La seguridad no comienza en la planta de producción. Comienza en la puerta principal, y demasiados fabricantes siguen abriendo la puerta equivocada.
Las hojas de registro obsoletas y los breves de seguridad inconsistentes generan riesgos innecesarios, ineficiencia y exposición durante las auditorías. Los sistemas digitales de gestión de visitantes (VMS) cierran esas brechas rápidamente. Con un VMS, los fabricantes pueden estandarizar el acceso al sitio, agilizar los controles de seguridad y reforzar el cumplimiento en todas las instalaciones, sin añadir complejidad.
En este blog:
El costo oculto de los procesos de fabricación inconsistentes
Cada sitio funciona de manera diferente, pero cuando los procedimientos de seguridad y registro varían de una planta a otra, el cumplimiento se convierte en un objetivo cambiante.
Sin un proceso consistente, como un sistema digital de gestión de visitantes, estos son algunos de los desafíos que enfrentan los fabricantes:
- Los datos de los procesos manuales se pierden
- Los auditores se enfrentan a procesos diferentes en cada sitio
- Los contratistas omiten breves de seguridad o BPF (CGMP) críticos
¿Le resulta familiar? Esa inconsistencia aumenta los costos, debilita los programas de seguridad y socava la confianza durante las auditorías. En la fabricación, la consistencia no es solo un extra deseable, es fundamental. Un sistema digital de gestión de visitantes hace que esa consistencia sea sencilla de lograr.
El papel de un sistema de gestión de visitantes en el sector manufacturero
Con demasiada frecuencia, los fabricantes piensan que deben elegir entre un cumplimiento estricto y operaciones fluidas. Pero esto está lejos de la realidad. La gestión digital de visitantes automatiza cada paso, antes, durante y después de cada visita, manteniendo las instalaciones en cumplimiento y asegurando que cada visitante, empleado y contratista tenga una experiencia de registro sin interrupciones.
Estas son algunas de las principales funciones de las que se benefician los fabricantes:
- Pre-registro: Los visitantes y contratistas completan los breves de seguridad y firman las políticas requeridas antes de llegar.
- Registro inteligente: Los quioscos en el sitio emiten credenciales, verifican la identidad y notifican a los anfitriones al instante. Se ofrecen opciones de registro sin contacto para minimizar los cuellos de botella.
- Registro automático de datos: Cada interacción se guarda digitalmente, creando una pista de auditoría confiable y de acceso rápido cuando se necesite.
- Gestión sencilla de múltiples sitios: ¿La clave de la consistencia? Una solución fácil de estandarizar y desplegar en todos los sitios; aquí es donde la gestión digital de visitantes destaca.
- Mejora de la seguridad en el sitio: Evacuaciones de emergencia, gestión de políticas, escaneo de identificación: la lista es interminable.
Como señala ASIS International, la gestión de visitantes es “una parte fundamental de la madurez de la seguridad física”. No se trata solo del registro de visitantes, sino de la prueba de que sus sistemas están bajo control.
Examinemos más de cerca los beneficios de la gestión de visitantes en el sector manufacturero.
Beneficios de un sistema de gestión de visitantes en la fabricación
1. Fortalecer la seguridad y el cumplimiento
El Health and Safety Executive (HSE) del Reino Unido destaca que mantener un registro en tiempo real de todas las personas presentes en el sitio es esencial, no solo para emergencias, sino también para demostrar control durante las auditorías.
Para los fabricantes de alimentos, bebidas y productos farmacéuticos, el acceso de los visitantes es crucial para la protección alimentaria y el cumplimiento normativo. La gestión digital de visitantes respalda estos estándares al:
- Rastrear a cada visitante, contratista y auditor en múltiples instalaciones
- Integrar los breves de seguridad y BPF (CGMP) en el proceso de registro
- Almacenar de manera segura los formularios de confirmación para acceder a ellos de inmediato durante las auditorías
Con funciones de seguridad y cumplimiento, los datos de visitantes y contratistas se centralizan, lo que facilita demostrar el cumplimiento en todos los sitios cuando llegan los inspectores.
2. Una experiencia fluida para todos en la planta de producción
Un sistema sólido de gestión de visitantes no solo cumple con los requisitos de cumplimiento, sino que también mejora las operaciones diarias de sus sitios.
- La recopilación de informes para los auditores es rápida y sencilla
- Los contratistas pasan menos tiempo esperando y más tiempo trabajando
- Los equipos de EHS obtienen visibilidad sin la carga de papeleo
- Los gerentes saben en tiempo real quién está en el sitio, dónde y por qué
Tener un control más sólido no debe significar un trabajo más lento. Con un software inteligente de gestión de visitantes, seguridad, eficiencia y responsabilidad trabajan juntos para mantener el ritmo de producción constante.
3. Simplicidad lista para usar, diseñada para la escala de la manufactura
La mayoría de las veces, los despliegues complejos no son lo que buscan las instalaciones de fabricación. Necesitan sistemas que funcionen desde el primer día, fáciles de implementar, sencillos de usar y preparados para escalar a medida que crecen.
Los sistemas de gestión de visitantes como Sign In App están diseñados para escalar y estandarizarse en sitios globales, al mismo tiempo que ofrecen flexibilidad local. Algunas funciones clave para sitios manufactureros con múltiples ubicaciones incluyen:
- Seguimiento centralizado de visitantes en todas las instalaciones
- Integraciones con SSO, Outlook y Google Workspace
- Aprobación de políticas, impresión de credenciales y videos de seguridad en un solo lugar
Sin configuraciones complejas. Sin capacitación interminable. Solo una plataforma de gestión de visitantes lista para usar, diseñada para el ritmo de la manufactura moderna.
4. Información basada en datos que impulsa la acción
Un sistema digital de gestión de visitantes le proporciona información que le ayuda a reforzar el cumplimiento sin ralentizar las operaciones.
Algunas de las informaciones que puede obtener incluyen:
- Actividad de registro de visitantes, empleados y contratistas
- Instalaciones y áreas más concurridas
- Notificaciones cuando se identifica a personas como un riesgo
- Horas trabajadas por empleados y contratistas
Cada dato e informe reduce riesgos, ahorra tiempo y mantiene sus operaciones funcionando sin problemas.
Conclusiones principales
La gestión de visitantes para los fabricantes no se trata solo de los registros. Se trata de crear operaciones más seguras, inteligentes y consistentes, donde el cumplimiento, la calidad y la eficiencia trabajen juntos.
Descubra cómo los principales fabricantes están cerrando rápidamente las brechas de cumplimiento en nuestro seminario web El costo oculto de la inconsistencia en la fabricación y aprenda cómo la estandarización de la gestión de visitantes fortalece la seguridad, el cumplimiento y la productividad en todos los sitios.