Green Templeton College, University of Oxford

Green Templeton College es una comunidad de graduados en el corazón de la Universidad de Oxford y se esfuerza por lograr su compromiso con la excelencia académica. Reúne a estudiantes, académicos y profesionales con un enfoque particular en negocios, administración, ciencias de la salud y ciencias sociales. Con más de 650 estudiantes y 80 empleados universitarios, así como numerosos proveedores y visitantes potencialmente en el sitio en cualquier momento, Green Templeton College quería abordar el bienestar y la seguridad de la comunidad mediante la modernización de su gestión de visitantes dentro del entorno tradicional de Oxford.

A pesar de su amplia gama de alojamientos e instalaciones, Green Templeton College no contaba con un sistema de gestión de visitantes, lo que provocaba una serie de desafíos, como la visibilidad de los contratistas en el lugar, el personal y los miembros presentes en todo el campus. Como tal, el Colegio estaba buscando implementar un sistema optimizado y seguro para realizar un seguimiento de todo el personal en el sitio y eliminar la oportunidad de que cualquiera pueda acceder a las instalaciones del Colegio, lo que pudiera representar una preocupación para los que permanecen en el campus. Daniel Cooper, gerente de alojamiento residencial, Green Templeton College comenta:

Daniel Cooper, gerente de alojamiento residencial, Green Templeton College comenta: “Cuando comencé en el puesto de Lodge Manager, me sorprendió mucho que no hubiera disponible una solución estricta de administración de visitantes, por lo que era mi prioridad implementar una solución sólida lo antes posible. Mi deber como cuidador del Colegio es imperativo que la variedad de personas que acceden a las instalaciones permanezcan siempre seguras y protegidas. La solución que nos aporta la aplicación Sign In App proporciona una manera perfecta para que la universidad administre a todos, permitiéndoles registar entrada y salida a través del portal ubicado en la recepción o más facilimente descargando la aplicación, asegurando que todos - independientemente que sean estudiantes, personal o visitantes - se adhieran a los mismos protocolos.“

Inicialmente, Green Templeton College implementó Sign In App principalmente para tener controlado el paradero de los estudiantes y el personal cuando se trataba de simulacros de incendio de rutina, para saber si estaban registrados en el edificio o no. Anteriormente, no había forma de controlar de manera rápida y precisa cuántas personas había en el campus, por lo que era una rutina revisar todos los pasillos y salas comunes para ejercicio potencialmente peligroso en caso de un incidente real."

Con el inicio de Covid-19, Green Templeton College implementó requisitos y controles más estrictos, que se basaron en el uso de Sign In App de una manera inteligente y sólida para garantizar que se cumplieran las regulaciones dentro del entorno general. De manera rápida y eficiente el Colegio pudo implementar un sistema de seguimiento y rastreo, añadiendo en el registro de entrada un cuestionario de salud , manteniendo el virus a raya. En tiempo real, el colegio puede utilizar la variedad de paneles y registros visuales para ver quién ha registrado entrada y salida - muy útil en caso de evacuación en caso de incendio. Además, la administración tiene la oportunidad de profundizar a un nivel más preciso y ver las respuestas individuales de los cuestionarios y puede marcar cualquier resultado que pueda ser una preocupación, como por ejemplo si alguien declara algún síntoma Covid-19.

Otra área de implementación en que Sign In App ha generado información es la supervisión de quién accede a las instalaciones de salud y gimnasio, lo que permite que la universidad sepa quién es un usuario habitual o quién las visita por primera vez. El uso del sistema aquí elimina la necesidad de cualquier papeleo y se asegura de que los estudiantes que usan el equipo de gimnasia se hayan adherido a las reglas de exención y gimnasia antes de su uso.

Cooper continúa: _“El mayor obstáculo fue lograr que la alta gerencia aceptara este cambio, ya que tenían temores iniciales al cambiar a un sistema basado en la tecnología, pensando que podría ser abrumador y se cuestionó si podría manejarse adecuadamente. Como pude explicar los beneficios de implementar un sistema de gestión de visitantes y la multitud de problemas que superaría, cualquier duda se resolvió al instante y la herramienta se implantó rápidamente.

Colectivamente dentro Green Templeton College, hemos establecido altos estándares y muchas otras instalaciones están considerando implementarlo, lo cual es bueno de escuchar. En mi opinión, las conclusiones clave son lo versátil que puede ser todo el sistema, el nivel de funcionalidad y la generación de informes lo que resulta útil para mi puesto; estos requisitos de generación de informes se han exacerbado de manera comprensible durante la Covid-19 y garantizan que la seguridad sea lo primero.”_

Dan Harding, cofundador y director ejecutivo de Sign In App comenta: “A pesar de las dificultades que el año pasado ha presentado al sector educativo, ha sido muy bueno trabajar con instituciones como Green Templeton College que están abordando estos desafíos de cara. Con nuestra innovadora applicación, apta para cualquier industria y mercado, los visitantes, o en este caso principalmente los estudiantes y el personal, pueden registar entrada y salida con solo tocar un botón, lo que garantiza que se priorice la seguridad y el bienestar. Sin lugar a dudas, la Covid-19 ha acelerado nuestro mapa de ruta de productos y es evidente que nuestra applicación se adapta a las necesidades cambiantes de todos: tales como su flexibilidad para que Green Templeton College muestre cuestionarios de detección relacionados con la salud, la fuerza laboral híbrida o la gestión de visitantes a las instalaciones y el alojamiento.”

Cooper concluye: “Para nosotros, el mayor logro de Sign In App ha sido la proactividad mostrada de su personal dentro de los distintos equipos, desde Ventas hasta Incorporación. Siempre son accesibles, dispuestos a responder cualquier pregunta o sugerencia que tengo, felices de escuchar mis ideas como usuario y de como se puede mejorar la herramienta.”

“En pocas palabras, Sign In App fue transformadora para el College antes de la Covid-19, pero sería imposible imaginar no tenerla durante y después de la pandemia. Recomendaría encarecidamente que otras instituciones educativas la adoptaran." Orgullosos de contar con la confianza de escuelas, colegios, universidades y fideicomisos de todo el mundo.”