Logistics Plus es un proveedor líder mundial de transporte, almacenamiento y logística global. Siendo una organización dentro de una industria que tiene que seguir un montón de directrices estrictas, Logistics Plus rápidamente se dio cuenta de que su antiguo proceso de registro de papel y lápiz ya no era suficiente cuando se trataba de adherirse a las directrices y la creación de excelentes experiencias de los visitantes.
Logistics Plus forma parte de la comunidad de Sign In App desde 2020 y recientemente nos pusimos al día con Tony Dufala, administrador de almacenes de TI de Logistics Plus, para hablar sobre cómo la organización está mejorando las experiencias con la gestión de visitantes...
¿A qué retos cree que se enfrentan las organizaciones hoy en día en lo que respecta a la gestión de visitas?
Es muy importante asegurarse de que los visitantes tengan una experiencia acogedora cuando llegan a tu centro. Hay que hacer que el vestíbulo resulte atractivo para los visitantes, sobre todo si no hay un recepcionista para recibirlos. Nosotros no tenemos recepcionista, así que nos gusta crear una experiencia de bienvenida para ellos a través del iPad de recepción: es muy fácil de usar para los visitantes y podemos recopilar los datos que necesitamos. Muchos sectores, entre ellos el nuestro, tienen que seguir una serie de directrices y el registro de entrada con papel y lápiz no suele ser suficiente cuando se trata de llevar un registro.
¿Qué le llevó a buscar una solución de gestión de visitas?
Era 2020, así que ya sabe lo que eso significa (Covid-19). Nuestro sistema era simplemente papel y lápiz, así que si necesitábamos registrar algo o si nos solicitaban información, como suele ocurrir, no teníamos una forma rápida y sencilla de hacerlo. Se me encargó investigar y probar soluciones.
Probamos algunas soluciones diferentes, pero el coste y la atención al cliente de Sign In App la convirtieron en una clara ganadora. Aunque sólo somos un centro, tenemos varios iPads en el edificio y no tenemos que pagar más para que la aplicación funcione en cada uno de ellos.
Y el servicio de atención al cliente ha sido sin duda uno de los mejores con los que he tratado. Puedo entrar en el sitio web y charlar con el equipo a través del chat en directo. Todo el equipo va más allá para ayudarnos con nuestras peticiones.
¿Cómo utiliza Sign In App?
No tenemos recepcionista, así que añadimos un atractivo vídeo en bucle a la pantalla de inicio para crear una experiencia atractiva para nuestros visitantes.
También estamos obligados a recoger las identificaciones con foto de los visitantes cuando nos lo pide el gobierno por requisitos de la TSA, así que utilizamos la opción de foto para recogerlas. A continuación, añadimos nuestros acuerdos de confidencialidad y pedimos a los visitantes que los firmen para tener un registro instantáneo en nuestro portal.
También utilizamos la función de entregas para hacer un seguimiento de las cargas salientes. Hemos creado nuestros propios campos personalizados para la información que queremos registrar. Es muy fácil buscar la información que necesitamos y exportar informes.
¿Por qué cree que las organizaciones deberían invertir en un VMS?
Mantenimiento de registros, seguridad y tranquilidad. Como empresa, los datos que puedes recopilar de tus visitantes son una información muy valiosa. También puedes aprender mucho sobre tu empresa y lo que ocurre en ella.
Va mucho más allá del simple registro de visitantes. Si eres creativo, puedes hacer mucho más con ellos.
