Der Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen hat die Dynamik am Arbeitsplatz revolutioniert. Effektives Zeitmanagement bedeutet heute viel mehr als nur die Zeiterfassung der Mitarbeiter - denken Sie an Projektverfolgung in Echtzeit, flexible Zeitpläne und das Wissen, wann und wo die Mitarbeiter arbeiten.
Herkömmliche Zeiterfassungslösungen sind weitgehend eindimensional, da sie nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter berechnen und sonst wenig. In einem Umfeld, in dem Flexibilität zunehmend geschätzt wird, gibt es keinen Spielraum für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kontrolle und Flexibilität am Arbeitsplatz.
Mit modernen Zeiterfassungstools gestalten vorausschauende Unternehmen ihren Ansatz zur Zeiterfassung jedoch so um, dass sie weniger ein Kontrollinstrument sind, um die Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch zu halten, sondern vielmehr eine Lösung zur Maximierung der Produktivität und zur Stärkung hybrider Teams.
Kernkomponenten einer effektiven Zeiterfassung
1. Die neue Realität der Zeiterfassung
Herkömmliche Zeiterfassungssysteme haben zwar in der Vergangenheit gute Dienste geleistet, wurden aber nicht für hybride Teams oder für die heutige Arbeitsweise entwickelt.
Die Umstellung auf ein System, das sowohl den Anforderungen von Remote- als auch von Vor-Ort-Teams gerecht wird, bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich, u. a. einen geringeren Verwaltungsaufwand für die Manager, so dass letztlich mehr Zeit für höherwertige Aufgaben zur Verfügung steht.
2. Kalkulation der tatsächlichen Kosten
Wenn Altsysteme übernommen werden, um den Anforderungen hybrider Teams gerecht zu werden, ist das Ergebnis eine unübersichtliche, fragmentierte Lösung, die noch mehr Verwaltungsaufwand verursacht.
Es besteht ein großer Unterschied zwischen Einzellösungen und einer einzigen, zweckmäßigen, integrierten Plattform, die von Anfang an auf die Unternehmensziele abgestimmt ist.
Die Implementierung einheitlicher Systeme anstelle fragmentierter Systeme ermöglicht eine nahtlose Datenintegration, eine Rationalisierung der Abläufe und eine Senkung der Gesamtkosten.
3. Einzigartige Herausforderungen in verschiedenen Branchen
Das hybride Workforce Management unterscheidet sich von Branche zu Branche. In der Fertigungsindustrie, im Gesundheitswesen und im Bildungswesen gibt es beispielsweise unterschiedliche Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit und die Zeitplanung, die in den Zeiterfassungssystemen berücksichtigt werden müssen.
Die Zeiterfassung sollte an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen und Branchen angepasst werden können, um alle erforderlichen Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu erfassen.
4. Einhaltung von Vorschriften ohne Einbußen bei der Effizienz
Jedes Unternehmen, das potenziell sensible Informationen von Mitarbeitern oder Besuchern sammelt, muss den höchsten Standard der Datensicherheit einhalten. Angesichts von Vorschriften wie GDPR und bundesstaatlichen Datenschutzgesetzen wie dem CCPA in den USA ist die Einhaltung der Vorschriften nicht verhandelbar.
Die Herausforderung besteht darin, wie Organisationen dies so effizient wie möglich umsetzen können. Eine erschöpfende Datenerfassung um der Einhaltung der Vorschriften willen ist unproduktiv, aber wenn nicht genügend Informationen erfasst werden, besteht die Gefahr, dass die Vorschriften nicht eingehalten werden.
Lösungen für die Zeiterfassung erfassen und schützen nicht nur Daten in ausreichendem Maße, sondern vereinfachen auch die Compliance-Berichterstattung und sorgen für operative Transparenz.
Von der Theorie zur Praxis: Implementierung einer funktionierenden Zeiterfassung
Kingspan ist ein weltweit führender Hersteller von fortschrittlichen Dämmstoff- und Gebäudehüllenlösungen, einschließlich Dämmplatten, Dächern und anderen Produkten.
Die Umgestaltung des Unternehmens durch die Aktualisierung seines alten Zeiterfassungssystems zeigt, welchen Unterschied es macht:
- Der Weg von Kingspan zeigt, wie wichtig skalierbare Lösungen sind. Das Unternehmen wechselte von starren, manuellen Systemen zu flexiblen, cloudbasierten Zeiterfassungsplattformen, die sich an die Entwicklung des Unternehmens und der Belegschaft anpassen.
- Smartphone-basierte Anmeldeoptionen haben die Akzeptanz deutlich erhöht. Die Mitarbeiter können nun von jedem beliebigen Ort aus einchecken und so mühelos mit den Mitarbeitern vor Ort in Verbindung bleiben, was auch die Zeiterfassung und Berichterstattung vereinfacht.
- Wichtig ist, dass Kingspan die digitalen Tools in die bestehende Infrastruktur integriert hat, um Störungen zu minimieren, eine Überholung der Kernsysteme zu vermeiden und eine einheitliche Funktionalität zu gewährleisten.
- Um die Akzeptanz an allen Standorten und in allen Zeitzonen zu erreichen, war ein effektives Änderungsmanagement erforderlich. Die klare Kommunikation von Kingspan, gepaart mit intuitiven Tools, förderte die Akzeptanz in allen Standorten und Abteilungen.
Aus Anwesenheitsdaten werden Entscheidungen
Eine effektive Zeiterfassung geht über die reine Anwesenheitserfassung hinaus. Sie bietet viel tiefere Einblicke und ermöglicht es den Entscheidungsträgern, Prozesse zu rationalisieren und mehr Effizienz zu erreichen.
Mehr als einfache Zeiterfassung
Fortgeschrittene Systeme können detaillierte Daten zu Arbeitsmustern, Teaminteraktionen und Raumnutzung erfassen und so verborgene Erkenntnisse zutage fördern.
Unternehmen können dann fundierte Entscheidungen treffen, um z. B. den Personalbestand und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
Verborgene Muster erkennen
Die Integration von Daten über Teams und Standorte hinweg ermöglicht es Managern, Trends auf hoher Ebene leicht zu erkennen.
Auf diese Weise können Unternehmen die Büroaufteilung optimieren oder Muster in der Teameffizienz erkennen, was zu einer höheren Produktivität und einer besseren Arbeitsplatzkultur führen kann.
Beherrschung der Verwaltung mehrerer Standorte
Zentralisierte Tools sind für Unternehmen, die über mehrere Standorte verteilt sind, unerlässlich. Ein bewährtes Zeiterfassungstool kann heute an allen Standorten eingesetzt werden, auch über Grenzen und Zeitzonen hinweg, so dass die Verwaltung entfernter Teams rationalisiert und effizient gestaltet werden kann.
Datenschutz durch Design
Intelligente Dateneinblicke müssen die Privatsphäre respektieren und die einschlägigen Vorschriften einhalten. Funktionen wie Anonymisierung, rollenbasierter Zugriff und Compliance-Reporting verschaffen Unternehmen die nötigen Einblicke, ohne dabei die Grenzen des Datenschutzes zu verletzen.
Zeiterfassung in Aktion
DieZeit- und Anwesenheitsfunktion von Sign In App vereint das Beste aus Besuchermanagement UND Zeiterfassungstechnologie.
Sie ermöglicht es Unternehmen zu wissen, wann Ihre Mitarbeiter im Einsatz sind, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten. Manager können jedem Mitarbeiter individuelle Arbeitsschichten zuweisen und Abwesenheiten mühelos verwalten.
Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird durch Integrationen, die den Datenfluss automatisieren, effizienter und zuverlässiger.
Erstellung eines Implementierungsfahrplans für Zeiterfassung und Anwesenheit
Der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Implementierung ist ein gut geplanter Fahrplan. Dies sind die Schlüsselelemente, die zu einem reibungslosen Übergang zu einem modernen Zeiterfassungssystem beitragen können:
1. Meilensteine im ersten Monat
Es ist wichtig, die Grundlagen zu schaffen. Durch die Festlegung klarer Ziele, Zeitpläne und funktionsübergreifender Teams wird Ihre Einführung zum Erfolg.
Die ersten Tage und Wochen haben großen Einfluss auf den Gesamterfolg des Zeiterfassungssystems: Durch die Festlegung von Meilensteinen und die Erstellung von Berichten über diese Meilensteine können Unternehmen ihre Dynamik steigern und ihre Teams auf Kurs halten.
2. Aufbau abteilungsübergreifender Unterstützung
Die Unterstützung durch die IT-, Personal- und Betriebsabteilungen gewährleistet die Abstimmung im gesamten Unternehmen. So können Unternehmen ihre eigenen Bedürfnisse und Ziele verstehen, eine Lösung entsprechend anpassen und den Nutzern die Vorteile vermitteln.
Dadurch wird nicht nur das Onboarding rationalisiert, sondern auch die Effektivität des Systems gestärkt, insbesondere wenn es um die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheitsanforderungen geht.
3. Kommunikation mit verschiedenen Mitarbeitergruppen
Ein gut durchdachter Kommunikationsplan fördert das Engagement und die Akzeptanz des Systems. Indem sie sich mit maßgeschneiderten Botschaften an bestimmte Gruppen wenden, können Unternehmen Begeisterung wecken und sicherstellen, dass jeder den Wert des neuen Systems von Anfang an versteht.
4. Festlegen von Erfolgsmaßstäben
Die uralte Frage "Wie sieht Erfolg aus? " trifft hier sicherlich zu.
Die Erfolgskennzahlen sollten den Unternehmenszielen entsprechen, von Produktivitätssteigerungen bis hin zu Kosteneinsparungen. Die Verfolgung dieser Kennzahlen gibt den Unternehmen ein klares Gefühl dafür, ob das neue System erfolgreich ist oder nicht.
5. Proaktive Problemlösung
Nur sehr wenige neue Systeme werden ohne Probleme eingeführt, und es ist wichtig, auf Kinderkrankheiten schnell zu reagieren.
Engagierte Teams für die Problemlösung können alle frühen Probleme angehen, und ein proaktiver Plan mildert die Auswirkungen:
- Teilen Sie die Kontaktdaten der Mitarbeiter des technischen Supports im Voraus mit
- Geben Sie dem technischen Personal klare Prioritäten
- Passen Sie bei Bedarf die Arbeitsbelastung an, damit die einzelnen Mitarbeiter Probleme schnell beheben können.
- Geben Sie neue Prozesse oder Problemlösungen an das gesamte Team weiter, um zu verhindern, dass die Techniker wegen Problemen angerufen werden, die bereits gelöst wurden.
Ein Blick in die Zukunft: Zukunftssichere Zeiterfassung
Unternehmen werden sich im Laufe ihres Wachstums immer wieder verändern, und Zeiterfassungstools sollten in der Lage sein, sich so weiterzuentwickeln, dass sie optimal an das jeweilige Unternehmen angepasst werden können.
Das bedeutet:
- Flexibilität und Skalierbarkeit mit der Möglichkeit, Funktionen hinzuzufügen oder auf neue Standorte zu erweitern
- die Möglichkeit der Integration mit bestehenden Tools, einschließlich Lohnbuchhaltungs- und Projektmanagement-Software, um die Datenverwaltung zu vereinfachen und den Nutzen zu optimieren.
- Berücksichtigung der Arbeitsplatztechnologien von morgen, wie z. B. die Entwicklung von künstlicher Intelligenz (KI), und gleichzeitig Konzentration auf eine echte Produktivitätssteigerung, anstatt nur Trends zu folgen.
- Zukunftssicher sein für sich ändernde Arbeitsmuster, einschließlich unterschiedlicher Modelle hybrider Arbeitsorganisationen.
Werden Sie die Effizienz der Zeiterfassungstechnologie in der Hybrid-Ära meistern?
Die Entwicklung der hybriden Arbeitsformen hat viele Unternehmen dazu veranlasst, die Auswirkungen zu verstehen, insbesondere im Hinblick auf die Effizienz.
Effektive Zeiterfassungslösungen sollten das Herzstück einer jeden hybriden oder standortübergreifenden Produktivitätsstrategie sein. Sie sind moderne Werkzeuge für moderne Arbeitsplätze, die sich an neue Trends und zukünftige Unternehmensentwicklungen anpassen können.
Mit einer effektiven Planung und detaillierten Implementierung können Unternehmen ihre Mitarbeiter und Teams unterstützen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und anderen Geschäftsanforderungen gewährleisten.
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