoßes gegen den Datenschutz mit einer hohen Geldstrafe belegt wird. Ein Besuchermanagementsystem ist eine sichere Methode zur Verwaltung der Daten Ihrer Besucher. Neue Besucher, die sich eintragen, können die Daten früherer Besucher nicht einsehen, und Sie können Ihre eigene Aufbewahrungsfrist für Daten festlegen, die mit Ihrer Datenschutzrichtlinie übereinstimmt. Mit einem elektronischen Besuchermanagementsystem lassen sich Daten bei Bedarf auch schneller und einfacher finden.

Besucher bleiben wartend zurück, um zu sehen, wen sie treffen

Sie haben Ihren Schreibtisch verlassen, Ihr Besucher ist angekommen und die Rezeptionistin kann Sie nicht finden. Das kennen wir alle! Aber das ist keine Entschuldigung dafür, Besucher warten zu lassen – Ihre Gäste sollten an erster Stelle stehen

Viele elektronische Besuchermanagementsysteme senden automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail/SMS oder sogar über Ihre internen Kommunikationskanäle wie Slack oder Microsoft Teams an den Gastgeber des Meetings. Sobald Ihr Gast den Anmeldevorgang abgeschlossen hat, erhalten Sie sofort eine Nachricht, damit er nicht zu lange auf Sie warten muss.

Sign In App ist ein intelligentes Besuchermanagementsystem, das häufige Probleme an der Rezeption beseitigt und Ihnen eine moderne, einfache Anmeldelösung bietet. Um mehr über die Funktionen von Sign In App zu erfahren und zu erfahren, wie Sie damit das Besuchererlebnis in Ihrem Unternehmen optimieren können, wenden Sie sich an unser freundliches Team. Rufen Sie uns unter +44 333 016 3551 an oder senden Sie eine E-Mail an: info@signinapp.com.