Una guía práctica para gerentes de instalaciones, propiedades y experiencia laboral que navegan la complejidad de los espacios comerciales compartidos.
Gestionar un edificio con múltiples inquilinos puede ser complejo. Múltiples organizaciones, diferentes políticas y un flujo constante de personas —empleados, visitantes, contratistas, repartidores— que comparten las mismas entradas y salidas. Sin visibilidad ni consistencia, las operaciones rutinarias pueden volverse caóticas.
Al mismo tiempo, las expectativas de experiencia están aumentando. Los visitantes y los inquilinos desean procesos de registro sin interrupciones. Los equipos de cumplimiento necesitan registros listos para auditorías. La dirección espera seguridad, eficiencia y pruebas de que las operaciones están bajo control.
Pero, ¿cómo se puede ofrecer una experiencia fluida y al mismo tiempo una seguridad robusta frente a los desafíos de gestionar edificios con múltiples inquilinos? Ahí es donde entra en juego un sistema digital de gestión de visitantes (VMS).
Esta guía detallada muestra cómo implementar una solución digital de gestión de visitantes que aumenta la seguridad, refuerza la conformidad y simplifica la coordinación entre todos los inquilinos y sitios.
En este blog:
- Por qué la gestión de visitantes es importante en edificios con múltiples inquilinos
- 10 formas de crear una experiencia de visitante conectada y conforme
- Lista de verificación para una implementación rápida
- El futuro de los edificios inteligentes
Por qué la gestión de visitantes es importante en edificios con múltiples inquilinos
Cuando varias empresas comparten el mismo edificio, los riesgos y las responsabilidades se multiplican. Cada inquilino tiene su propio personal, medidas de seguridad y procedimientos, pero todos dependen de la misma recepción, sistemas de emergencia e infraestructura compartida.
Sin un enfoque unificado, las brechas en seguridad, cumplimiento y comunicación aparecen rápidamente.
Aquí hay 6 razones por las que una estrategia inteligente de gestión de visitantes es importante en edificios con múltiples inquilinos:
- Seguridad y responsabilidad
- Cumplimiento normativo
- Experiencia consistente
- Eficiencia operativa
- Gestión de emergencias y seguridad
- Percepción del inquilino y de la marca
1. Seguridad y responsabilidad
Incluso si los inquilinos gestionan a sus propios visitantes, los propietarios del edificio siguen siendo responsables de la seguridad general. Un registro digital centralizado crea una fuente única de información, asegurando que solo ingresen personas autorizadas y que todos puedan ser localizados en tiempo real en caso de emergencia.
2. Cumplimiento normativo
Los distintos inquilinos a menudo operan bajo marcos regulatorios diferentes, desde códigos locales de incendios y normas industriales hasta leyes globales de protección de datos como GDPR, CCPA o HIPAA. Un sistema unificado basado en la nube almacena de manera segura registros y firmas de visitantes verificables, manteniendo a cada inquilino listo para auditorías. Cada inquilino puede configurar y mostrar sus propias políticas, términos y condiciones, NDA o acuerdos de visitantes durante el registro, garantizando que los visitantes solo vean lo relevante para la organización que están visitando.
Esta flexibilidad permite, por ejemplo, que un proveedor de salud muestre políticas relacionadas con HIPAA, mientras que una institución financiera en el mismo edificio presenta su propia documentación de cumplimiento, todo gestionado de manera fluida en una única plataforma centralizada.
Los visitantes no deberían enfrentarse a procesos de registro diferentes ni tener que registrarse dos veces en cada piso. Una plataforma compartida de gestión de visitantes asegura que, una vez que un visitante se registra en la recepción, quede automaticamente registrado para la ubicación o el inquilino que visita. Esto crea una bienvenida fluida, consistente y profesional, que refleja el estándar colectivo de excelencia del edificio.
4. Eficiencia operativa
Los registros en papel, hojas de cálculo y sistemas aislados consumen tiempo y recursos. Una solución digital única automatiza los registros, notificaciones e informes, reduciendo el tiempo administrativo y mejorando la precisión de los datos.
5. Gestión de emergencias y seguridad
In a shared building, emergencies demand coordination and clarity. When tenants operate independently, it can take time to confirm who’s inside. A centralized visitor management system provides real-time visibility across all tenants and sites, showing exactly who’s on-site and where they last checked in.
During evacuations or drills, live, mobile-accessible evacuation lists in the Sign In App Companion App help teams account for everyone in moments, not minutes.
En un edificio compartido, las emergencias requieren coordinación y claridad. Cuando los inquilinos operan de manera independiente, puede tomar tiempo confirmar quién está dentro. Un sistema centralizado de gestión de visitantes proporciona visibilidad en tiempo real de todos los inquilinos y sitios, mostrando exactamente quién está en el edificio y dónde se registró por última vez.
Durante evacuaciones o simulacros, las listas de evacuación en vivo y accesibles desde dispositivos móviles en la Sign In App Companion ayudan a los equipos a verificar la presencia de todos en segundos, no en minutos.
6. Tenant and brand perception
Un edificio que funciona de manera eficiente y recibe a los visitantes con profesionalismo refleja positivamente a cada inquilino. Con Sign In App, esa primera impresión se vuelve fácil y fluida, combinando registro sin contacto, experiencias de check-in personalizadas con la marca y credenciales de visitante configurables, todo en un proceso integrado.
Cada inquilino puede mostrar su propia identidad visual y políticas dentro del mismo sistema seguro, mientras que los administradores del edificio mantienen una experiencia unificada y de alto estándar. Las integraciones con Microsoft Teams, Slack y SSO aseguran que notificaciones, permisos y actualizaciones lleguen automáticamente a las personas correctas.
La gestión de visitantes en un entorno multi-inquilino no se trata solo de conveniencia. Se trata de crear un ecosistema conectado y conforme, donde todos operan con confianza.
10 formas de crear una experiencia de visitante conectada y conforme
Una guía paso a paso para estandarizar la seguridad, el cumplimiento y la experiencia de todos los inquilinos de su edificio.
Paso 1: Comprender los desafíos
En un edificio compartido, la gestión de visitantes no se trata solo de los registros; es cuestión de coordinación entre múltiples organizaciones.
Los desafíos comunes incluyen:
- Filas largas en recepciones compartidas
- Notificaciones a los anfitriones perdidas o retrasadas
- Formularios en papel que generan riesgos de datos
- Visibilidad limitada de quién está presente en el sitio
- El costo oculto de los procesos manuales
El costo oculto de los procesos manuales
Los sistemas manuales cuestan más que tiempo; generan vulnerabilidades. Los equipos de instalaciones pierden horas cada semana buscando registros de visitantes, conciliando registros de entrada o elaborando informes de cumplimiento.
Esas ineficiencias pueden convertirse en amenazas reales para la seguridad cuando los procedimientos de emergencia dependen de datos precisos y en tiempo real.
Reconocer estas brechas es el primer paso para construir un lugar de trabajo más seguro e inteligente.
Paso 2: Centralizar sin comprometer
Un sistema de gestión de visitantes basado en la nube integra a todos los inquilinos en una única plataforma segura. Cada organización mantiene su propia identidad visual y políticas, mientras que todos se benefician de procesos estandarizados y auditables.
Con un sistema digital implementado, puedes:
- Estandarizar con flexibilidad: Configura flujos de trabajo para diferentes organizaciones o tipos de visitantes, manteniendo un sistema unificado para seguridad, informes y gestión de datos.
- Habilitar acceso basado en roles: Define quién puede ver y gestionar los datos de visitantes de cada organización, garantizando confidencialidad y responsabilidad.
- Integrar de manera fluida: Conéctate con Microsoft Teams, Google Workspace, Slack y herramientas SSO para operaciones coordinadas.
- Unificar la gestión de cumplimiento: Almacena y gestiona políticas, NDA y acuerdos de visitantes de forma centralizada, pero muestra el documento correcto al visitante adecuado, cada vez.
Un sistema como Sign In App te permite comenzar de manera sencilla y escalar sin problemas.
Paso 3: Hacer que la conformidad sea sencilla
Los formularios en papel y la entrada manual de datos generan inconsistencias. Un flujo de trabajo digital fomenta la disciplina. Cada tipo de visitante —contratista, invitado, mensajero— recibe el formulario correcto, las políticas adecuadas y un registro instantáneo.
Tu equipo de cumplimiento puede:
- Personalizar formularios digitales para distintos tipos de visitantes
- Capturar firmas electrónicas para NDA, políticas de seguridad o acuerdos de confidencialidad
- Registrar y almacenar automáticamente los registros de cumplimiento (AWS, GDPR, ISO 27001)
Durante las auditorías, recuperar los registros de visitantes y las políticas firmadas toma segundos, no días.
Paso 4: Convertir la seguridad en certeza
En edificios con múltiples inquilinos, la gestión de emergencias depende de la coordinación y la claridad. Cuando cada inquilino opera de forma independiente, las emergencias pueden volverse caóticas rápidamente.
Un sistema centralizado de gestión de visitantes mantiene a todos alineados con datos en tiempo real:
- Visibilidad en tiempo real de todas las personas presentes en el sitio
- Listas de evacuación en vivo accesibles desde dispositivos móviles
- Conteo instantáneo durante simulacros o incidentes
Cuando cada segundo cuenta, estos datos ahorran tiempo y salvan vidas. Los equipos de instalaciones y seguridad pueden verificar quién está presente en cuestión de momentos, reduciendo la confusión y asegurando el cumplimiento.
Paso 5: Automatizar notificaciones y fortalecer la comunicación
Se acabaron las llamadas de “¿Ya llegó mi invitado?”. Un sistema digital de gestión de visitantes envía notificaciones automáticas a los anfitriones por correo electrónico, SMS o Microsoft Teams en el momento en que un visitante se registra, permitiendo que la recepción se concentre en la hospitalidad y no en buscar personas.
Esto significa que:
- Los visitantes no se quedan esperando en el lobby
- Los anfitriones saben de inmediato cuándo llegan sus invitados
- La recepción puede enfocarse en la hospitalidad en lugar de perseguir personas
La automatización mejora la capacidad de respuesta y ofrece una experiencia de visitante más fluida.
Paso 6: Hacer la seguridad visible
En entornos compartidos donde operan múltiples inquilinos y contratistas, los badges digitales o impresos son más que simples identificaciones: son prueba de autorización, asegurando que todos los presentes en el sitio estén verificados y sean visibles.
Los badges pueden incluir:
- Nombre del visitante y empresa
- Nombre del anfitrión
- Foto de identificación
- Nivel de acceso y tiempo de expiración
Consejo de integración: La integración con tarjetas/fobs RFID puede permitir un registro fluido para los empleados.
Paso 7: Simplificar la gestión de espacios
La gestión de visitantes no se detiene en el lobby. Las salas de reuniones compartidas, escritorios flexibles y plazas de estacionamiento forman parte del mismo ecosistema.
Al integrar la reserva de espacios de trabajo en su sistema de gestión de visitantes, puedes:
- Reservar salas o escritorios con anticipación
- Monitorear la disponibilidad en tiempo real
- Coordinar la gestión de visitantes y espacios de trabajo
Un sistema único para gestionar a tus personas, políticas y lugares.
Paso 8: Transformar los datos de visitantes en inteligencia operativa
Cada registro de visitante constituye un punto de datos, pero la mayoría de los edificios nunca aprovechan esa información. Un sistema moderno de gestión de visitantes convierte la actividad diaria en información operativa.
En lugar de adivinar cuándo se llena el lobby o dónde se produce un fallo de cumplimiento, puedes obtener esos insights al instante.
Utiliza tableros en tiempo real y reportes automatizados para:
- Identificar horarios y tendencias de mayor afluencia de visitantes
- Automatizar tareas recurrentes, como la elaboración de informes
- Destacar riesgos de cumplimiento mediante análisis de datos
Estos insights ayudan a que los equipos de instalaciones pasen de un enfoque reactivo a uno proactivo, mejorando la seguridad, la eficiencia y la satisfacción de los inquilinos.
Paso 9: Estandarizar y escalar
Una vez que su proceso de visitantes funciona correctamente para un inquilino, extiéndelo a todo el edificio. Un sistema compartido ofrece a cada organización el mismo estándar de seguridad y cumplimiento, mientras permite que cada una personalice la experiencia según su personal y políticas.
Utilice sus datos para refinar el rendimiento y crear consistencia en todo el edificio:
Indicadores clave a seguir:
- Tiempo promedio de registro
- Volumen de visitantes por inquilino
- Tasa de no presentación
- Tiempos de respuesta
- Tipos de visitantes más comunes
¿El resultado? Un edificio que funciona como un ecosistema conectado, donde cada inquilino se beneficia de la misma seguridad, eficiencia y responsabilidad, sin sacrificar su independencia.
Paso 10: Crear un lugar de trabajo conectado y preparado para el futuro
La gestión moderna de visitantes va más allá de la eficiencia; fomenta la conexión.
Cuando los inquilinos, empleados y visitantes experimentan un proceso seguro, consistente y acogedor, todos se benefician.
El sistema adecuado apoya la sostenibilidad, mejora la reputación de la marca y ayuda a que los edificios funcionen como un ecosistema conectado e integrado.
Resultados esperados:
- Reducción de la carga administrativa
- Mayor cumplimiento y preparación para auditorías
- Experiencia unificada para todos los inquilinos y sitios
Un edificio conectado no solo es más seguro, sino también más inteligente, productivo y valioso.
Lista de verificación para una implementación rápida
La implementación no necesita ser compleja; solo debe ser clara, coherente y colaborativa
El futuro de los edificios inteligentes
A medida que los lugares de trabajo continúan evolucionando, las expectativas de los visitantes también cambian. La próxima generación de edificios inteligentes conectará la gestión de visitantes, el control de accesos y la automatización, creando entornos fluídos y seguros donde la conveniencia se encuentra con el cumplimiento.
Para los líderes de operaciones e instalaciones, implementar un sistema digital de gestión de visitantes no solo se trata de eficiencia, sino de construir la base del futuro del trabajo.
Sign In App está diseñado específicamente para entornos multi-inquilino, combinando flexibilidad con seguridad y cumplimiento a nivel empresarial, sin complejidad. Con funcionalidades como Single Sign-On (SSO), permisos basados en roles y registros automatizados de entrada y evacuación, los inquilinos mantienen control total, visibilidad completa y tranquilidad.
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