Ein praxisorientierter Leitfaden für Facility-, Immobilien- und Workplace-Experience-Manager, die sich in der Komplexität gemeinsam genutzter Gewerbeflächen zurechtfinden.

Die Verwaltung eines Mehrmietergebäudes kann komplex sein. Mehrere Organisationen, unterschiedliche Richtlinien und ein ständiger Strom an Personen – Mitarbeitende, Besucher, Auftragnehmer, Lieferfahrer – nutzen dieselben Ein- und Ausgänge. Ohne Transparenz und einheitliche Abläufe können Routineprozesse schnell chaotisch werden.

Gleichzeitig steigen die Erwartungen an die Nutzererfahrung. Besucher und Mieter wünschen sich nahtlose Anmeldeprozesse. Compliance-Teams benötigen prüfbereite Aufzeichnungen. Führungskräfte erwarten Sicherheit, Effizienz und den Nachweis, dass der Betrieb unter Kontrolle ist.


Doch wie lässt sich sowohl ein reibungsloses Erlebnis als auch robuste Sicherheit gewährleisten – trotz der Herausforderungen in der Verwaltung von Mehrmietergebäuden? Genau hier kommt ein digitales Besuchermanagementsystem (VMS) ins Spiel.

Dieser umfassende Leitfaden zeigt, wie Sie ein digitales Besuchermanagement implementieren, das Sicherheit erhöht, Compliance stärkt und die Koordination zwischen allen Mietern und Standorten vereinfacht.

 

In this blog:

 

Warum Besuchermanagement in Mehrmietergebäuden wichtig ist

Wenn mehrere Unternehmen sich ein Gebäude teilen, steigen sowohl Risiko als auch Verantwortlichkeiten. Jeder Mieter hat eigenes Personal, eigene Sicherheitsmaßnahmen und eigene Prozesse – doch alle verlassen sich auf denselben Empfang, dieselben Notfallsysteme und dieselbe gemeinsam genutzte Infrastruktur.

Ohne einen einheitlichen Ansatz entstehen schnell Lücken in Sicherheit, Compliance und Kommunikation.

Hier sind 6 Gründe, warum eine intelligente Besuchermanagement-Strategie in Mehrmietergebäuden entscheidend ist:

  1. Sicherheit und Verantwortlichkeit
  2. Gesetzliche Compliance
  3. Einheitliche Besuchererfahrung
  4. Operative Effizienz
  5. Notfallmanagement und Sicherheit
  6. Wahrnehmung von Mietern und Marken

1. Sicherheit und Verantwortlichkeit

Auch wenn Mieter ihre eigenen Gäste verwalten, sind Gebäudeeigentümer weiterhin für die allgemeine Sicherheit verantwortlich. Ein zentrales, digitales Protokoll dient als Single Source of Truth und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen eintreten und im Notfall alle in Echtzeit nachverfolgt werden können.

2. Regulatory compliance

Unterschiedliche Mieter unterliegen oft unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen von lokalen Brandschutzvorschriften und Industriestandards bis hin zu globalen Datenschutzgesetzen wie DSGVO, CCPA oder HIPAA. Ein einheitliches, cloudbasiertes System speichert überprüfbare Besucheraufzeichnungen und Unterschriften sicher und hält jeden Mieter auditbereit. Jeder Mieter kann seine eigenen Richtlinien, Geschäftsbedingungen, NDAs oder Besuchervereinbarungen während des Check-ins konfigurieren und präsentieren, sodass Besucher nur das sehen, was für die Organisation, die sie besuchen, relevant ist.

Diese Flexibilität ermöglicht es beispielsweise einem Gesundheitsdienstleister, HIPAA-bezogene Richtlinien anzuzeigen, während ein Finanzinstitut im selben Gebäude seine eigenen Compliance-Dokumente präsentiert – alles nahtlos verwaltet innerhalb einer einzigen, zentralisierten Plattform.

3. Einheitliche Besuchererfahrung

Besucher sollten nicht auf jeder Etage einen anderen Check-in-Prozess durchlaufen oder sich zweimal anmelden müssen. Eine gemeinsame Besuchermanagement-Plattform sorgt dafür, dass Besucher, sobald sie sich an der Rezeption angemeldet haben, automatisch für den Standort oder Mieter angemeldet werden, den sie besuchen. Dies schafft einen nahtlosen, einheitlichen und professionellen Empfang, der den gemeinsamen Qualitätsstandard des Gebäudes widerspiegelt.

4. Betriebliche Effizienz

Papierprotokolle, Tabellenkalkulationen und isolierte Systeme verschwenden Zeit und Ressourcen. Eine einzige digitale Lösung automatisiert Check-ins, Benachrichtigungen und Berichterstellung, reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert gleichzeitig die Datengenauigkeit.

5. Notfallmanagement und Sicherheit

In einem gemeinsam genutzten Gebäude erfordern Notfälle Koordination und Klarheit. Wenn Mieter unabhängig voneinander agieren, kann es einige Zeit dauern, bis bestätigt ist, wer sich im Gebäude befindet. Ein zentralisiertes Besuchermanagementsystem bietet Echtzeit-Transparenz über alle Mieter und Standorte hinweg und zeigt genau an, wer sich vor Ort befindet und wo die letzte Anmeldung erfolgte.

Bei Evakuierungen oder Übungen helfen live und mobil abrufbare Evakuierungslisten in der Sign In App Companion den Teams, alle Personen innerhalb von Sekunden statt Minuten zu erfassen.

6. Wahrnehmung von Mietern und Marken

Ein Gebäude, das reibungslos funktioniert und Besucher professionell empfängt, wirkt sich positiv auf alle Mieter aus. Mit der Sign In App gelingt dieser erste Eindruck mühelos, da sie berührungsloses Einchecken, markenspezifische Check-in-Erlebnisse und anpassbare Besucherausweise in einem nahtlosen Prozess vereint.

Jeder Mieter kann innerhalb desselben sicheren Systems sein eigenes Branding und seine eigenen Richtlinien präsentieren, während die Gebäudeverwalter ein einheitliches, hochwertiges Erlebnis gewährleisten. Durch die Integration mit Microsoft Teams, Slack und SSO werden Benachrichtigungen, Berechtigungen und Aktualisierungen automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet.

Beim Besuchermanagement in einer Multi-Tenant-Umgebung geht es nicht nur um Komfort. Es geht darum, ein vernetztes, konformes Ökosystem zu schaffen, in dem jeder mit Vertrauen agieren kann.

10 Möglichkeiten, um ein vernetztes, konformes Besuchererlebnis zu schaffen

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Standardisierung von Sicherheit, Compliance und Erlebnis für alle Mieter in Ihrem Gebäude.

Schritt 1: Die Herausforderungen verstehen

In einem gemeinsam genutzten Gebäude geht es beim Besuchermanagement nicht nur um die Anmeldung, sondern auch um die Koordination zwischen mehreren Organisationen.

Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

  • Lange Warteschlangen an gemeinsamen Rezeptionen
  • Versäumte oder verspätete Benachrichtigungen der Gastgeber
  • Papierbasierte Formulare, die Datenrisiken verursachen
  • Lücken in der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  • Begrenzte Sichtbarkeit, wer sich vor Ort befindet

Die versteckten Kosten manueller Prozesse

Manuelle Systeme kosten mehr als nur Zeit, sie schaffen auch Risiken. Facility-Teams verlieren jede Woche Stunden damit, Besucherprotokolle zu suchen, Check-ins abzugleichen oder Compliance-Berichte zu erstellen.

Diese Ineffizienzen können zu echten Sicherheitsrisiken werden, wenn Notfallmaßnahmen von genauen Echtzeitdaten abhängen.

Das Erkennen dieser Lücken ist der erste Schritt zum Aufbau eines sichereren, intelligenteren Arbeitsplatzes.

Schritt 2: Zentralisieren ohne Kompromisse

Ein cloudbasiertes Besuchermanagementsystem bringt alle Mieter auf eine sichere Plattform. Jede Organisation behält ihr eigenes Branding und ihre eigenen Richtlinien, aber alle profitieren von standardisierten, überprüfbaren Prozessen.

Mit einem digitalen System können Sie:

  • Flexibel standardisieren: Konfigurieren Sie Workflows für verschiedene Organisationen oder Besuchertypen und behalten Sie gleichzeitig ein einheitliches System für Sicherheit, Berichterstellung und Datenmanagement bei.
  • Rollenbasierten Zugriff ermöglichen: Legen Sie fest, wer die Besucherdaten jeder Organisation einsehen und verwalten darf, und gewährleisten Sie so Vertraulichkeit und Verantwortlichkeit.
  • Nahtlos integrieren: Verbinden Sie sich mit Microsoft Teams, Google Workspace, Slack und SSO-Tools für koordinierte Abläufe.
  • Compliance-Management vereinheitlichen: Speichern und verwalten Sie Richtlinien, NDAs und Besuchervereinbarungen zentral, aber zeigen Sie jedem Besucher jedes Mal das richtige Dokument an.

Ein System wie Sign In App ermöglicht Ihnen einen einfachen Einstieg und eine nahtlose Skalierung. 

Schritt 3: Einfache Einhaltung von Vorschriften

Papierformulare und manuelle Dateneingaben führen zu Inkonsistenzen. Ein digitaler Workflow sorgt für Disziplin. Jeder Besuchertyp, Auftragnehmer, Gast oder Kurier erhält das richtige Formular, die richtigen Richtlinien und eine sofortige Aufzeichnung.

Ihr Compliance-Team kann:

  • Digitale Formulare für verschiedene Besuchertypen anpassen
  • Elektronische Signaturen für NDAs, Sicherheitsrichtlinien oder Vertraulichkeitsvereinbarungen erfassen
  • Compliance-Aufzeichnungen automatisch protokollieren und speichern (AWS, DSGVO, ISO 27001)

Bei Audits dauert das Abrufen von Besucheraufzeichnungen und unterzeichneten Richtlinien nur Sekunden statt Tage.

Schritt 4: Sicherheit in Gewissheit verwandeln

In Gebäuden mit mehreren Mietern hängt das Notfallmanagement von Koordination und Klarheit ab. Wenn jeder Mieter unabhängig agiert, kann es in Notfällen schnell chaotisch werden.

Ein zentralisiertes Besuchermanagementsystem sorgt dafür, dass alle Beteiligten über aktuelle Daten verfügen:

  • Echtzeit-Übersicht über alle Personen vor Ort
  • Live-Evakuierungslisten, die über mobile Geräte abgerufen werden können
  • Sofortige Personenzählung bei Übungen oder Zwischenfällen

Wenn jede Sekunde zählt, sparen diese Daten Zeit und retten Leben. Facility- und Sicherheitsteams können innerhalb weniger Augenblicke überprüfen, wer anwesend ist, wodurch Verwirrung vermieden und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet wird.

Schritt 5: Automatisieren Sie Benachrichtigungen und stärken Sie die Kommunikation

Keine Anrufe mehr mit der Frage „Ist mein Gast schon da?“. Ein digitales Besuchermanagementsystem sendet automatische Benachrichtigungen per E-Mail, SMS oder Microsoft Teams an die Gastgeber, sobald ein Besucher eincheckt – so kann sich die Rezeption ganz auf die Gastfreundschaft konzentrieren und muss nicht nach Personen suchen.

Das bedeutet:

  • Besucher müssen nicht in der Lobby warten.
  • Die Gastgeber wissen sofort, wenn Gäste eintreffen.
  • Die Rezeption kann sich auf die Gastfreundschaft konzentrieren, statt Gäste suchen zu müssen.

Automatisierung sorgt für Reaktionsfähigkeit und ein reibungsloseres Besuchererlebnis.

Schritt 6: Sicherheit sichtbar machen

In gemeinsam genutzten Umgebungen, in denen mehrere Mieter und Auftragnehmer tätig sind, sind digitale oder gedruckte Ausweise mehr als nur Namensschilder – sie sind ein Nachweis für die Berechtigung und stellen sicher, dass alle Personen vor Ort überprüft und sichtbar sind.

Ausweise können Folgendes enthalten:

  • Name und Firma des Besuchers
  • Name des Gastgebers
  • Foto-ID
  • Zugriffsebene und Ablaufzeit

Integrationstipp: Die Integration mit RFID-Karten/Schlüsselanhängern ermöglicht eine nahtlose Anmeldung für Mitarbeiter.

Schritt 7: Vereinfachen Sie die Raumverwaltung

Das Besuchermanagement endet nicht an der Rezeption. Gemeinsam genutzte Besprechungsräume, Hot Desks und Parkplätze sind Teil desselben Ökosystems.

Durch die Integration der Arbeitsplatzbuchung in Ihr Besuchermanagementsystem können Sie:

  • Räume oder Schreibtische im Voraus reservieren
  • Die Verfügbarkeit in Echtzeit verfolgen
  • Das Besucher- und Arbeitsplatzmanagement koordinieren

Ein System zur Verwaltung Ihrer Mitarbeiter, Richtlinien und Räumlichkeiten.

Schritt 8: Verwandeln Sie Besucherdaten in operative Informationen

Jeder Besucher-Check-in ist ein Datenpunkt – aber die meisten Gebäude nutzen diese Informationen nie. Ein modernes Besuchermanagementsystem verwandelt alltägliche Aktivitäten in operative Erkenntnisse.

Anstatt zu raten, wann in der Lobby viel los ist oder wo Compliance-Verstöße auftreten, können Sie diese Erkenntnisse sofort erhalten.

Nutzen Sie Echtzeit-Dashboards und automatisierte Berichte, um:

  • Spitzenzeiten und Trends bei den Besucherzahlen zu identifizieren
  • Wiederkehrende Aufgaben wie die Berichterstellung zu automatisieren
  • Compliance-Risiken durch Datenanalyse aufzuzeigen

Diese Erkenntnisse helfen Einrichtungen, von reaktiv zu proaktiv zu wechseln und so die Sicherheit, Effizienz und Zufriedenheit der Mieter zu verbessern.

Schritt 9: Standardisieren und skalieren

Sobald Ihr Besucherprozess für einen Mieter reibungslos funktioniert, erweitern Sie ihn auf das gesamte Gebäude. Ein gemeinsames System bietet jeder Organisation den gleichen Standard an Sicherheit und Compliance – und ermöglicht es dennoch jeder Organisation, das Erlebnis für ihre Mitarbeiter und Richtlinien individuell anzupassen.

Nutzen Sie Ihre Daten, um die Leistung zu optimieren und eine gebäudeweite Konsistenz zu schaffen:

Wichtige Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt:

  • Durchschnittliche Check-in-Zeit
  • Besucheraufkommen pro Mieter
  • No-Show-Raten
  • Reaktionszeiten
  • Häufigste Besuchertypen

Das Ergebnis? Ein Gebäude, das als ein verbundenes Ökosystem funktioniert – in dem jeder Mieter von derselben Sicherheit, Effizienz und Verantwortlichkeit profitiert, ohne seine Unabhängigkeit zu opfern.

Schritt 10: Schaffen Sie einen vernetzten, zukunftsfähigen Arbeitsplatz

Modernes Besuchermanagement geht über Effizienz hinaus und schafft Verbindungen.

Wenn Mieter, Mitarbeiter und Gäste einen sicheren, einheitlichen und einladenden Prozess erleben, profitieren alle davon.

Das richtige System unterstützt die Nachhaltigkeit, verbessert den Ruf der Marke und trägt dazu bei, dass Gebäude als ein vernetztes Ökosystem funktionieren.

Zu erwartende Ergebnisse:

  • Reduzierung des Verwaltungsaufwands
  • Verbesserte Compliance und Audit-Bereitschaft
  • Einheitliche Erfahrung für alle Mieter und Standorte

Ein vernetztes Gebäude ist nicht nur sicherer, sondern auch intelligenter, produktiver und wertvoller.

Checkliste für die schnelle Implementierung

Die Umsetzung muss nicht komplex sein, sondern lediglich klar, konsistent und kooperativ.

implementationchecklist-blog

Die Zukunft intelligenter Gebäude beginnt hier

Mit der Weiterentwicklung der Arbeitswelt steigen auch die Erwartungen der Besucher. Die nächste Generation intelligenter Gebäude wird Besuchermanagement, Zugangskontrolle und Automatisierung miteinander verbinden und so nahtlose, sichere Umgebungen schaffen, in denen Komfort und Compliance Hand in Hand gehen.

Für Betriebs- und Facility-Manager geht es bei der Implementierung eines digitalen Besuchermanagementsystems nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, die Grundlage für die Zukunft der Arbeit zu schaffen.

Die Sign In App wurde speziell für Umgebungen mit mehreren Mietern entwickelt und kombiniert Flexibilität mit Sicherheit und Compliance auf Unternehmensebene, ohne dabei komplex zu sein. Mit Funktionen wie Single Sign-On (SSO), rollenbasierten Berechtigungen und automatisierten Anmelde- und Evakuierungsprotokollen behalten Mieter die vollständige Kontrolle, Transparenz und Sicherheit.

Sind Sie bereit, Ihr Gebäude mit mehreren Mietern zu transformieren? Entdecken Sie, wie die Sign In App Ihnen hilft, das Besuchermanagement zu vereinfachen, die Compliance zu stärken und jedes Erlebnis vor Ort zu verbessern.

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