Logistics Plus est un fournisseur mondial de premier plan en matière de transport, d'entreposage et de logistique globale. En tant qu'organisation au sein d'une industrie qui doit suivre de nombreuses directives strictes, Logistics Plus s'est rapidement rendu compte que son ancien processus de signature papier et stylo n'était plus suffisant pour adhérer aux directives et créer d'excellentes expériences pour les visiteurs.
Logistics Plus fait partie de la communauté Sign In App depuis 2020 et nous avons récemment rencontré Tony Dufala, IT Warehouse Administrator de Logistics Plus, pour discuter de la manière dont l'organisation améliore ses expériences en matière de gestion des visiteurs...
Selon vous, quels sont les défis auxquels les organisations sont confrontées aujourd'hui en matière de gestion des visiteurs ?
Il est très important de s'assurer que les visiteurs ont une expérience invitante lorsqu'ils arrivent sur votre site. Vous devez faire en sorte que le hall d'entrée soit invitant et attrayant pour les visiteurs, surtout si vous n'avez pas de réceptionniste pour les accueillir. Nous n'avons pas de réceptionniste, alors nous aimons créer une expérience accueillante pour les visiteurs grâce à l'iPad de la réception - c'est vraiment facile à utiliser pour les visiteurs et nous pouvons collecter les données dont nous avons besoin. De nombreux secteurs d'activité, dont le nôtre, ont un certain nombre de directives à respecter et l'enregistrement au stylo et au papier ne suffit souvent pas pour la tenue des dossiers.
Qu'est-ce qui vous a poussé à chercher une solution de gestion des visiteurs ?
Nous étions en 2020, vous savez ce que cela signifie (Covid-19). Notre système se résumait à un simple stylo et du papier, de sorte que si nous devions enregistrer quelque chose ou si l'on nous demandait des informations, ce qui est souvent le cas, nous ne disposions pas d'un moyen rapide et facile de le faire. J'ai été chargé d'étudier et d'essayer des solutions.
Nous avons essayé plusieurs solutions différentes, mais le coût et le support client de Sign In App l'ont clairement emporté. Bien que nous n'ayons qu'un seul site, nous avons plusieurs iPads dans le bâtiment et nous n'avons pas à payer un supplément pour que l'application fonctionne sur chacun d'entre eux.
De plus, l'assistance à la clientèle est de loin l'une des meilleures que j'aie jamais eues. Je peux aller sur le site web et discuter avec l'équipe sur le chat en direct. Toute l'équipe se surpasse pour répondre à nos demandes.
Comment utilisez-vous Sign In App ?
Comme nous n'avons pas de réceptionniste, nous avons ajouté une vidéo en boucle à l'écran d'accueil afin de créer une expérience attrayante pour nos visiteurs.
Nous sommes également tenus de recueillir les photos d'identité des visiteurs à la demande du gouvernement pour les besoins de la TSA, et nous utilisons donc l'option photo pour les recueillir. Nous ajoutons ensuite nos accords de non-divulgation et demandons aux visiteurs de les signer pour que nous ayons instantanément un enregistrement dans notre portail.
Nous utilisons également la fonction "livraisons" pour suivre les chargements sortants. Nous avons créé nos propres champs personnalisés pour les informations que nous voulons saisir ; nous prenons des photos des informations dont nous avons besoin pour les suivre. Il est très facile de rechercher les informations dont nous avons besoin et d'exporter des rapports.
Pourquoi pensez-vous que les organisations devraient investir dans un VMS ?
La tenue des dossiers, la sécurité et la tranquillité d'esprit. En tant qu'entreprise, les données que vous pouvez recueillir auprès de vos visiteurs sont très précieuses. Vous pouvez également en apprendre beaucoup sur votre entreprise et sur ce qui s'y passe.
Cela va bien au-delà de la simple inscription des visiteurs. Lorsque vous faites preuve de créativité, vous pouvez en faire bien plus.
