Votre processus d’accueil des visiteurs est l’une des premières étapes pour sécuriser votre lieu de travail et garantir à chaque personne une expérience sans effort. Pourtant, de nombreuses organisations dépendent encore de registres papier, d’e-mails manuels et de feuilles de calcul obsolètes. Ces méthodes peuvent accomplir la tâche, mais elles ralentissent les équipes, créent des lacunes dans les données et donnent souvent une mauvaise première impression.

Un système de gestion des visiteurs (VMS) modernise le processus, offrant une manière intuitive, sécurisée et connectée de gérer toutes les personnes qui entrent dans votre espace de travail. Des invités et sous-traitants aux employés et équipes hybrides, un VMS vous aide à maintenir la sécurité, la conformité et le professionnalisme dès le moment où quelqu’un franchit la porte. Ainsi, chaque arrivée reste sécurisée et chaque expérience reste sans effort.

Dans ce blog :

Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?

Dans les secteurs réglementés comme l’éducation, la santé et l’industrie manufacturière, la gestion des visiteurs joue également un rôle crucial dans la conformité interne et la protection des personnes. Des fonctionnalités telles que la numérisation de pièces d’identité et la liste de blocage peuvent être configurées pour avertir les administrateurs ou restreindre l’accès si une personne signalée tente de s’enregistrer, soutenant ainsi les protocoles de protection dans des environnements tels que les écoles ou les établissements de santé.

Lorsqu’elle est bien mise en œuvre, la gestion des visiteurs dépasse le simple processus : elle devient un moyen de communiquer votre marque, vos valeurs et votre engagement en matière de sécurité.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs remplace les méthodes d’enregistrement manuelles par une plateforme numérique simplifiée. Avec de nombreuses solutions de gestion des visiteurs, tout, de l’enregistrement des visiteurs à l’inscription des employés, se fait au même endroit, vous aidant à simplifier les opérations et à améliorer la visibilité sur tous les sites.

Un SGV peut :

• Offrir une expérience accueillante et à l’image de votre marque
• Envoyer des notifications instantanées aux hôtes à l’arrivée des visiteurs
  
• Capturer et stocker en toute sécurité les accords des visiteurs
  
• Prendre en charge les enregistrements sans contact ou  enregistrement mobile
• Fournir des tableaux de bord en temps réel pour l’occupation et les rapports

Que vous gériez un site ou plusieurs, un système de gestion des visiteurs apporte structure, clarté et simplicité aux opérations quotidiennes.

Comment fonctionne un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs moderne prend en charge l’ensemble du cycle de vie d’une visite. Un SGV efficace ne commence pas seulement à la porte : il inclut les processus précédant l’arrivée, comme la pré-inscription, et suit le parcours du visiteur jusqu’à son départ. Voici les étapes du parcours du visiteur couvertes par un SGV :

Préparer : Les visiteurs peuvent être invités à l’avance avec toutes les informations nécessaires avant leur arrivée, y compris les documents, les approbations ou les ressources attribuées comme le stationnement ou les salles de réunion.

Arriver : Les invités s’enregistrent via téléphone, kiosque ou code QR. Les badges d’identité peuvent être imprimés instantanément, et les hôtes reçoivent des notifications immédiates.

Interagir : Pendant la visite, la visibilité en temps réel montre qui est présent sur le site — visiteurs, employés et sous-traitants — ce qui soutient la sécurité, l’utilisation des espaces et les procédures d’urgence.

Partir : La sortie est rapide, les ressources sont libérées, et les données de visite sont enregistrées en toute sécurité.

Analyser : Les informations sur l’activité et l’occupation aident les organisations à optimiser les flux de travail, renforcer la conformité et améliorer les expériences.

Quel est l’objectif d’un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs a pour objectif de rendre les lieux de travail plus sûrs, mieux organisés et plus accueillants. Il remplace les flux de travail manuels par une expérience numérique qui gère tous les types de visiteurs de manière cohérente et efficace.

Avantages d’un système de gestion des visiteurs

• Une meilleure première impression : Votre accueil donne le ton pour chaque visite. Un enregistrement numérique fluide crée un accueil soigné et professionnel qui reflète votre marque. Grâce à des fonctionnalités comme le pré-enregistrement, vous faites forte impression avant même que les visiteurs franchissent votre porte.
• Sécurité renforcée et supervision en temps réel : Une visibilité complète de toutes les personnes présentes sur le site garantit que chacun est pris en compte. En cas d’urgence, les appels en temps réel permettent aux équipes de réagir rapidement et en toute confiance.
• Conformité simplifiée : Les visiteurs peuvent signer des NDA, des consignes de sécurité ou des avis de confidentialité lors de l’enregistrement. Le stockage sécurisé des données dans plusieurs régions facilite les audits, et les rapports peuvent être exportés en quelques secondes.
• Données et analyses en temps réel : La visibilité en temps réel des activités sur vos sites améliore la sécurité et la vigilance. De plus, les analyses permettent de suivre les tendances des visiteurs, de surveiller l’utilisation des espaces et de planifier les ressources plus efficacement.
• Gestion unifiée des employés et des visiteurs : Employés et sous-traitants s’enregistrent via le même système, avec des options flexibles comme le sans-contact, le QR code, le mobile ou la tablette, créant des registres unifiés qui simplifient le suivi de l’occupation, la conformité et la gestion des urgences.
• Processus standardisés sur tous les sites : Gérez plusieurs sites facilement en appliquant des politiques, un branding et des procédures cohérents partout. La supervision centralisée aide à garder le contrôle, réduire les erreurs et rationaliser la conformité dans toute votre organisation.
• Allez au-delà de la gestion des visiteurs : unifiez les opérations de votre lieu de travail avec une seule plateforme qui gère les enregistrements, les réservations de bureaux et de salles, le suivi du temps et des présences, la planification des rendez-vous et la conformité — permettant aux organisations de rester sûres, efficaces et prêtes à faire face à tout ce qui vient ensuite

Dans l’ensemble, un système de gestion des visiteurs apporte clarté et cohérence aux opérations quotidiennes, aidant les organisations à créer des lieux de travail plus sûrs tout en offrant un accueil chaleureux et fluide à chaque visiteur.

Comment un système de gestion des visiteurs peut-il donner une bonne première impression ?

Venton Ltd, fournisseur d’espaces de conférence et de services comptables, était confronté à un défi bien connu : créer une expérience d’accueil qui reflète réellement leur professionnalisme. Leur installation précédente ne permettait pas d’offrir l’accueil moderne et fluide qu’ils souhaitaient, et la première interaction avec les visiteurs ne correspondait pas au niveau de service dont ils sont fiers.

Le passage à un système de gestion des visiteurs numérique a changé la donne. Les visiteurs s’enregistrent désormais rapidement via une tablette, un code QR ou leur propre appareil mobile, et les hôtes sont notifiés instantanément. Le processus est rapide, organisé et visuellement cohérent, permettant aux visiteurs de se sentir en confiance et bien pris en charge dès leur arrivée.

Le résultat ? Une première impression nettement renforcée, un espace d’accueil moderne et efficace, en phase avec l’identité de l’organisation, tout en contribuant à un lieu de travail plus sûr et mieux structuré.

Comment un système de gestion des visiteurs contribue-t-il à la sécurité des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs joue un rôle crucial pour garantir la sécurité des visiteurs dès leur entrée sur votre site. La visibilité en temps réel permet de ne laisser personne passer inaperçu, tandis que l’enregistrement numérique capture les informations essentielles et vérifie les politiques en vigueur. Les badges d’identité facilitent l’identification des visiteurs, et les fonctionnalités de contrôle de sécurité peuvent scanner les pièces d’identité, valider les informations clés et signaler les personnes figurant sur des listes de blocage ou ne remplissant pas les conditions d’accès.

Les outils d’évacuation fournissent des listes actualisées des visiteurs, sous-traitants et employés en cas d’urgence, facilitant des appels rapides et fiables.

La protection des données renforce également la sécurité. Les systèmes modernes sécurisent les informations personnelles grâce au chiffrement, à des options de stockage des données spécifiques à chaque région et à la conformité avec les réglementations sur la vie privée. Ensemble, ces fonctionnalités créent des environnements plus sûrs où les visiteurs se sentent accueillis et protégés.

Comment savoir si j’ai besoin d’un système de gestion des visiteurs ?

Vous pourriez bénéficier d’un passage à un système numérique si :

• Vous utilisez encore des registres papier pour les visiteurs

• Vous recevez fréquemment des visiteurs ou des sous-traitants

• Vous avez besoin d’une visibilité claire de qui se trouve sur le site

• Vous gérez plusieurs sites

• Vous souhaitez moderniser votre accueil

• Vous avez des exigences de conformité ou d’audit

• Vous souhaitez améliorer la préparation aux situations d’urgence

Si l’un de ces points s’applique, un système de gestion des visiteurs peut transformer le fonctionnement de votre lieu de travail.

Que faut-il prendre en compte lors du choix d’un système de gestion des visiteurs ?

Le système approprié doit être :

• Global – soutenant à la fois l’expérience et la sécurité

• Personnalisable – s’alignant sur vos flux de travail et votre image de marque

• Intégratif – fonctionnant avec les outils RH, IT et de contrôle d’accès

• Évolutif – s’adaptant à la croissance de votre entreprise

• Axé sur les données – fournissant des analyses pertinentes

Sign In App réunit toutes ces fonctionnalités, offrant des outils flexibles pour gérer à la fois les visiteurs et les employés.

Pourquoi la gestion numérique des visiteurs est l’avenir

La gestion numérique des visiteurs améliore la sécurité, renforce la conformité, simplifie la gestion des données et crée de premières impressions marquantes. Grâce aux outils numériques, et désormais aux améliorations apportées par l’IA, les organisations peuvent gérer chaque visite avec clarté, confiance et simplicité.

Si vous êtes prêt à simplifier l’enregistrement, protéger vos équipes et améliorer l’expérience sur votre lieu de travail, Sign In App est là pour vous aider. Commencez votre essai gratuit de 15 jours.