Registro previos e invitaciones

Recopilar la información adecuada y preparar a cada visitante antes de su llegada

La mayor parte de la gestión de visitantes empieza en el vestíbulo; la nuestra, en la invitación. El registro previo y las invitaciones le permiten recopilar información, confirmar detalles y completar los pasos necesarios antes de que nadie llegue al lugar. Desde simples invitaciones a reuniones hasta flujos de trabajo estructurados de varios pasos para visitantes, Sign In App garantiza que los anfitriones estén informados, que los visitantes estén preparados y que las llegadas sean rápidas, predecibles y conformes.

La gestión de visitantes no empieza en el vestíbulo

En muchas organizaciones, la gestión de visitantes empieza demasiado tarde:

Los anfitriones no saben quién llega ni cuándo
La información requerida se recoge en la recepción, lo que crea cuellos de botella
Los controles de cumplimiento se realizan manualmente o de forma incoherente

Esto ralentiza las llegadas e introduce riesgos. El registro previo cambia esa situación. Los visitantes realizan los pasos necesarios con antelación, los anfitriones saben a quién esperar y los equipos de recepción están preparados. Los problemas se detectan pronto, no en la recepción.

Más seguridad. Llegadas más fluidas.

Registro flexible

Registre previamente a los visitantes a través del portal web, la aplicación móvil o la integración con Outlook: lo que mejor se adapte a su equipo.

Invitaciones de marca

Envíe invitaciones personalizadas con enlaces al calendario y un código QR personalizado, con la opción de traducir todo el contenido a su idioma.

Gestión más inteligente de eventos y seguridad

Cargue listas de invitados, gestione inscripciones de grupos, aprobaciones y comprobaciones previas para emplazamientos seguros, todo en un mismo lugar.

Visibilidad en tiempo real y acceso rápido

Realice un seguimiento de los visitantes, prevea los periodos de mayor afluencia y permita el inicio de sesión instantáneo mediante QR para reducir la congestión del vestíbulo y mejorar la seguridad.

Mayor capacidad de registro previo

Portal de registro

Ofrezca a los visitantes una llegada moderna y fluida con el registro previo, la carga de documentos y la incorporación antes de que lleguen. Los registros de llegada son más rápidos, las colas desaparecen y los equipos de recepción recuperan el tiempo, —sin sacrificar el control—.

Programación de citas

Cada cita perdida cuesta tiempo y dinero. Sign In App automatiza los recordatorios y facilita la reprogramación para reducir las ausencias hasta en un 90 %. Cree páginas de reserva personalizadas y mensajes a medida en cuestión de minutos. Los visitantes reservan, reprograman y gestionan sus citas, reduciendo el trabajo administrativo y manteniendo la programación al día.

Integración API

Conéctese sin problemas a los sistemas existentes, como plataformas de RR. HH., control de acceso o proveedores de identidad, para automatizar y unificar cada paso del ciclo de vida del visitante, desde el registro previo hasta los informes posteriores a la visita.

Registros previos de visitantes creados para flujos de trabajo complejos

Flujos de trabajo de registro previo basados en el riesgo

Automatizar la carga de documentos, la certificación de políticas y las aprobaciones en varias fases en función del tipo de visitante, la ubicación o el nivel de riesgo, asegurando que las visitas de alto riesgo se examinen de forma segura antes de la llegada.

Cumplimiento y aplicación de políticas centralizados

Aplique las normas de todo el sistema en varios centros con flexibilidad para las excepciones locales. Mantenga la coherencia, cumpla las exigencias normativas y asegúrese de que cada visitante complete los pasos requeridos antes de su llegada.

Información anticipada y detección de anomalías

Aproveche los análisis en tiempo real y las evaluaciones de riesgo durante el registro previo para identificar patrones inusuales, supervisar tendencias y mejorar continuamente la preparación operativa.

Totalmente preparados, desde la invitación hasta la llegada

Visitante invitado o programado
Registro previo completado
Información requerida y documentos recopilados
Autorizaciones y comprobaciones completadas; credenciales de control de acceso proporcionadas
El visitante llega esperado, aprobado y listo para registrarse

Diseñado para cada organización

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Pequeñas empresas

Invitaciones sencillas y llegadas rápidas.

Enviar invitaciones de marca con códigos QR
Recopilar de antemano los datos básicos del visitante
Reducir las colas en recepción sin mayor complejidad

Equipos multiemplazamientos

Registro previo coherente con flexibilidad local.

Aplicación de normas de visita compartidas, permitiendo al mismo tiempo matices locales
Gestión centralizada de visitas de grupos y eventos
Mantenimiento de la visibilidad en todos los emplazamientos

Entornos de alta confianza

Controles más estrictos antes de la llegada.

Exigir certificados, documentos o aprobaciones
Remitir las visitas de mayor riesgo a los equipos de cumplimiento para su revisión
Mantener registros de visitas completos y defendibles

Sector público y educación

Preparación de los visitantes para la salvaguardia.

Recopilación de la información necesaria antes de la llegada
Gestión de grandes grupos y visitas periódicas
Mantenimiento de registros listos para la auditoría de acuerdo con la política

Libere a su equipo administrativo con registro previos profesionales

Reduzca los retrasos, elimine la incertidumbre y ofrezca a cada visitante una llegada fluida y profesional.

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Preguntas frecuentes

Al verificar a los visitantes antes de que lleguen, el registro previo mejora la seguridad. Los flujos de trabajo de aprobación, las comprobaciones de identidad y los certificados de cumplimiento garantizan que solo los invitados autorizados lleguen a su puerta principal.

Sí. Con nuestro portal de registro, los visitantes pueden revisar las políticas, cargar documentos y cumplimentar los certificados antes de su llegada, lo que les ahorra tiempo a la vez que garantiza el cumplimiento de la normativa.

Los anfitriones pueden enviar invitaciones por correo electrónico en varios idiomas con mensajes personalizados, enlaces al calendario y códigos QR para registrarse al instante.

Sí. Utilice la carga masiva para registrar a varios invitados a la vez, ideal para sesiones de formación, jornadas de puertas abiertas o eventos corporativos.

El registro previo y las invitaciones están incluidos en la mayoría de los planes de Sign In App, con opciones avanzadas de programación y flujo de trabajo disponibles en los niveles superiores.