Angesichts neuer Vorschriften und der Tatsache, dass Gesundheit und Sicherheit heute mehr denn je im Vordergrund stehen, ist es äußerst wichtig, dass Sie über ein nahtloses Besuchermanagement und einen reibungslosen Anmeldeprozess für Mitarbeiter verfügen, unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist und in welcher Branche Sie tätig sind.

In Gebäuden mit mehreren Mietern herrscht aufgrund der Vielzahl von Unternehmen, die im selben Gebäude tätig sind, stets ein reger Personenverkehr. Traditionell kann dies zu langen Warteschlangen an der Rezeption führen, da diese versucht, die Besucher anzumelden und die entsprechende Person zu kontaktieren, die sie besuchen möchten. Wenn dann noch wichtige Dokumente wie Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien unterzeichnet werden müssen, verlängert sich die Wartezeit zusätzlich und Sie stehen vor der Aufgabe, alle Dokumente sicher aufzubewahren. Nicht zu vergessen sind auch die Datenschutzprobleme, die mit der Anmeldung in einem Besucherbuch in Papierform einhergehen.

Ein Besuchermanagementsystem kann Ihnen den Stress und den Zeitaufwand für die Verwaltung des Mitarbeiter- und Besucherflusses in einem Mehrmietergebäude abnehmen und Ihnen eine nahtlose Lösung bieten, mit der Sie lange Warteschlangen reduzieren, die Sicherheit vor Ort gewährleisten und die Gesundheit und Sicherheit verbessern können.

Hier sind nur einige Beispiele, wie ein Besuchermanagementsystem Ihnen helfen kann, die Bewegungen von Mitarbeitern und Besuchern in einem Mehrmietergebäude zu verwalten...

Einfache Datenverwaltung

Verabschieden Sie sich von Unmengen an Papierdokumenten aus Besucheranmeldungen. Eine Lösung für das Besuchermanagement und die Mitarbeiteranmeldung erleichtert das Erfassen der benötigten Daten und deren sichere Speicherung. Noch einfacher ist es, schnell auf Dokumente zuzugreifen, wenn Sie sie benötigen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit beim Ablegen von Papierdokumenten, sondern tragen auch zu einem umweltfreundlicheren Arbeitsplatz bei, indem Sie den Papierverbrauch reduzieren und gleichzeitig den Datenschutz verbessern. Sie können wählen, welche Daten Sie erfassen, wo Sie sie speichern und wie lange Sie sie aufbewahren.

Verbesserung der Gesundheits- und Sicherheitsprozesse

Neben dem Wegfall von Besucherbüchern in Papierform können Sie auch Papierkopien von Gesundheitsfragebögen und wichtigen Standortinformationen wie Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, NDAs usw. einsparen. Mit einer Lösung für das Besuchermanagement und die Mitarbeiteranmeldung können Sie diese Dokumente während des Anmeldevorgangs für Gäste und Mitarbeiter freigeben, damit diese sie ausfüllen oder lesen und bei der Anmeldung akzeptieren können. Als cloudbasierte Lösung können Kopien aller Dokumente automatisch sicher in einem Online-Portal gespeichert werden, auf das Sie bei Bedarf zugreifen können.

Benachrichtigung erhalten

Sie können die zuständige Person im Gebäude nicht erreichen, um ihr mitzuteilen, dass ein Besucher angekommen ist, und vor Ihrer Rezeption bildet sich eine Schlange von Besuchern – ein Albtraum. Ein Besuchermanagementsystem kann dem Gastgeber automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, SMS, Slack oder MS Teams senden, wenn sich sein Besucher anmeldet. So muss Ihre Rezeptionistin nicht mehr versuchen, ihn zu erreichen, die Warteschlangen an Ihrer Rezeption werden verkürzt und das Anmeldeerlebnis für Gäste wird insgesamt verbessert.

Schnelle und einfache Notfall-Evakuierungen

Bislang bedeutete eine Notfall-Evakuierung in Ihrem Mehrmietergebäude möglicherweise, dass mehrere Evakuierungslisten der verschiedenen Unternehmen, die das Gebäude nutzen, zusammengestellt werden mussten. Notfall-Evakuierungen sollten schnell und effizient erfolgen, um die Sicherheit aller Personen vor Ort zu gewährleisten. Mit einem Besuchermanagementsystem erhalten Sie eine zentrale, aktuelle Evakuierungsliste, auf die Sie jederzeit und von überall aus mit jedem internetfähigen Gerät zugreifen können.

Erstellen Sie individuelle Besucherausweise

Besucherausweise sind eine hervorragende Möglichkeit, die Sicherheit in einem Mehrmietergebäude zu verbessern, da Sie sicher sein können, dass jeder, der sich im Gebäude aufhält, zum Betreten des Gebäudes berechtigt ist. Wenn sich Besucher über ein Besuchermanagementsystem anmelden, kann ein Ausweis automatisch über einen angeschlossenen Brother-Drucker ausgedruckt werden. Wenn Sie ein Foto auf dem Ausweis wünschen, können die Besucher aufgefordert werden, ein Foto mit der integrierten Kamera des iPad oder, bei kontaktloser Anmeldung, mit der Kamera ihres Smartphones aufzunehmen.

Hot Desking leicht gemacht

Hot Desking ist ein beliebtes Konzept in Gebäuden mit mehreren Mietern. Ein Besuchermanagementsystem wie Sign In App umfasst eine Lösung für die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, die über dasselbe Portal wie Ihre Besucher- und Mitarbeiteranmeldelösung verwaltet werden kann. Die Möglichkeit, Schreibtische zu buchen, erleichtert die Verwaltung von Hot Desking in einem Gebäude mit mehreren Mietern. Jeder Raum im Gebäude kann buchbar gemacht werden, sei es ein Schreibtisch, ein Besprechungsraum, ein Pausenbereich oder ein Parkplatz, und Buchungen können im Voraus oder am selben Tag über die Smartphone-App vorgenommen werden.

Wenn Sie mehr über die Implementierung einer Besuchermanagement- und Mitarbeiteranmeldelösung in Ihrem Mehrmietergebäude erfahren möchten und wissen möchten, wie Sign In App den Prozess optimieren kann, wenden Sie sich an unser Team! Sie können einen Live-Chat mit einem unserer freundlichen Teammitglieder starten, indem Sie  hier klicken, oder uns unter +44 333 016 3551 anrufen.