Avec le retour des employés et des visiteurs et les nombreuses leçons tirées de la pandémie, les organisations ont repensé leurs lieux de travail afin d'optimiser l'utilisation de leur espace. Nous assistons à l'introduction du hot desking, d'espaces de détente sympas et originaux, de salles de réunion modulables, etc. En conséquence, de nombreuses organisations se sont tournées vers des solutions de réservation de bureaux pour les aider à gérer ces changements dans leur espace de travail.
Les applications de réservation de bureaux permettent aux organisations de mettre en place et de gérer des politiques de bureaux partagés/d'hôtel en permettant aux employés de réserver un espace, qu'il s'agisse d'un bureau, d'une salle de réunion ou d'un espace de détente, le jour même ou à l'avance. Il existe actuellement de nombreuses solutions sur le marché, donc...
Comment choisir la meilleure application de réservation de bureau ?
Vous vous retrouvez probablement sur ce blog parce que vous envisagez d'introduire le hot desking ou que vous souhaitez améliorer votre processus actuel de réservation de bureaux. Voici quelques éléments à prendre en compte pour choisir la meilleure application de réservation de bureaux pour votre organisation :
1. Que souhaitez-vous qu'il fasse ?
Tout d'abord, que devez-vous attendre de votre solution de réservation de bureaux ? Chaque organisation est unique ; la solution de réservation de bureaux la mieux adaptée à votre organisation dépendra donc de vos besoins spécifiques.
- Souhaitez-vous que vos employés puissent réserver à l'avance ou préférez-vous qu'ils réservent simplement un bureau à leur arrivée ?
- Comment souhaitez-vous que vos employés effectuent leurs réservations ? Sur un système dans votre bureau / une application mobile sur leur smartphone / une application web sur leur ordinateur ?
2. Pouvez-vous rendre n'importe quoi réservable ?
En plus de déterminer ce dont vous avez besoin, vous devez également réfléchir à ce que vous souhaitez pouvoir réserver dans votre bureau. Comme mentionné précédemment, de nombreuses organisations mettent en place des applications de réservation de bureaux afin d'optimiser l'utilisation de leur espace de travail. Avez-vous simplement besoin de pouvoir réserver des bureaux ou serait-il également utile de pouvoir réserver des salles de réunion, des espaces de détente et des places de parking ?
3. Pouvez-vous ajouter des informations supplémentaires aux espaces réservables ?
Seuls certains bureaux du bureau sont-ils équipés d'un téléphone ? Certains sont-ils équipés d'un écran ? Il peut être très utile d'ajouter ce type d'informations supplémentaires pour aider les employés à choisir où ils veulent/doivent s'asseoir en fonction du matériel dont ils ont besoin. Certaines solutions de réservation de bureaux vous permettent de personnaliser ces informations afin que vous puissiez ajouter les remarques de votre choix, par exemple « près d'une fenêtre » ou « près d'un radiateur ».
4. Pouvez-vous l'essayer gratuitement ?
La meilleure application de réservation de bureaux vous offrira un essai gratuit sans engagement afin que vous puissiez la tester et voir si elle répond aux besoins de votre organisation. Comparez la durée de l'essai gratuit proposé par chaque entreprise et ce qui est inclus dans cet essai. Avez-vous accès à toutes les fonctionnalités et à l'assistance ? Devez-vous fournir des informations de paiement pour accéder à l'essai gratuit ?
5. Quel est le coût ?
Vous avez terminé la période d'essai gratuit et vous êtes prêt à souscrire un abonnement complet. Combien cela va-t-il vous coûter ? Le coût peut être un facteur déterminant dans le choix d'un logiciel de réservation de bureaux, et chaque solution peut avoir une structure tarifaire complètement différente. Certaines applications facturent par site, d'autres par bureau, d'autres encore par employé, et certaines peuvent ajouter un coût supplémentaire pour les espaces supplémentaires tels que les salles de réunion.
C'est pourquoi nous vous suggérons de choisir une application avec une structure tarifaire simple et transparente (sans frais cachés). Par exemple, la meilleure application de réservation de bureaux pour vous pourrait avoir un coût annuel simple par site, offrant des réservations illimitées pour tous les espaces.
6. Est-il facile à mettre en œuvre et à utiliser ?
Êtes-vous en mesure d'installer le logiciel vous-même ou faut-il faire appel à un technicien sur place ? Combien de temps faut-il pour installer et commencer à utiliser la solution ? Une fois installée, les employés peuvent-ils commencer à réserver des bureaux sans difficulté ou une formation est-elle nécessaire ?
7. Pourriez-vous l'implémenter avec d'autres solutions de gestion du lieu de travail ?
De nos jours, il existe des solutions numériques permettant de rationaliser tous les aspects de la gestion du lieu de travail. La gestion des visiteurs et l'enregistrement des employés sont particulièrement courants dans divers secteurs afin de rationaliser la gestion des personnes sur site et d'améliorer les processus en matière de santé et de sécurité. L'entreprise que vous recherchez pour trouver la meilleure application de réservation de bureau propose-t-elle également des solutions pour l'enregistrement des visiteurs et des employés ? Ces solutions pourraient-elles être incluses dans un seul abonnement et gérées à partir d'un seul portail ?
Avez-vous pensé à Spaces ? Spaces est notre module complémentaire flexible pour les bureaux et les salles de réunion pour Sign In App. Il est idéal pour gérer la réduction de la capacité d'accueil de vos locaux ou réévaluer l'utilisation de votre espace de bureau, vous permettant ainsi d'introduire facilement le hot desking. Il n'y a pas de frais de consultation élevés et vous pouvez être opérationnel en quelques minutes. De plus, nous offrons un essai gratuit de 15 jours qui comprend également nos solutions de gestion des visiteurs et d'enregistrement des employés. Prêt à vous lancer ? Commencez votre essai ici, ou si vous souhaitez en savoir plus, contactez notre équipe.