Con el regreso de los empleados y visitantes, y tras haber aprendido muchas lecciones de la pandemia, las organizaciones han estado rediseñando sus lugares de trabajo para hacer un uso más inteligente del espacio. Estamos viendo la introducción de puestos de trabajo compartidos, zonas de descanso modernas y originales, salas de reuniones y mucho más. Como resultado, muchas organizaciones han recurrido a soluciones de reserva de escritorios para ayudarles a gestionar estos cambios en su espacio de trabajo.
Las aplicaciones de reserva de escritorios permiten a las organizaciones introducir y gestionar políticas de escritorios compartidos/hoteling, ya que permiten a los empleados reservar un espacio, ya sea un escritorio, una sala de reuniones o una zona de descanso, el mismo día o con antelación. En este momento hay muchas soluciones en el mercado, así que...
¿Cómo elegir la mejor aplicación para reservar escritorios?
Probablemente se haya encontrado en este blog porque está pensando en introducir el hot desking o desea mejorar su actual proceso de reserva de escritorios. A continuación, le indicamos algunos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de elegir la mejor aplicación de reserva de escritorios para su organización:
1. ¿Qué necesita que haga?
Lo primero es lo primero: ¿qué necesita que haga su solución de reserva de escritorios? Ninguna organización es igual, por lo que la mejor solución de reserva de escritorios para su organización dependerá de sus requisitos específicos.
- ¿Le gustaría que los empleados pudieran reservar con antelación o simplemente necesita que reserven un escritorio cuando lleguen?
- ¿Cómo quiere que los empleados hagan las reservas? ¿A través de un sistema en tu oficina, una aplicación móvil en su smartphone o una aplicación web en su ordenador?
2. ¿Se puede reservar cualquier cosa?
A partir de lo que necesitas que haga, también debes considerar qué quieres que se pueda reservar en tu oficina. Como se mencionó anteriormente, muchas organizaciones están introduciendo aplicaciones de reserva de escritorios para ayudarles a optimizar el uso de su espacio de oficina. ¿Solo necesitas poder reservar escritorios o también te resultaría útil poder reservar salas de reuniones, áreas de descanso y plazas de aparcamiento?
3. ¿Se puede añadir información adicional a los espacios reservables?
¿Solo algunos escritorios de la oficina tienen teléfono? ¿Algunos tienen monitor? Este tipo de información adicional puede ser muy útil para ayudar a los empleados a elegir dónde quieren o necesitan sentarse en función del equipo que necesiten. Algunas soluciones de reserva de escritorios se permiten personalizar esta información para que pueda añadir las notas que desee, por ejemplo, «junto a una ventana» o «junto a un radiador».
4. ¿Se puede probar gratis?
La mejor aplicación de reserva de escritorios te ofrecerá una prueba gratuita sin compromiso para que pueda probarla y ver si se adapta a las necesidades de su organización. Compare la duración de la prueba gratuita de cada empresa y lo que incluye. ¿Tiene acceso completo a todas las funciones y al servicio de asistencia? ¿Tiene que proporcionar información de pago para acceder a la prueba gratuita?
5. ¿Cuál es el coste?
Ha finalizado la prueba gratuita y está listo para contratar una suscripción completa, ¿cuánto le va a costar? El coste puede ser un factor decisivo a la hora de elegir un software de reserva de escritorios, y cada solución puede tener una estructura de precios completamente diferente. Algunas aplicaciones cobran por sitio, otras por escritorio, otras por empleado y algunas pueden añadir un coste por espacios adicionales, como salas de reuniones.
Por eso le sugerimos que elija una aplicación con una estructura de precios sencilla y transparente (sin costes ocultos). Por ejemplo, la mejor aplicación de reserva de escritorios para usted podría tener un coste anual sencillo por sitio, que ofrezca reservas ilimitadas para todos los espacios.
6. ¿Es fácil de implementar y utilizar?
¿Puede configurar el software usted mismo o requiere una configuración in situ? ¿Cuánto tiempo se tarda en configurarlo y empezar a utilizar la solución? Una vez configurado, ¿es fácil para los empleados empezar a reservar escritorios o se requiere alguna formación?
7. ¿Podría implementarlo con otras soluciones de gestión del lugar de trabajo?
Hoy en día, existen soluciones digitales para optimizar todas las áreas de la gestión del lugar de trabajo. La gestión de visitantes y el registro de empleados son especialmente habituales en diversos sectores para optimizar la gestión del personal in situ y mejorar los procesos de salud y seguridad. ¿La empresa que está investigando para encontrar la mejor aplicación de reserva de escritorios también ofrece soluciones para el registro de visitantes y empleados? ¿Podría todo ello incluirse en una única suscripción y gestionarse desde un único portal?
¿Ha pensado en Spaces? Spaces es nuestro complemento flexible para escritorios y salas de reuniones para Sign In App y es perfecto para gestionar la reducción de la capacidad del sitio o reevaluar cómo utiliza su espacio de oficina, lo que le permite introducir fácilmente el hot desking. No hay costosos honorarios de consultoría y puede empezar a utilizarlo en cuestión de minutos. Además, ofrecemos una prueba gratuita de 15 días que incluye nuestras soluciones de gestión de visitantes y registro de empleados. ¿Listo para empezar? Comience su prueba aquí o, si desea obtener más información, póngase en contacto con el equipo.