El cambio a modelos de trabajo híbridos ha revolucionado la dinámica del lugar de trabajo. Ahora, gestionar el tiempo de forma eficaz significa mucho más que controlar las horas de los empleados: piense en el seguimiento de proyectos en tiempo real, en horarios flexibles y en saber cuándo o dónde trabajan las personas.
Las soluciones tradicionales de control del tiempo son en gran medida unidimensionales, en el sentido de que calculan las horas de trabajo del personal y poco más. No hay espacio para equilibrar el control y la flexibilidad en el lugar de trabajo en un entorno en el que cada vez se valora más la flexibilidad.
Sin embargo, con las herramientas modernas de control del tiempo, las organizaciones con visión de futuro están reconfigurando su enfoque del control del tiempo de forma que deje de ser una herramienta policial para mantener al personal en sus puestos de trabajo y se convierta en una solución para maximizar la productividad y potenciar los equipos híbridos.
Componentes básicos de un control horario eficaz
1. La nueva realidad del control horario
Aunque los sistemas tradicionales de control horario han sido muy útiles para las organizaciones, no se desarrollaron pensando en los equipos híbridos ni en la forma en que muchos de nosotros trabajamos hoy en día.
El cambio a un sistema que satisfaga tanto las necesidades remotas como las presenciales desbloquea una amplia gama de ventajas, incluida la reducción de la carga administrativa de los directivos, lo que en última instancia libera tiempo para tareas de mayor valor.
2. Calcular el coste real
Cuando se adoptan sistemas heredados para satisfacer las necesidades de equipos híbridos, el resultado es una solución desordenada y fragmentada que genera aún más administración.
Hay una gran diferencia entre las soluciones fragmentarias y una plataforma única, integrada y adaptada a las necesidades que se alinea con los objetivos empresariales desde el principio.
Implementar sistemas unificados en lugar de fragmentados permite una integración de datos perfecta, agilizando las operaciones y reduciendo los costes generales.
3. Desafíos únicos en los distintos sectores
La gestión de mano de obra híbrida difiere entre sectores. Por ejemplo, los sectores de la fabricación, la sanidad y la educación se enfrentan a requisitos únicos de cumplimiento, seguridad y programación que deben reflejarse en sus sistemas de control horario.
El control del tiempo debe poder adaptarse a las necesidades específicas de las organizaciones y los sectores, capturando todos los flujos de trabajo necesarios de la forma más eficiente posible.
4. Cumplir la normativa sin sacrificar la eficiencia
Cualquier empresa que recopile información potencialmente sensible del personal o los visitantes debe adherirse al estándar más alto de seguridad de datos. Con normativas como el GDPR y leyes de privacidad específicas de cada estado, como la CCPA en Estados Unidos, el cumplimiento no es negociable.
El reto es cómo pueden hacerlo las organizaciones de la forma más eficiente posible. La recopilación exhaustiva de datos en aras del cumplimiento es improductiva, pero si no se captura suficiente información se corre el riesgo de incumplir la normativa.
Las soluciones de control del tiempo no sólo recopilan y protegen los datos lo suficiente, sino que también simplifican la elaboración de informes de cumplimiento, proporcionando transparencia operativa.
De la teoría a la práctica: Implantación del control horario que funciona
Kingspan es líder mundial en la fabricación de soluciones avanzadas de aislamiento y revestimiento de edificios, incluidos paneles aislantes, cubiertas y otros productos.
La transformación de la empresa mediante la actualización de su antiguo sistema de control horario demuestra la diferencia que supone:
- La trayectoria de Kingspan pone de manifiesto la necesidad crítica de soluciones escalables. Pasaron de sistemas manuales rígidos a plataformas flexibles de control horario basadas en la nube que se adaptan a su negocio y a su plantilla a medida que evolucionan.
- Las opciones de registro a través del teléfono inteligente aumentaron considerablemente los índices de adopción. Ahora el personal puede registrarse desde cualquier lugar, lo que facilita la conexión entre los trabajadores remotos y los que trabajan in situ, lo que también simplifica el control del tiempo y la elaboración de informes.
- Y lo que es más importante, la integración de las herramientas digitales en la infraestructura existente de Kingspan redujo al mínimo las interrupciones, evitando la revisión de los sistemas centrales y garantizando una funcionalidad coherente.
- Conseguir la aceptación en distintos lugares y zonas horarias exigía una gestión eficaz del cambio. La comunicación clara de Kingspan, junto con herramientas intuitivas, fomentó la adopción en todas las ubicaciones y departamentos.
Convertir los datos de asistencia en decisiones
Un control eficaz del tiempo va más allá del registro de la asistencia. Proporciona una visión mucho más profunda, permitiendo a los responsables de la toma de decisiones racionalizar los procesos y lograr una mayor eficiencia.
Más allá del control horario básico
Los sistemas avanzados pueden recopilar datos detallados sobre los patrones de trabajo, las interacciones en equipo y el uso del espacio, revelando información oculta.
De este modo, las empresas pueden tomar decisiones informadas para optimizar aspectos como la dotación de personal y la asignación de recursos.
Identificar patrones ocultos
La integración de datos de equipos y ubicaciones permite a los directivos reconocer fácilmente tendencias de alto nivel.
Esto permite a las organizaciones optimizar la distribución de las oficinas o detectar patrones en la eficiencia de los equipos, lo que puede aumentar la productividad y mejorar la cultura del lugar de trabajo.
Dominar la gestión multisede
Las herramientas centralizadas son esenciales para las empresas que tienen varias sedes. Hoy en día, una herramienta de control horario basada en las mejores prácticas puede aplicarse a todas las sedes, incluso más allá de las fronteras y las zonas horarias, lo que agiliza y hace más eficiente la gestión de equipos remotos.
Privacidad por diseño
El conocimiento inteligente de los datos debe respetar la privacidad y cumplir la normativa pertinente. Funciones como la anonimización, el acceso basado en funciones y los informes de cumplimiento proporcionan a las empresas la información que necesitan respetando los límites de la privacidad.
Seguimiento del tiempo en acción
Lafunción de control de presencia de Sign In App reúne lo mejor de la gestión de visitas y de la tecnología de control horario.
Permite a las empresas saber cuándo trabajan sus empleados, incluso cuando lo hacen a distancia. Los gestores pueden asignar turnos de trabajo personalizados a cada empleado y gestionar las ausencias sin esfuerzo.
También hace que las nóminas sean más eficientes y fiables con integraciones que automatizan el flujo de datos.
Creación de una hoja de ruta para la implantación del control del tiempo y la asistencia
La clave del éxito de cualquier implantación es una hoja de ruta bien planificada. Estos son los elementos clave que pueden ayudar a garantizar una transición sin problemas a un sistema de control horario moderno:
1. Hitos del primer mes
Es esencial sentar las bases. Establecer objetivos claros, plazos y equipos interfuncionales contribuirá al éxito de la implantación.
Los primeros días y semanas influyen enormemente en el éxito general del sistema de control horario: crear hitos e informar sobre ellos permite a las organizaciones tomar impulso y mantener a los equipos en el buen camino.
2. Conseguir el apoyo de todos los departamentos
Obtener el apoyo de los departamentos de TI, RR.HH. y Operaciones garantiza la alineación de toda la organización. Permite a las empresas comprender sus propias necesidades y objetivos, personalizar una solución que se ajuste a ellos y comunicar las ventajas a los usuarios.
Esto no sólo agiliza la incorporación, sino que refuerza la eficacia del sistema, especialmente a la hora de abordar las necesidades de cumplimiento y seguridad.
3. Comunicarse con diversos grupos de empleados
Un plan de comunicación completo fomenta el compromiso y la aceptación. Al dirigirse a grupos específicos con mensajes a medida, las empresas pueden generar entusiasmo y asegurarse de que todos entienden el valor del nuevo sistema desde el principio.
4. Establecer parámetros de éxito
La vieja pregunta de "¿cómo es el éxito? " se aplica sin duda a este caso.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben corresponderse con los objetivos de la empresa, desde la mejora de la productividad hasta el ahorro de costes. El seguimiento de estas métricas da a las empresas una idea clara de si el nuevo sistema está funcionando o no.
5. Resolución proactiva de problemas
Muy pocos sistemas nuevos se implantan sin que surjan problemas en el camino, y es importante responder a los problemas iniciales con rapidez.
Los equipos dedicados a la resolución de problemas pueden hacer frente a las primeras dificultades, y un plan proactivo mitiga los impactos:
- Comparta de antemano los datos de contacto del personal de asistencia técnica.
- Establezca prioridades claras para el personal técnico.
- Ajustar las cargas de trabajo si es necesario para que puedan resolver los problemas con rapidez.
- Comparta los nuevos procesos o soluciones con el resto del equipo para evitar llamadas técnicas sobre problemas que ya se han resuelto.
Mirar hacia el futuro: Seguimiento del tiempo preparado para el futuro
Las empresas siempre cambiarán a medida que crezcan, y las herramientas de control del tiempo deben poder evolucionar para seguir siendo óptimas para cualquier tipo de organización.
Esto significa
- Ser flexibles y escalables, con capacidad para añadir funciones o expandirse a nuevas ubicaciones.
- Tener la capacidad de integrarse con las herramientas existentes, incluido el software de gestión de nóminas y proyectos, para simplificar la gestión de datos y optimizar los beneficios.
- Adoptar la tecnología del futuro en el lugar de trabajo, como el desarrollo de la IA, al tiempo que se centra en mejorar realmente la productividad en lugar de limitarse a seguir las tendencias.
- Prepararse para los cambios en los modelos de trabajo, incluidos los distintos modelos de organizaciones de trabajo híbridas.
¿Dominará la eficiencia de la tecnología de control de presencia en la era híbrida?
La evolución del trabajo híbrido ha hecho que muchas organizaciones se apresuren a comprender sus implicaciones, sobre todo en lo que respecta a la eficiencia.
Las soluciones eficaces de control horario deben ser el núcleo de cualquier estrategia de productividad híbrida o multisede. Son herramientas modernas para lugares de trabajo modernos, con capacidad para adaptarse a las nuevas tendencias, así como a la futura evolución de la empresa.
Con una planificación eficaz y una implantación detallada, las organizaciones pueden capacitar al personal y a los equipos, al tiempo que gestionan el cumplimiento y otros requisitos empresariales.
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