Cómo elegir el mejor sistema de gestión de visitantes
Los sistemas de gestión de visitas ya no son una idea nueva, y lo más probable es que ya haya utilizado uno al visitar otra organización. Con las normativas de salud y seguridad y de privacidad de datos cada vez más estrictas a lo largo de los últimos años, el espacio de gestión de visitantes ha experimentado un enorme crecimiento. Pero con la variedad de sistemas que hay en el mercado, ¿cómo saber cuál es el mejor sistema de gestión de visitas para usted?
Tanto si es nuevo en la tecnología de gestión de visitantes y personal y está cambiando los procesos en papel, como si quiere marcar la casilla de cumplimiento de datos o si ya tiene un sistema y quiere ver si hay una solución mejor en el mercado, le tenemos cubierto. A continuación le ofrecemos una guía paso a paso con nuestros consejos para ayudarle a elegir el mejor sistema de gestión de visitas para su organización.
1. ¿Quién lo va a utilizar?
En primer lugar, piense en quién va a acceder a su sistema de gestión de visitas. ¿Va a utilizarlo simplemente para registrar la entrada y salida de los visitantes? ¿Quiere que sus empleados lo utilicen también, y será para los trabajadores de la oficina y los que trabajan a distancia? ¿Qué pasa con los visitantes habituales, como los contratistas? ¿Es una escuela que quiere utilizarlo para registrar a los estudiantes que llegan tarde?
Entonces piense en el futuro. En este momento, es posible que sólo quiera registrar la entrada y la salida de los visitantes, pero ¿sería beneficiosa la posibilidad de registrar al personal en el futuro? Si es así, ¿ofrece la solución de gestión de visitantes que está investigando todos los tipos de visitantes en un paquete seleccionado o tendrá que pagar más cuando quiera hacerlo?
Analice con detalle quiénes van a utilizar el sistema en su organización. El mejor sistema de gestión de visitas será el que sea fácil de usar para cualquier persona que lo utilice: jóvenes o mayores, expertos en tecnología o novatos, padres o alumnos, etc.
2. ¿Qué necesitas que haga?
Ahora que sabes quién lo va a utilizar, es el momento de decidir qué necesitas exactamente. ¿Lo necesitas simplemente para que los visitantes entren y salgan del edificio? Cuando los visitantes o el personal se registran, ¿necesita presentar información importante sobre el sitio, cuestionarios de salud o acuerdos de confidencialidad para que los lean, completen o firmen? ¿Ha pensado en si podría utilizar la solución para gestionar también las entregas que llegan al edificio?
No se limite a las funciones estándar. Hoy en día, los sistemas de gestión de visitas rara vez se limitan a registrar la entrada y la salida de las personas, sino que incluyen una serie de funciones diferentes para la gestión del lugar de trabajo, todo ello en una solución segura. Por ejemplo, algunos pueden incluir también una solución para el registro de los empleados y otros pueden incluir también la reserva de escritorios o salas de reuniones. Estudie realmente las funciones que ofrece cada solución y si están incluidas en su suscripción o sólo están disponibles con un coste adicional.
3. ¿Puede integrarse con sus sistemas actuales?
Siguiendo con el punto anterior, piense si sería útil que un sistema de gestión de visitas pudiera integrarse con sus sistemas existentes, como Google Workspace, Azure AD, Salesforce o el sistema de gestión de su centro educativo.
La integración con su sistema existente podría ser una forma fácil de mantener la lista de empleados actualizada para permitir el registro de entrada de los empleados. La integración con el sistema de gestión de su escuela también puede ayudar a mantener la lista de evacuación precisa y actualizada en caso de emergencia.
4. ¿Cuál es su presupuesto?
Tienes una cifra en mente de lo que puedes gastar en una suscripción para una solución de gestión de visitas y has encontrado una empresa que se ajusta a tu presupuesto - genial. Pero, ¿ha considerado si hay algún coste oculto?
He aquí algunas cosas a tener en cuenta...
- Si quiere empezar a utilizar otras funciones más adelante, como las nuevas versiones que sacan, ¿estarán incluidas en su suscripción o tendrá que pagar más para utilizarlas?
- Si quieres añadir otro sistema al mismo sitio, por ejemplo para múltiples entradas, ¿está incluido en tu suscripción o tienes que pagar más?
- ¿La suscripción se mantiene al mismo precio sin importar el número de visitantes o los tipos de grupos de visitantes que tenga?
- Después del primer año, ¿es fácil renovar la suscripción y se mantiene el mismo precio o aumenta?
5. ¿Se puede probar?
¿Cómo puede decidir cuál es el mejor sistema de gestión de visitantes sin probarlo primero para ver si las soluciones se adaptan a sus necesidades? No haga la inversión hasta que lo haya probado.
Compruebe si la empresa a la que va a comprar ofrece una prueba gratuita y durante cuánto tiempo puede hacerlo. Le recomendamos que busque una empresa que ofrezca al menos 2 semanas de prueba para que le dé tiempo a probar todas las funciones que pueda necesitar.
6. ¿Es fácil de configurar?
Ya ha pensado en la facilidad de uso de la solución de gestión de visitas para quien la vaya a utilizar, pero el mejor sistema de gestión de visitas también será fácil de configurar. Hemos dividido esto en 3 puntos:
¿Qué tan rápido se puede instalar?
¿Se trata de un caso de "out-of-the-box", descargar una aplicación y estar listo para empezar, o tendrá que venir alguien a instalarlo por usted?
¿Se puede hacer una demostración?
Algunas empresas pueden ofrecer una demostración en línea de la solución para mostrarle el producto y el funcionamiento de cada una de sus funciones.
Una vez configurado, ¿requiere algún tipo de mantenimiento?
¿Necesitará el hardware mantenimiento cada año o bastará con descargar una nueva actualización de la aplicación cuando haya nuevos lanzamientos y mejoras?
7. ¿Quién es el equipo que está detrás del producto?
Bien, ahora que está más cerca de elegir el mejor sistema de gestión de visitas para usted, ¿ha considerado quién es el equipo que está detrás de la empresa a la que va a comprar? Esto es importante: nadie quiere comprar un producto y luego tener una mala experiencia como cliente de la empresa.
¿Es fácil contactar con ellos? No hay nada peor que invertir en una gran pieza de tecnología y luego, a la hora de necesitar ayuda del equipo que está detrás del producto, es como arrancar una muela. No quieres hablar con un robot, no quieres quedarte en espera durante mucho tiempo y no quieres pagar más por un poco de asistencia en un producto que ya has pagado. Todos hemos pasado por eso, sabemos cómo se siente.
Antes de invertir, averigua si es fácil contactar con el equipo de atención al cliente de la empresa. ¿Puedes encontrar fácilmente su número de teléfono/correo electrónico y, si utilizas el chat en directo, hablas con una persona?
¿Se preocupan por sus clientes? Esto es algo en lo que no siempre pensamos cuando compramos productos, pero a la larga es algo que agradecerás haber tenido en cuenta a la hora de elegir el mejor sistema de gestión de visitas para ti. Compruebe si la empresa de VMS escucha realmente lo que quieren sus clientes y si adaptan y mejoran la solución con los comentarios que reciben de sus clientes.
8. ¿Cumple la normativa y sus datos van a estar seguros?
La seguridad de los datos debe ser lo más importante a la hora de elegir una solución de gestión de visitas. Todos los días recopilará datos de los visitantes, del personal y de los contratistas, y es importante saber que los datos que recopile se almacenarán de forma segura.
A la hora de elegir el mejor sistema de gestión de visitas para usted, considere si la solución cumple con la normativa y la legislación locales (por ejemplo, el GDPR en la UE). ¿Existe flexibilidad a la hora de elegir exactamente qué datos se recogen de cada tipo de visitante? ¿Puede elegir el tiempo de almacenamiento de los datos? ¿Existe la posibilidad de elegir dónde se almacenan los datos?
También debe asegurarse de que la nueva solución satisface a sus equipos de TI y de cumplimiento de la normativa. ¿La infraestructura que hace funcionar el sistema es de nivel empresarial? ¿Existen las medidas de redundancia necesarias? ¿Están los datos encriptados en reposo? Todas estas preguntas le ayudarán a adquirir un sistema de gestión de visitas que sea estable y proteja sus datos.
9. ¿Puede quedar obsoleto?
Es importante recordar que más tiempo en el mercado no significa necesariamente que será el mejor sistema de gestión de visitas del mercado. Echa un vistazo a sus redes sociales o a sus últimos artículos: ¿parece que lanzan nuevas características y actualizaciones con regularidad? Si no ves ninguna información, pregúntales directamente.
Además de lanzar nuevas funciones/actualizaciones que mejoren la usabilidad general, ¿se mantienen al día de cualquier circunstancia actual que pueda afectar a la forma de utilizar la solución? Tomemos el ejemplo de COVID-19: ¿han mejorado la solución para que siga siendo relevante en esta época, como la introducción del registro sin contacto?
10. ¿Qué dicen sus clientes?
Has encontrado una empresa que parece estupenda. Comparten mucho en sus redes sociales, comparten regularmente nueva información en sus blogs y parecen tener todo lo que necesitas. Pero, ¿pueden sus clientes dar fe de que ofrecen el mejor sistema de gestión de visitas del mercado?
Compruebe su sitio web: ¿tienen reseñas o estudios de casos? Comprueba si están presentes en algún sitio de reseñas como Capterra y, si es así, si reciben buenas críticas. Comprueba si tienen reseñas en Google. Dirígete a las redes sociales: ¿han compartido sus clientes buenas publicaciones sobre ellos?
Esperamos que esta guía le haya ayudado a elegir el mejor sistema de gestión de visitas para su organización. Si Sign In App ha entrado en su lista de candidatos, no olvide que ofrecemos una prueba gratuita de 15 días (que marca el número 5 de la guía) con la que puede empezar hoy mismo haciendo clic aquí. Si quieres saber más sobre Sign In App, nuestro amable equipo de atención al cliente estará encantado de responder a cualquier pregunta que tenga y puede contactar con él a través de un chat en vivo, por correo electrónico o por teléfono; todos los datos de contacto se pueden encontrar aquí.