La sécurité ne commence pas sur l’atelier. Elle commence à la porte d’entrée, et trop de fabricants continuent encore d’ouvrir la mauvaise porte.

Selon ASIS International, 67 % des organisations estiment que la gestion des visiteurs joue un rôle direct dans la protection de l’intégrité opérationnelle et de la conformité. Dans le secteur manufacturier, chaque audit, inspection ou changement de poste commence par la même question : qui est présent sur le site, et pourquoi ?

Les feuilles de présence obsolètes et les briefings de sécurité incohérents génèrent des risques inutiles, de l’inefficacité et une exposition accrue lors des audits. Les systèmes numériques de gestion des visiteurs (VMS) comblent rapidement ces lacunes. Avec un VMS, les fabricants peuvent standardiser l’accès au site, simplifier les contrôles de sécurité et renforcer la conformité dans toutes leurs installations, sans ajouter de complexité.

Dans ce blog :

Le coût caché des processus de fabrication incohérents

Chaque site fonctionne différemment, mais lorsque les procédures de sécurité et d’enregistrement varient d’une usine à l’autre, la conformité devient une cible mouvante.

Sans processus cohérent, comme un système numérique de gestion des visiteurs, voici quelques-uns des défis auxquels les fabricants sont confrontés :

  • Les données issues des processus manuels se perdent
  • Les auditeurs rencontrent des procédures différentes sur chaque site
  • Les sous-traitants passent à côté des briefings critiques sur la sécurité ou les BPF (CGMP)

Cela vous semble familier ? Cette incohérence fait grimper les coûts, affaiblit les programmes de sécurité et réduit la fiabilité des audits. Dans le secteur manufacturier, la cohérence n’est pas un simple atout, elle est essentielle. Un système numérique de gestion des visiteurs rend cette cohérence facile à atteindre.

Le rôle d’un système de gestion des visiteurs dans le secteur manufacturier

Trop souvent, les fabricants pensent qu’ils doivent choisir entre une conformité stricte et des opérations fluides. Mais c’est loin d’être le cas. La gestion numérique des visiteurs automatise chaque étape, avant, pendant et après chaque visite, garantissant la conformité des installations tout en offrant à chaque visiteur, employé et sous-traitant une expérience d’enregistrement fluide.

Voici quelques-unes des principales fonctionnalités dont les fabricants bénéficient :

    • Pré-enregistrement : Les visiteurs et sous-traitants complètent les briefings de sécurité et signent les politiques requises avant leur arrivée.
    • Enregistrement intelligent : Les bornes sur site délivrent les badges, vérifient les identités et notifient instantanément les hôtes. Des options de connexion sans contact sont disponibles pour limiter les encombrements.
    • Archivage automatique : Chaque interaction est enregistrée numériquement, créant une piste d’audit fiable, facilement accessible en cas de besoin.
    • Gestion multi-sites simplifiée : La clé de la cohérence ? Une solution facile à standardiser et à déployer sur plusieurs sites – c’est là que la gestion numérique des visiteurs excelle.
    • Amélioration de la sécurité sur site : Évacuations d’urgence, gestion des politiques, scan des identités – la liste est longue.

Comme le souligne ASIS International, la gestion des visiteurs est « une composante essentielle de la maturité de la sécurité physique ». Il ne s’agit pas seulement de l’enregistrement des visiteurs, mais aussi de la preuve que vos systèmes sont maîtrisés.

Examinons de plus près les avantages de la gestion des visiteurs dans le secteur manufacturier.

 

Les avantages d’un système de gestion des visiteurs en production

 

1. Renforcer la sécurité et la conformité

Le Health and Safety Executive (HSE) du Royaume-Uni souligne que le maintien d’un registre en temps réel de toutes les personnes présentes sur le site est essentiel, non seulement pour les situations d’urgence, mais aussi pour démontrer le contrôle lors des audits.

Pour les fabricants de produits alimentaires, de boissons et pharmaceutiques, l’accès des visiteurs est crucial pour la protection des aliments et la conformité réglementaire. La gestion numérique des visiteurs soutient ces normes en :

  • Suivant chaque visiteur, sous-traitant et auditeur à travers plusieurs sites
  • Intégrant les briefings de sécurité et les BPF (CGMP) dans le processus d’enregistrements
  • Stockant les formulaires d’accusé de réception de manière sécurisée pour un accès instantané lors des audits

Grâce aux fonctionnalités de sécurité et de conformité, les données des visiteurs et sous-traitants sont centralisées, ce qui facilite la démonstration de la conformité sur tous les sites lors de la visite des inspecteurs.

2. Une expérience fluide pour tous sur le site de production

Un système de gestion des visiteurs performant ne se contente pas de cocher les cases de conformité ; il améliore également les opérations quotidiennes de vos sites.

  • La collecte des rapports pour les auditeurs devient rapide et facile
  • Les sous-traitants passent moins de temps à attendre et plus de temps à travailler
  • Les équipes EHS bénéficient d’une visibilité accrue sans la charge administrative
  • Les managers savent en temps réel qui est présent sur le site, où et pourquoi

Un meilleur contrôle ne doit pas ralentir le travail. Avec un logiciel intelligent de gestion des visiteurs, sécurité, efficacité et responsabilité fonctionnent ensemble pour maintenir le rythme de production.

3. Simplicité prête à l’emploi, conçue pour l’envergure manufacturière

Bien souvent, les déploiements complexes ne sont pas ce que recherchent les sites de production. Ils ont besoin de systèmes opérationnels dès le premier jour, faciles à mettre en œuvre, simples à utiliser et capables de s’adapter à leur croissance.

Les systèmes de gestion des visiteurs comme Sign In App sont conçus pour être déployés à grande échelle et standardisés sur des sites mondiaux, tout en offrant une flexibilité locale. Parmi les fonctionnalités clés pour les sites manufacturiers multi-sites :

  • Suivi centralisé des visiteurs sur toutes les installations
  • Intégrations avec SSO, Outlook et Google Workspace
  • Accusés de réception des politiques, impression de badges et vidéos de sécurité regroupés en un seul endroit

Pas de configuration complexe. Pas de formation interminable. Juste une plateforme de gestion des visiteurs prête à l’emploi, conçue pour le rythme de la production moderne.

4. Des informations basées sur les données pour passer à l’action

Un système numérique de gestion des visiteurs fournit des informations permettant de renforcer la conformité sans ralentir les opérations.

Voici quelques exemples d’informations que vous pouvez obtenir :

  • Activité d’enregistrement des visiteurs, employés et sous-traitants
  • Sites et zones les plus fréquentés
  • Notifications lorsque des personnes sont signalées comme présentant un risque
  • Heures travaillées par les employés et les sous-traitants

Chaque donnée et rapport permet de réduire les risques, de gagner du temps et de maintenir vos opérations fluides.

Les points clés à retenir

La gestion des visiteurs pour les fabricants ne se résume pas aux enregistrements. Il s’agit de créer des opérations plus sûres, plus intelligentes et plus cohérentes, où conformité, qualité et efficacité travaillent ensemble.

Découvrez comment les principaux fabricants comblent rapidement les lacunes en matière de conformité dans notre webinaire Le coût caché de l’incohérence dans la production et apprenez comment la standardisation de la gestion des visiteurs renforce la sécurité, la conformité et la productivité sur tous les sites.