Nombre: OneSchool Global
Sector: Educación
Tamaño: Más de 8000 estudiantes, más de 120 campus y más de 2000 empleados y voluntarios
Ubicación: 20 países, entre ellos Estados Unidos, Reino Unido y Australia
Número de sitios usando Sign In App: ~70 y lanzando más
OneSchool Global opera 125 campus en 20 países, atendiendo a más de 9000 estudiantes con el apoyo de más de 2000 empleados y voluntarios. Con una presencia global tan extensa, mantener protocolos de seguridad coherentes suponía un reto importante, especialmente en la región de Norteamérica, que abarca 36 campus repartidos por Estados Unidos, Canadá y el Caribe.
«Nuestro equipo directivo global y nuestras aseguradoras nos han exigido que mejoremos la precisión y la fiabilidad de nuestros protocolos para visitantes», explica Jonathan, director regional de operaciones de OneSchool Global. «Con tantos visitantes y voluntarios, necesitábamos un sistema que nos garantizara saber quién se encuentra en las instalaciones en todo momento, lo que repercute positivamente en la seguridad de todos los que se encuentran en el campus».
El desafío
OneSchool Global se enfrentaba a retos de seguridad únicos debido a su gran dependencia de los voluntarios. Solo en la región de Norteamérica, cuenta con 21 campus en Estados Unidos, 11 en Canadá y 4 en el Caribe, con el apoyo de 275 empleados y más de 1500 voluntarios habituales. Este elevado volumen de tráfico en los campus generaba importantes problemas de seguridad.
«Nuestro sistema escolar ha dependido durante mucho tiempo de los voluntarios que acuden a la escuela cada día», señala Jonathan. El gran número de visitantes diarios dificultaba el mantenimiento de registros precisos de quién se encontraba en el campus en un momento dado.
Los métodos manuales de registro que utilizaban anteriormente resultaban inadecuados. Algunos campus utilizaban cordones identificativos de colores para designar la condición de visitante, pero este sistema era fácil de burlar. «Es muy fácil olvidarse de que lo llevas puesto, subir al coche y llegar a mitad de camino a casa antes de acordarte de devolverlo», explica Jonathan. «Entonces ya es demasiado tarde y has comprometido todo el sistema».
El sistema de registro en papel presentaba sus propios problemas. «El registro en papel era imposible de auditar», afirma Elizabeth, asistente ejecutiva de OneSchool Global. Sin registros digitales, el seguimiento del historial de visitantes o la generación de informes con fines de cumplimiento normativo se convirtió en un proceso lento y propenso a errores.
Además, los requisitos de los seguros y las normas de seguridad exigían mejores sistemas de seguimiento. Dado que las escuelas se enfrentan a normas de cumplimiento más estrictas, OneSchool Global necesitaba una solución que satisfaciera a las compañías de seguros y, al mismo tiempo, mantuviera un entorno acogedor para su indispensable personal voluntario.
La solución
Tras evaluar sus necesidades, OneSchool Global implementó la aplicación Sign In App en todos sus campus. Adoptaron un enfoque metódico para su implantación, comenzando con un programa piloto para identificar y abordar los posibles retos antes de la implementación completa.
«Una lección clave que aprendimos es la importancia de poner a prueba la iniciativa, especialmente cuando se trabaja en varios campus», explica Elizabeth. « La implementación de un programa piloto primero permite identificar y abordar los posibles retos antes del lanzamiento a gran escala, lo que garantiza una experiencia más fluida para nuestros usuarios finales».
Para la implementación, instalaron iPads en las áreas de recepción de cada campus, conectados a impresoras de tarjetas de identificación. El sistema se configuró para precargar a todo el personal y los voluntarios aprobados en la aplicación por grupos, lo que agilizó y facilitó el registro. Los administradores locales de cada campus recibieron formación sobre cómo gestionar el sistema, al tiempo que se mantenía un control centralizado para garantizar la coherencia.
El proceso de configuración técnica se centró en crear una experiencia fácil de usar. «Tuvimos en cuenta los comentarios de los padres sobre la altura del soporte», señala Elizabeth. «El primer soporte que teníamos no les gustaba mucho. Así que decidimos cambiarlo». Esta atención al detalle ayudó a crear una primera impresión positiva entre los visitantes.
La comunicación fue clave para el éxito de la adopción. OneSchool Global se aseguró de explicar el «porqué» del nuevo sistema a su comunidad de voluntarios. «Nos aseguramos de comunicar el porqué y, por supuesto, todo el mundo está contento de saber que nuestros campus son lugares más seguros gracias a ello», afirma Jonathan.
Resultados y beneficios
La implementación de Sign In App transformó la gestión de visitantes en todos los campus de OneSchool Global. La base de datos centralizada facilitó el registro a los visitantes habituales, como Jonathan, que viaja con frecuencia entre los distintos campus. «Sin duda, es mucho más fiable que el antiguo sistema de lápiz y papel», señala. «Sea cual sea el campus que visite en todo el continente norteamericano, solo tengo que escribir las primeras letras de mi nombre y aparece en la pantalla. Así de sencillo».
En cuanto a la seguridad del campus, el nuevo sistema proporcionó una tranquilidad muy necesaria. «Para mí, personalmente, como principal responsable de la seguridad de nuestro personal y nuestros alumnos, es realmente estupendo saber que no hay nadie en el campus sin acompañante que no haya sido previamente controlado», explica Jonathan.
La solución también agilizó el proceso de aprobación de voluntarios. Elizabeth detalla su flujo de trabajo: «Después de que los voluntarios firman su acuerdo y completan la formación sobre seguridad infantil, realizamos una verificación de antecedentes. Cada mes, añadimos a estos voluntarios aprobados a la aplicación de registro, lo que facilita su registro y nos ayuda a mantener un buen historial».
Las capacidades de recopilación de datos y generación de informes han mejorado significativamente su capacidad para cumplir con los requisitos de los seguros. «Muchas de nuestras pólizas de seguro nos exigen que contemos con una seguridad sólida para los voluntarios y visitantes, por lo que utilizamos las herramientas de generación de informes de Sign In App para proporcionar registros claros de todas las personas que se encuentran en el campus», afirma Elizabeth. «Esto nos ayuda a responder a las preguntas de nuestras aseguradoras cada año cuando renovamos las pólizas».
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