Ihr Besucherbegrüßungsprozess ist einer der ersten Schritte, um Ihren Arbeitsplatz zu sichern und sicherzustellen, dass jeder Einzelne einen reibungslosen Ablauf erlebt. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf Papierlogbücher, manuelle E-Mails und veraltete Tabellenkalkulationen. Diese Prozesse mögen zwar ihren Zweck erfüllen, aber sie verlangsamen die Arbeit der Teams, führen zu Datenlücken und hinterlassen oft einen schlechten ersten Eindruck.

Ein Besuchermanagementsystem (VMS) modernisiert den Prozess und bietet eine intuitive, sichere und vernetzte Möglichkeit, alle Personen zu verwalten, die Ihren Arbeitsbereich betreten. Von Gästen und Auftragnehmern bis hin zu Mitarbeitern und hybriden Teams – ein VMS hilft Ihnen, Sicherheit, Compliance und Professionalität zu gewährleisten, sobald jemand die Türschwelle überschreitet. So bleibt jeder Besuch sicher und jede Erfahrung mühelos.

In diesem Blog:

Was ist Besuchermanagement?

Das Besuchermanagement ist der Prozess der Registrierung, Identifizierung und Nachverfolgung jeder Person, die Ihr Gebäude betritt. Es sorgt für einen reibungslosen, sicheren und positiven Ablauf und führt gleichzeitig genaue Aufzeichnungen darüber, wer sich vor Ort befindet und warum.

Ein modernes Besuchermanagement umfasst in der Regel:

• Digitale Anmeldung und Identitätsprüfung
• Vorsanmeldung und Benachrichtigung des Gastgebers
• Automatischer Ausweisdruck 
• Compliance-Prüfungen und Bestätigung von Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Echtzeit-Übersicht über die Belegung
• Berichterstellung für Audits oder Einblicke

In regulierten Branchen wie Bildung, Gesundheitswesen und Fertigung spielt das Besuchermanagement auch eine wichtige Rolle für die interne Compliance und Sicherheit. Funktionen wie ID-Scannen und Sperrlisten können so konfiguriert werden, dass Administratoren benachrichtigt werden oder der Zugang eingeschränkt wird, wenn eine markierte Person versucht, sich anzumelden. Dies unterstützt Sicherheitsprotokolle in Umgebungen wie Schulen oder Gesundheitseinrichtungen.

Wenn es richtig gemacht wird, ist Besuchermanagement mehr als nur ein Prozess – es ist die Art und Weise, wie Sie Ihre Marke, Ihre Werte und Ihr Engagement für Sicherheit kommunizieren.

Was ist ein Besuchermanagementsystem?

Ein Besuchermanagementsystem ersetzt manuelle Anmeldemethoden durch eine optimierte digitale Plattform. Bei vielen Besuchermanagementlösungen erfolgt alles, von der Besucherregistrierung bis zur Anmeldung der Mitarbeiter, an einem Ort, wodurch Sie die Abläufe vereinfachen und die Transparenz an allen Standorten verbessern können.

Ein VMS kann:

• ein einladendes, markenbezogenes Erlebnis bieten
• Gastgebern sofortige Benachrichtigungen senden, wenn Gäste eintreffen
  
• Besuchervereinbarungen sicher erfassen und speichern
  
• Kontaktlose oder mobile Anmeldungen unterstützen,
• Echtzeit-Dashboards für Auslastung und Berichterstellung bereitstellen

Unabhängig davon, ob Sie einen oder mehrere Standorte verwalten, sorgt ein Besuchermanagementsystem für Struktur, Klarheit und einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Wie funktioniert ein Besuchermanagementsystem?

Ein modernes Besuchermanagementsystem unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Besuchs. Ein effektives VMS beginnt nicht erst an der Tür, sondern umfasst auch Prozesse vor der Ankunft, wie z. B. Voranmeldungen, und begleitet den Besucher bis zu seiner Abreise. Hier sind die Punkte der Besucherreise, die ein VMS berührt:

Vorbereitung: Besucher können im Voraus eingeladen werden und erhalten vor ihrer Ankunft alle notwendigen Informationen, einschließlich Dokumenten, Genehmigungen oder zugewiesenen Ressourcen wie Parkplätzen oder Besprechungsräumen.

Ankunft: Gäste melden sich per Telefon, Kiosk oder QR-Code an. Ausweise können sofort ausgedruckt werden, und die Gastgeber erhalten umgehend eine Benachrichtigung.

Interaktion: Während des Besuchs zeigt die Echtzeit-Sichtbarkeit, wer sich vor Ort befindet – Besucher, Mitarbeiter und Auftragnehmer –, was die Sicherheit, die Raumnutzung und Notfallmaßnahmen unterstützt.

Abreise: Das Abmelden erfolgt schnell, Ressourcen werden freigegeben und Besuchsdaten werden sicher erfasst.

Überprüfung: Einblicke in Aktivitäten und Auslastung helfen Unternehmen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Compliance zu stärken und Erfahrungen zu verbessern.

Was ist der Zweck eines Besuchermanagementsystems?

Ein Besuchermanagementsystem dient dazu, Arbeitsplätze sicherer, organisierter und einladender zu gestalten. Es ersetzt manuelle Arbeitsabläufe durch eine digitale Lösung, mit der alle Arten von Besuchern einheitlich und effizient verwaltet werden können.

Vorteile eines Besuchermanagementsystems

• Ein besserer erster Eindruck: Ihr Empfang gibt den Ton für jeden Besuch an. Eine nahtlose digitale Anmeldung sorgt für einen gepflegten, professionellen Empfang, der Ihre Marke widerspiegelt. Mit Funktionen wie der Voranmeldung hinterlassen Sie einen starken ersten Eindruck, noch bevor die Besucher Ihr Unternehmen betreten.
• Erhöhte Sicherheit und Echtzeit-Überwachung: Durch die vollständige Übersicht darüber, wer sich vor Ort befindet, wird sichergestellt, dass jede Person erfasst wird. In Notfällen helfen Live-Anwesenheitskontrollen den Teams, schnell und sicher zu reagieren.
• Vereinfachte Compliance: Besucher können beim Check-in Vertraulichkeitsvereinbarungen, Sicherheitsrichtlinien oder Datenschutzhinweise unterzeichnen. Die sichere Daten Speicherung in mehreren Regionen vereinfacht Audits, und Berichte können in Sekundenschnelle exportiert werden.
• Echtzeitdaten und Einblicke: Die Echtzeit-Transparenz der Aktivitäten an Ihren Standorten verbessert die Sicherheit und das Bewusstsein. Darüber hinaus helfen Analysen dabei, Besuchertrends zu verfolgen, die Raumnutzung zu überwachen und Ressourcen effizienter zu planen.
• Einheitliche Verwaltung für Mitarbeiter und Besucher: Mitarbeiter und Auftragnehmer melden sich über dasselbe System an, mit flexiblen Anmeldeoptionen wie kontaktlos, QR, Mobilgerät oder Tablet. So entstehen einheitliche Protokolle, die die Belegungsverfolgung, Compliance und das Notfallmanagement vereinfachen.
• Standardisierte Prozesse an allen Standorten: Verwalten Sie mehrere Standorte mühelos, indem Sie überall einheitliche Richtlinien, Branding und Verfahren anwenden. Die zentralisierte Überwachung hilft Ihnen, die Kontrolle zu behalten, Fehler zu reduzieren und die Compliance in Ihrem gesamten Unternehmen zu optimieren.
• Mehr als nur Besuchermanagement: Vereinheitlichen Sie den Betrieb am Arbeitsplatz mit einer Plattform, die Anmeldungen, Tisch- und Raumbuchungen, Zeiterfassung, Terminplanung und Compliance verwaltet – damit Unternehmen sicher und effizient bleiben und für alles gewappnet sind, was die Zukunft bringt.

Insgesamt sorgt ein Besuchermanagementsystem für Klarheit und Konsistenz im täglichen Betrieb und hilft Unternehmen dabei, sicherere Arbeitsplätze zu schaffen und gleichzeitig jedem Besucher einen herzlichen und reibungslosen Empfang zu bieten.

Wie kann ein Besuchermanagementsystem einen guten ersten Eindruck hinterlassen?

Venton Ltd, ein Anbieter von Konferenzräumen und Buchhaltungsdienstleistungen, stand vor einer bekannten Herausforderung: Es galt, ein Empfangserlebnis zu schaffen, das die Professionalität des Unternehmens widerspiegelte. Die bisherige Einrichtung bot nicht den gewünschten reibungslosen, modernen Empfang, und der erste Kontakt mit Besuchern entsprach nicht dem Service, auf den das Unternehmen stolz ist.

Die Umstellung auf ein digitales Besuchermanagementsystem hat das geändert. Besucher checken jetzt schnell über ein Tablet, einen QR-Code oder ihr eigenes Mobilgerät ein, und die Gastgeber werden sofort benachrichtigt. Der Prozess ist schnell, organisiert und optisch einheitlich, sodass sich die Besucher vom ersten Moment an sicher und gut betreut fühlen.

Das Ergebnis? Ein deutlich besserer erster Eindruck, ein Empfangsbereich, der modern und effizient wirkt und zur Identität des Unternehmens passt, und gleichzeitig zu einem sichereren und besser strukturierten Arbeitsplatz beiträgt.

Wie trägt ein Besuchermanagementsystem zur Sicherheit der Besucher bei?

Ein Besuchermanagementsystem spielt eine entscheidende Rolle für die Sicherheit Ihrer Besucher, sobald diese Ihr Gelände betreten. Durch Echtzeit-Transparenz bleibt niemand unbemerkt, während beim digitalen Check-in wichtige Informationen erfasst und Richtlinien überprüft werden. Mit ID-Ausweisen lassen sich Besucher leicht identifizieren, und Sicherheitsprüfungsfunktionen können Ausweise scannen, wichtige Details überprüfen und Personen auf Sperrlisten oder solche, die die Zugangsvoraussetzungen nicht erfüllen, kennzeichnen.

Evakuierungs-Tools liefern in Notfällen aktuelle Listen von Besuchern, Auftragnehmern und Mitarbeitern und ermöglichen so eine sichere und schnelle Anwesenheitskontrolle.

Der Datenschutz erhöht die Sicherheit zusätzlich. Moderne Systeme schützen personenbezogene Daten durch Verschlüsselung, regionsspezifische Datenspeicheroptionen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Zusammen schaffen diese Funktionen eine sicherere Umgebung, in der sich Besucher willkommen und geschützt fühlen.

Woher weiß ich, ob ich ein Besuchermanagementsystem benötige?

Die Umstellung auf ein digitales System kann für Sie von Vorteil sein, wenn:

• Sie auf Besucherbücher in Papierform angewiesen sind.

• Sie häufig Besucher oder Auftragnehmer empfangen.

• Sie einen klaren Überblick darüber benötigen, wer sich vor Ort befindet.

• Sie an mehreren Standorten tätig sind.

• Sie Ihren Empfangsbereich modernisieren möchten.

• Sie Compliance- oder Audit-Anforderungen erfüllen müssen.

• Sie die Notfallvorsorge verbessern möchten.

Wenn einer dieser Punkte zutrifft, kann ein Besuchermanagementsystem die Arbeitsabläufe an Ihrem Arbeitsplatz grundlegend verändern.

Was ist bei der Auswahl eines Besuchermanagementsystems zu beachten?

Das richtige System sollte folgende Eigenschaften aufweisen:

• Ganzheitlich – unterstützt Erfahrung und Sicherheit

• Konfigurierbar – passt sich Ihren Arbeitsabläufen und Ihrem Branding an

• Integrativ – arbeitet mit HR-, IT- und Zugangskontrolltools zusammen

• Skalierbar – wächst mit Ihrem Unternehmen mit

• Insight-gesteuert – liefert aussagekräftige Analysen

Sign In App vereint diese Funktionen und bietet flexible Tools für die Verwaltung von Besuchern und Mitarbeitern.

Warum digitales Besuchermanagement die Zukunft ist

Digitales Besuchermanagement erhöht die Sicherheit, stärkt die Compliance, vereinfacht den Umgang mit Daten und sorgt für einen guten ersten Eindruck. Mit digitalen Tools und nun auch KI-Erweiterungen können Unternehmen jeden Besuch klar, sicher und einfach verwalten.