Principales características del sistema de gestión de visitas en la industria manufacturera
La industria manufacturera es uno de los sectores más estrictamente regulados. Hay muchas políticas de cumplimiento que gestionar, y algunas de las más importantes están relacionadas con la minimización de los riesgos asociados a la seguridad de las instalaciones de fabricación y de los empleados.
En los últimos años, los sistemas de gestión de visitas (VMS) han aumentado su popularidad en varios subsectores de la industria manufacturera. El 84% de las empresas han observado un aumento de la eficacia operativa con el uso de un VMS y el 76% de los usuarios han experimentado un aumento de la eficacia a la hora de fichar a personas. Un VMS robusto ayuda a las empresas manufactureras con el cumplimiento, la mitigación de riesgos y la mejora de la seguridad a través de un acceso racionalizado a las instalaciones para el proceso de registro de entrada y salida de visitantes y empleados, creando transparencia en torno a quién está trabajando y dónde.
A continuación se enumeran algunas de las funciones más importantes del VMS que las empresas manufactureras aprovechan en sus instalaciones.
Opciones de registro sin contacto
Facilita y agiliza el proceso de entrada y salida de visitantes y empleados. Hoy en día, muchos VMS ofrecen opciones de registro sin contacto, como el registro con código QR, el escaneado de tarjetas RFID y las opciones de registro móvil.
Pre-registro de visitantes
El pre-registro de visitantes le permite rellenar previamente los datos y compartir información importante sobre el recinto, como avisos de salud y seguridad, antes de que lleguen al recinto, lo que reduce los tiempos de espera y la carga de trabajo administrativo. El pre-registro le permite planificar con antelación y saber exactamente quién está autorizado a estar in situ cada día.
Seguimiento y supervisión en tiempo real
Saber quién está en las instalaciones en un momento dado es crucial para la seguridad y la eficacia operativa. Un sistema de gestión de visitas permite saber en tiempo real quién se encuentra en las instalaciones. Si utiliza su VMS también para el registro de empleados, podrá ver exactamente quién se encuentra en sus instalaciones de producción en un momento dado y acceder a una lista precisa en caso de emergencia.
Notificaciones de anfitrión y lista de bloqueos
Las notificaciones automatizadas a los anfitriones garantizan que los empleados pertinentes estén informados de la llegada de visitantes. Para mejorar la seguridad, puede que también desee gestionar una lista de bloqueo para impedir la entrada a personas que no cumplan los requisitos de su centro. Cuando un visitante se registre, si su respuesta a un campo personalizado no se ajusta a sus requisitos, se le mostrará una pantalla en la que se le informará de que se le ha denegado el acceso y se podrá notificar al anfitrión correspondiente para que tome las medidas oportunas.
Credenciales de visitante personalizables
Los distintivos de visitante desempeñan un papel fundamental a la hora de identificar y diferenciar entre distintos tipos de visitantes, por ejemplo, un contratista. Un VMS puede automatizar el proceso de identificación, imprimiendo automáticamente una tarjeta cuando el visitante completa su registro de entrada. Muchos sistemas permiten personalizar la tarjeta de identificación con la información necesaria, como la empresa, a quién visitan y utilizar colores para resaltar la información importante.
Cumplimiento y documentación
Las instalaciones de fabricación están obligadas a cumplir diversos requisitos normativos, como la Ley de seguridad y salud en el trabajo, la OSHA y las normas ISO. Un sistema de gestión de visitas simplifica la gestión del cumplimiento con diversas funciones de seguridad. Comparta información importante, políticas y acuerdos de confidencialidad durante el proceso de registro y recopile y almacene firmas digitales y acuerdos de forma segura. Para las auditorías, es fácil acceder a un registro de visitantes y generar informes en tiempo real.
Evacuaciones de emergencia
Un sistema de gestión de visitantes puede ser fundamental en caso de emergencia para garantizar la seguridad de todos los presentes. Al registrar a todo el mundo a través de su VMS, ya sean visitantes o empleados, puede generar rápidamente una lista de evacuación actualizada y en tiempo real desde cualquier dispositivo móvil, asegurándose de que todo el mundo está contabilizado durante los simulacros o las emergencias reales.
La implantación de un sistema de gestión de visitas en las instalaciones de fabricación no consiste sólo en controlar el acceso o los registros, sino en mejorar la seguridad general, el cumplimiento de las normas y la eficacia operativa. Las empresas manufactureras que utilizan las funciones del VMS pueden garantizar un entorno más seguro para visitantes, contratistas y empleados, y reducir la carga que supone la gestión del cumplimiento para el personal administrativo y la dirección.
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