Voranmeldungen von Besuchern und Einladungen

Erfassen Sie die richtigen Informationen und bereiten Sie jeden Besucher vor seiner Ankunft vor.

Traditionelle Besuchermanagementsysteme beginnen in der Lobby - Unseres beginnt bei der Einladung. Anhand von Voranmeldung und Einladungen können Sie Informationen erfassen, Angaben bestätigen und erforderliche Schritte abschließen, bevor die Besucher vor Ort eintreffen. Von einfachen Einladungen für Besprechungen bis hin zu strukturierten, mehrstufigen Besucher-Workflows sorgt Sign In App dafür, dass Gastgeber informiert und Besucher vorbereitet sind und dass die Ankunft schnell, planbar und konform erfolgt.

Das Besuchermanagement beginnt nicht erst in der Lobby

In vielen Unternehmen beginnt das Besuchermanagement zu spät:

Gastgeber wissen nicht, wer kommt und wann
Die erforderlichen Informationen werden am Empfang erfasst, was zu Engpässen führt.
Konformitätsprüfungen erfolgen manuell oder inkohärent

Dies verlangsamt die Ankunft und birgt Risiken. Die Voranmeldung ändert das. Die Besucher erledigen die erforderlichen Schritte im Voraus, die Gastgeber wissen, wen sie erwarten, und die Empfangsteams sind vorbereitet. Probleme werden frühzeitig angesprochen, nicht erst an der Rezeption.

Stärkere Sicherheit. Reibungslosere Ankunft.

Flexible Registrierung

Registrieren Sie Besucher vorab über ein Webportal, eine mobile App oder eine Outlook-Integration - was immer für Ihr Team am besten geeignet ist.

Professionelle Einladungen

Verschicken Sie individuelle Einladungen mit Kalenderlinks und einem personalisierten QR-Code, mit der Möglichkeit, alle Inhalte in die gewünschte Sprache zu übersetzen.

Intelligentes Ereignis- und Sicherheitsmanagement

Laden Sie Gästelisten hoch, verwalten Sie Gruppenanmeldungen, Genehmigungen oder Vorabkontrollen für sichere Standorte an - alles an einem Ort.

Sichtbarkeit in Echtzeit und schnelle Eingabe

Verfolgen Sie Besucher, planen Sie Stoßzeiten und ermöglichen Sie eine QR-Sofortanmeldung, um die Überlastung der Lobby zu reduzieren und die Sicherheit zu erhöhen.

Verbesserte Voranmeldungsfunktionen

Anmeldeportal

Ermöglichen Sie Ihren Besuchern eine reibungslose, moderne Ankunft, indem Sie die Vorregistrierung, das Hochladen von Dokumenten und das Onboarding bereits vor dem Eintreffen erledigen. Die Anmeldung geht schneller, die Warteschlangen verschwinden und die Empfangsteams gewinnen Zeit  – ohne die Kontrolle zu verlieren.

Terminplanung

Jeder verpasste Termin kostet Zeit und Geld. Sign In App automatisiert Terminerinnerungen und einfaches Umbuchen, um die Anzahl der No‑Shows um bis zu 90 % zu reduzieren. Erstellen Sie in wenigen Minuten individuelle Buchungsseiten und maßgeschneiderte Nachrichten. Die Gäste buchen, verschieben und verwalten ihre eigenen Termine, wodurch sich der Verwaltungsaufwand verringert und Zeitpläne eingehalten werden.

API-Einbindung

Stellen Sie eine nahtlose Verbindung zu Ihren bestehenden Systemen – wie HR-Plattformen, Zugangskontrolle oder Identitätsanbieter – her, um jeden Schritt des Besucherzyklus zu automatisieren und zu vereinheitlichen, von der Vorregistrierung bis zur Berichterstattung nach dem Besuch.

Vorregistrierungen für komplexe Arbeitsabläufe

Risikobasierte Vorregistrierungs-Workflows

Automatisieren Sie das Hochladen von Dokumenten, die Bestätigung von Richtlinien und die mehrstufige Genehmigung auf der Grundlage von Besuchertyp, Standort oder Risikostufe, um zu gewährleisten, dass Besucher mit hohem Risiko vor ihrer Ankunft geprüft werden.

Zentralisierte Einhaltung und Durchsetzung von Richtlinien

Standortübergreifende Anwendung systemweiter Regeln mit Flexibilität für lokale Ausnahmen. Sorgen Sie für Kohärenz, erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und stellen Sie sicher, dass jeder Besucher die erforderlichen Schritte vor seiner Ankunft erledigt.

Erweiterte Einblicke & Anomalieerkennung

Nutzen Sie Echtzeit-Analysen und Risikobewertungen während der Vorregistrierung, um ungewöhnliche Muster zu erkennen, Trends zu überwachen und die Betriebsbereitschaft kontinuierlich zu verbessern.

Umfassende Vorbereitung - Von der Einladung bis zur Ankunft

Eingeladener oder geplanter Besucher
Voranmeldung abgeschlossen
Erforderliche Informationen und erfasste Dokumente
Genehmigungen und Prüfungen abgeschlossen; Zugangskontrollberechtigungen bereitgestellt
Der Besucher wird erwartet, ist freigegeben und bereit, sich anzumelden.

Passend für jede Organisation

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Kleine Unternehmen

Einfache Einladungen und schnelle Ankünfte.

Verschicken Sie Einladungen mit QR-Codes
Erfassen Sie im Voraus grundlegende Besucherdaten
Verringern Sie Warteschlangen am Empfang ohne zusätzliche Komplexität

Teams an mehreren Standorten

Einheitliche Voranmeldung mit lokaler Flexibilität.

Anwendung gemeinsamer Besucherregeln unter Berücksichtigung lokaler Nuancen
Zentrale Verwaltung von Gruppenbesuchen und Veranstaltungen
Standortübergreifende Aufrechterhaltung der Sichtbarkeit

Hoch vertrauenswürdige Umgebungen

Strengere Kontrollen vor der Ankunft.

Erfordern Bescheinigungen, Dokumente oder Genehmigungen
Weiterleitung von Besuchen mit höherem Risiko an die Compliance-Teams zur Überprüfung
Führung vollständiger, vertretbarer Besuchsaufzeichnungen

Öffentlicher Sektor und Bildung

Vorbereitung der Besucher auf die Sicherheitsmaßnahmen.

Erfassen der erforderlichen Informationen vor der Ankunft
Verwaltung großer Gruppen und wiederkehrender Besuche
Führung prüfbereiter Aufzeichnungen, die den Richtlinien entsprechen.

Entlasten Sie Ihr Verwaltungsteam mit professionellen Voranmeldungen

Verringern von Verzögerungen, Beseitigen von Unsicherheiten und Gewährleistung einer reibungslosen, professionellen Ankunft jedes Besuchers.

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Häufig gestellte Fragen

Durch die Überprüfung der Besucher schon vor der Ankunft erhöht die Voranmeldung die Sicherheit. Genehmigungs-Workflows, ID-Kontrollen und Compliance-Bescheinigungen stellen sicher, dass nur befugte Gäste an Ihre Eingangstür kommen.

Ja. Mit unserem Anmeldeportal können Besucher Methoden einsehen, Dokumente hochladen und Bescheinigungen vor ihrer Ankunft ausfüllen - das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für Compliance.

Gastgeber können eigene, mehrsprachige E-Mail-Einladungen mit benutzerdefinierten Nachrichten, Kalenderlinks und QR-Codes zur sofortigen Anmeldung verschicken.

Ja. Sie können den Massen-Upload über .csv-Datei nutzen, um mehrere Gäste auf einmal zu registrieren, ideal für Schulungen, Tage der offenen Tür oder Firmenveranstaltungen.

Die Voranmeldung ist in allen Sign In App-Verträgen enthalten, während erweiterte Planungs- und Workflow-Optionen erst ab einem bestimmten Level verfügbar sind.