Hot desking: ¿qué, por qué y cómo?

¿Recuerda cuando un trabajo de oficina consistía de 9 a 5, de lunes a viernes, siempre en la oficina con el mismo escritorio todos los días? Esos días han quedado atrás. Ahora hay lugares de trabajo híbridos, semanas laborales de 4 días, espacios de trabajo conjunto, oficinas inteligentes y esas son solo algunas de las nuevas frases de moda en el lugar de trabajo que aparecen en blogs y encuestas de LinkedIn últimamente. Para agregar otro a la lista de temas candentes en el lugar de trabajo en este momento, tenemos el escritorio compartido. Ahora puede que esté diciendo que no hay nada nuevo acerca de los escritorios compartidos y estaríamos de acuerdo, pero esta vez creemos que puede tener un poco más de aceptación.

¿Qué es el hot desking?

Tomando una definición del Diccionario de Cambridge, el hot desking (escritorios compartidos) es una forma de ahorrar espacio de oficina en el que los trabajadores no tienen su propio escritorio y solo se les da un escritorio cuando lo necesitan. El hot desking solía verse más comúnmente en espacios de oficina de trabajo conjunto, pero el concepto se ha adoptado recientemente en más organizaciones a medida que las empresas buscan introducir el trabajo híbrido, administrar la capacidad del sitio y maximizar la eficiencia del espacio en su oficina.

¿Cuáles son los beneficios de hot desking? Puede haber muchas ventajas al introducir el concepto de hot desking en su organización, tanto para empresarios como para empleados. Estos son solo algunos de los principales beneficios:

Eficiencia espacial
Los escritorios compartidos son una excelente manera de ser realmente eficiente con el espacio que tiene en su oficina, particularmente en un momento en el que muchas empresas abren con capacidad reducida o deben tener una cierta distancia entre los escritorios. Si lo introduce junto con una política de trabajo híbrida, encontrará que probablemente necesite menos espacios de escritorio (ya que habrá menos personas en la oficina), lo que le permitirá hacer que su espacio de oficina se sienta más abierto y espacioso o crear nuevas áreas como zonas de descanso.
Cambio de escenario
Debido a que los empleados ya no tienen su propio escritorio, pueden cambiar el lugar donde se sientan cada vez que están en la oficina. Es posible que algún día quieran sentarse junto a la ventana para disfrutar del sol mientras trabajan; otro día es posible que quieran sentarse en un rincón tranquilo para realmente concentrarse.
Colaboración / creatividad mejoradas
Cosas simples como cambiar el lugar donde se sienta pueden hacer maravillas para darle un impulso de creatividad. Otra de las ventajas de los escritorios compartidos es que le brinda la oportunidad de sentarse junto a diferentes personas cada vez que está en la oficina, lo que puede brindar muchas oportunidades para mejorar la colaboración y la creatividad. A menudo, descubre que las mejores ideas creativas provienen de compartir ideas con colegas que no están en su equipo o departamento.
Espacio de oficina ordenado
¡Adiós al desorden de la oficina! Ahora que nadie tiene su propio escritorio, no hay necesidad de que se acumule el desorden, ya que no tendrá más remedio que mantener el espacio de cada escritorio ordenado para que la siguiente persona lo use. Los Estudios han demostrado que también hay una mejora del 167% en la persistencia y la capacidad de atención en espacios más ordenados; por lo que es una oficina en la que todos ganan: una oficina ordenada y una productividad mejorada.

¿Cómo puede administrar el escritorio compartido?

Si su organización es completamente nueva en el concepto de escritorio compartido, hay algunas cosas que debe considerar al presentarlo a sus empleados y administrarlo para que pueda continuar siendo una estrategia exitosa para su negocio.

Conectividad
En primer lugar, asegúrese de que el espacio de su oficina esté configurado de modo que los espacios de escritorio satisfagan las necesidades de sus empleados. Piense en lo que necesitan para conectarse, como WiFI, teléfonos, monitores, enchufes, etc. ¿Todos los escritorios necesitan acceso a estos? ¿Podrían las zonas de descanso estar libres de teléfonos?
Un lugar para almacenar artículos personales
Dado que sus empleados ya no dejarán artículos en su escritorio, piense en las soluciones de almacenamiento que podría tener para sus artículos personales que tal vez quieran dejar en la oficina. Piense en casilleros, cajas de almacenamiento, cajones, etc.
Haga que los espacios de escritorio o de salas se puedan reservar
Una de las formas perfectas de facilitar la gestión de los escritorios compartidos es hacer que sus empleados reserven espacios de escritorio, áreas de descanso y salas de reuniones. Espacios de Sign In App le permite reservar cualquier espacio en su oficina, lo que permite a los empleados usar su teléfono inteligente para reservar su espacio con anticipación o sobre la marcha.
Establezca algunas reglas
Una vez que haya introducido el concepto de hot desking en su organización, debería ser bastante sencillo, pero es posible que desee introducir algunas reglas para asegurarse de que los empleados lo respeten. Nada estricto, es un concepto de trabajo flexible después de todo, pero cosas simples como asegurarse de que todos limpien su espacio después de haberlo usado, valdrá la pena presentarlas desde el primer día, particularmente en el clima actual.

Si desea obtener más información sobre cómo Sign In App puede ayudarlo a administrar el escritorio compartido en su organización u obtener más información sobre nuestra función de reserva de salas de reuniones y escritorios, Espacios, comuníquese con el equipo. Nuestro amable equipo de experiencia del cliente está disponible a través de chat en vivo, correo electrónico o teléfono y puede encontrar todas las formas de contactarnos aquí.