Le Derby College adopte Sign In App pour sa solution de gestion des visiteurs

Le Derby College Group (DCG) est l'un des principaux établissements d'enseignement supérieur du Royaume-Uni. Il accueille chaque année environ 20 000 étudiants dans quatre établissements ultramodernes, de l'enseignement de l'hôtellerie et de la restauration au Roundhouse aux laboratoires scientifiques de haute technologie du Joseph Wright Centre et au centre équestre de Broomfield Hall.

Avec 20 000 étudiants et un volume élevé de personnel et de visiteurs dans les collèges, la sécurité est un facteur important pour DCG. Chaque personne doit afficher son identification à tout moment, et si quelqu'un n'affiche pas son badge sur le site, la politique standard est de l'interpeller immédiatement. Le DCG avait donc besoin d'une solution technologique qui permettrait non seulement de gérer efficacement l'enregistrement des visiteurs, mais aussi de fournir un système de secours aux étudiants au cas où ils oublieraient de présenter leur pièce d'identité.

Alex Holmes, Services informatiques, Derby College, commente : “En plus d'imprimer des badges d'identification pour les visiteurs, nous émettons également des cartes d'identification pour chaque étudiant et membre du personnel, mais dans le cas où quelqu'un oublie sa carte d'identité, ce qui arrive régulièrement lorsqu'il s'agit d'étudiants, nous avons toujours besoin d'un moyen de fournir une identification temporaire afin qu'ils puissent se promener sur le campus en toute sécurité. La solution de Sign In App nous permet de gérer efficacement les visiteurs et les étudiants, qui peuvent s'identifier via le portail, imprimer un badge d'identification avec leur photo et se déplacer librement sur le site.”

Auparavant, le groupe utilisait un système de gestion des visiteurs, mais il incombait toujours au personnel de la réception de s'assurer que chaque personne enregistrait l'entrée et la sortie de l'établissement, et que ses coordonnées étaient correctement saisies. De plus, l'ancien système d'enregistrement ne pouvait traiter qu'une seule personne à la fois, ce qui pouvait entraîner des files d'attente à la réception. Grâce à la solution Sign In App, plusieurs personnes peuvent être traitées à leur arrivée, car le principal établissement dispose de deux portails iPad.

Alex poursuit : “Nous avons examiné une poignée de fournisseurs, mais la solution de Sign In App a été la première que nous avons présentée et nous avons immédiatement constaté à quel point elle était simple à utiliser et à quel point le système était élégant - il crée une excellente première impression pour les visiteurs. Il est également intuitif, donc facile à utiliser même pour quelqu'un qui n'est pas familier avec la technologie, contrairement à d'autres alternatives qui peuvent vraiment compliquer le processus.”

Le DCG a également tenu compte de la rapidité et de la facilité avec lesquelles les dossiers du personnel pouvaient être mis à jour. Le système précédent exigeait un téléchargement manuel, où les entrées devaient être saisies une à une. Naturellement, dans un lieu de travail où le nombre d'employés et d'étudiants est élevé, cette opération peut prendre beaucoup de temps. La possibilité de télécharger des données en masse via une feuille de calcul est donc un processus beaucoup plus rationnel à gérer pour le personnel.

La sécurité est également un facteur important pour DCG. Ainsi, au lieu de se fier à un carnet d'enregistrement des visiteurs en papier et en stylo peu fiable, l'application fournit une vue unique de tout le personnel présent sur le site. En cas d'urgence, le responsable des pompiers peut instantanément consulter la liste complète des personnes présentes dans le bâtiment en se connectant à un portail en ligne à partir de n'importe quel appareil mobile, ce qui élimine le risque de laisser quelqu'un sans nouvelles.

DCG a également été proactif en suggérant des idées de fonctionnalités supplémentaires pour l'application, afin d'améliorer l'expérience des visiteurs et de permettre l'affichage d'avis aux visiteurs. Par exemple, le Collège avait besoin d'une fonction où, selon le type de visiteur sur le campus (entrepreneur, étudiant ou visiteur), différents termes et conditions devaient être signés pour couvrir des politiques telles que l'interdiction de fumer sur le site ou les procédures d'alarme incendie. Pour rationaliser ce processus, l'équipe de Sign In App a rapidement ajouté une fonction de groupe au système pour permettre l'affichage de différents avis en fonction de la catégorie de personnes.

Dan Harding, directeur de Sign In App, commente : “Ce fut une expérience formidable de travailler avec l'équipe de DCG pour fournir une solution qui réponde pleinement à leurs besoins - non seulement en fournissant un système de gestion des visiteurs rationalisé, mais aussi en répondant à leurs besoins en matière de badges pour les étudiants. Nous sommes impatients de travailler davantage avec le groupe pour mettre en œuvre des fonctionnalités supplémentaires - telles que rendre l'application accessible aux personnes souffrant d'un handicap visuel - qui seront également déployées à l'ensemble de notre base de clients afin que chaque client puisse utiliser les nouvelles fonctionnalités.”

Alex conclut : “L'équipe de Sign In App s'est surpassée en incorporant rapidement de nouvelles idées de fonctions, souvent en l'espace de quelques jours, ce qui a été une expérience rafraîchissante ; nous avons donc été très impressionnés par les niveaux de service à la clientèle. Depuis la mise en œuvre de la solution Sign In App, nous n'avons reçu que des éloges de la part de nos collègues, des étudiants et des visiteurs du site, qui l'ont trouvée incroyablement conviviale. Elle a révolutionné nos processus de gestion des visiteurs et des étudiants.”