Erinnern Sie sich noch daran, als ein Bürojob aus einer Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr, Montag bis Freitag, bestand, immer im Büro mit dem gleichen Schreibtisch jeden Tag? Diese Zeiten sind längst vorbei. Heute gibt es hybride Arbeitsplätze, 4-Tage-Wochen, Coworking Spaces, Smart Offices und das sind nur einige der neuen Trendbegriffe, die in letzter Zeit in Blogs und LinkedIn-Umfragen auftauchen. Ein weiteres aktuelles Thema im Bereich Arbeitsplatz ist Hot Desking. Nun könnte man sagen, dass Hot Desking nichts Neues ist, und wir würden dem zustimmen, aber dieses Mal glauben wir, dass es etwas mehr Anklang finden könnte.

Was ist Hot Desking?

Nach einer Definition aus dem Cambridge Dictionary ist Hot Desking (manchmal auch als Hoteling bezeichnet) eine Methode zur Einsparung von Bürofläche, bei der Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch haben und nur dann einen Schreibtisch erhalten, wenn sie ihn benötigen. Hot Desking/Hoteling war früher eher in Coworking-Büros anzutreffen, aber das Konzept wird seit kurzem von immer mehr Unternehmen übernommen, die hybride Arbeitsmodelle einführen, die Kapazität ihrer Standorte verwalten und die Raumeffizienz in ihren Büros maximieren möchten.

Was sind die Vorteile von Hot Desking? Die Einführung des Hoteling-Konzepts in Ihrem Unternehmen kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer viele Vorteile mit sich bringen. Hier sind nur einige der wichtigsten Vorteile:

  • Raumeffizienz
    Hot Desking ist eine großartige Möglichkeit, den Platz in Ihrem Büro wirklich effizient zu nutzen, insbesondere in einer Zeit, in der viele Unternehmen mit reduzierter Kapazität arbeiten oder einen bestimmten Abstand zwischen den Schreibtischen einhalten müssen. Wenn Sie es zusammen mit einer hybriden Arbeitspolitik einführen, werden Sie feststellen, dass Sie wahrscheinlich weniger Schreibtischplätze benötigen (da weniger Mitarbeiter im Büro sind), wodurch Sie Ihren Büroraum offener und geräumiger gestalten oder neue Bereiche wie Pausenbereiche schaffen können.
  • Tapetenwechsel
    Da die Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch mehr haben, können sie jedes Mal, wenn sie im Büro sind, ihren Platz wechseln. An einem Tag möchten sie vielleicht am Fenster sitzen, um während der Arbeit etwas erfrischendes Sonnenlicht zu tanken, an einem anderen Tag möchten sie vielleicht in einer ruhigen Ecke sitzen, um sich wirklich konzentrieren zu können.
  • Verbesserte Zusammenarbeit/Kreativität
    Einfache Dinge wie ein Wechsel des Arbeitsplatzes können Wunder wirken, um Ihre Kreativität anzukurbeln. Ein weiterer großer Vorteil von Hot Desking ist, dass Sie jedes Mal, wenn Sie im Büro sind, neben anderen Kollegen sitzen können, was Ihnen zahlreiche Möglichkeiten für eine verbesserte Zusammenarbeit und Kreativität bietet. Oftmals entstehen die besten kreativen Ideen aus dem Austausch mit Kollegen, die nicht zu Ihrem Team/Ihrer Abteilung gehören.
  • Aufgeräumte Büroräume
    Auf Wiedersehen, Unordnung im Büro! Da nun niemand mehr einen eigenen Schreibtisch hat, kann sich keine Unordnung mehr ansammeln, da Sie keine andere Wahl haben, als jeden Schreibtisch für den nächsten Benutzer aufgeräumt zu halten. Studien haben gezeigt, dass sich in aufgeräumteren Räumen auch die Ausdauer und Aufmerksamkeitsspanne um 167 % verbessern. Es ist also eine Win-Win-Situation – aufgeräumtes Büro, verbesserte Produktivität.

Wie kann man Hot Desking verwalten?

Wenn das Konzept des Hot Desking für Ihr Unternehmen völlig neu ist, gibt es einige Dinge zu beachten, wenn Sie es Ihren Mitarbeitern vorstellen und verwalten, damit es auch weiterhin eine erfolgreiche Strategie für Ihr Unternehmen bleibt.

  • Konnektivität
    Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Büroräume so eingerichtet sind, dass die Schreibtischflächen den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter entsprechen. Überlegen Sie, was sie für die Verbindung benötigen, z. B. WLAN, Telefone, Monitore, Steckdosen usw. Müssen alle Schreibtische über einen Zugang zu diesen Einrichtungen verfügen? Könnten Pausenbereiche telefonfrei sein?
  • Ein Ort zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände
    Da Ihre Mitarbeiter keine Gegenstände mehr an ihrem Schreibtisch zurücklassen werden, sollten Sie sich überlegen, welche Aufbewahrungsmöglichkeiten Sie für ihre persönlichen Gegenstände anbieten können, die sie möglicherweise im Büro lassen möchten. Denken Sie dabei an Schließfächer, Aufbewahrungsboxen, Schubladen usw.
  • Machen Sie Schreibtische oder Räume buchbar
    Eine der besten Möglichkeiten, die Verwaltung von Hot Desking zu vereinfachen, besteht darin, Ihre Mitarbeiter dazu anzuhalten, Schreibtische, Pausenbereiche und Besprechungsräume zu buchen. Mit Spaces von Sign In App können Sie jeden Raum in Ihrem Büro buchbar machen, sodass Ihre Mitarbeiter ihren Platz im Voraus oder unterwegs mit ihrem Smartphone reservieren können.
  • Legen Sie einige Regeln fest
    Sobald Sie das Hot-Desking-/Hoteling-Konzept in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, sollte es eigentlich ganz einfach sein, aber vielleicht möchten Sie ein paar Regeln einführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter es auch einhalten. Nichts Strenges, schließlich handelt es sich um ein flexibles Arbeitskonzept, aber einfache Dinge wie die Verpflichtung, den Arbeitsplatz nach der Nutzung zu reinigen, sollten Sie vom ersten Tag an einführen – insbesondere in der aktuellen Situation.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sign In App Ihnen bei der Verwaltung von Hot Desking in Ihrem Unternehmen helfen kann, oder mehr über unsere Funktion zur Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, Spaces, erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an unser Team. Unser freundliches Kundenservice-Team steht Ihnen per Live-Chat, E-Mail oder Telefon zur Verfügung. Alle Kontaktmöglichkeiten finden Sie hier.