Un guide pratique à l’intention des responsables des installations, des biens immobiliers et de l’expérience en milieu de travail, pour les aider à naviguer dans la complexité des espaces commerciaux partagés. 

Gérer un immeuble à multi-locataires peut être complexe. Plusieurs organisations, des politiques différentes et un flux constant de personnes – employés, visiteurs, prestataires, livreurs – partageant les mêmes entrées et sorties. Sans visibilité ni cohérence, les opérations quotidiennes peuvent rapidement devenir chaotiques.

Dans le même temps, les attentes en matière d’expérience augmentent. Les visiteurs et les locataires veulent des processus d’enregistrement fluides. Les équipes de conformité ont besoin de dossiers prêts pour les audits. Les dirigeants attendent de la sécurité, de l’efficacité et la preuve que les opérations sont maîtrisées.

Mais comment offrir à la fois une expérience fluide et une sécurité renforcée face aux défis de la gestion d’un immeuble multi-locataires ? C’est là qu’intervient un système numérique de gestion des visiteurs (VMS).

Ce guide approfondi montre comment mettre en place une solution numérique de gestion des visiteurs qui améliore la sécurité, renforce la conformité et simplifie la coordination entre chaque locataire et chaque site.

In this blog:

 

Pourquoi la gestion des visiteurs est essentielle dans les immeubles à multi-locataires

Lorsqu’une même bâtisse est partagée par plusieurs entreprises, les risques et les responsabilités se multiplient. Chaque locataire a son propre personnel, ses mesures de sécurité et ses procédures, mais tous dépendent de la même réception, des systèmes d’urgence et des infrastructures communes.

Sans approche unifiée, les lacunes en matière de sécurité, de conformité et de communication apparaissent rapidement.

Voici 6 raisons pour lesquelles une stratégie intelligente de gestion des visiteurs est essentielle dans les immeubles à multi-locataires :

  1. Sécurité et responsabilité
  2. Conformité réglementaire
  3. Expérience cohérente
  4. Efficacité opérationnelle
  5. Gestion des urgences et sécurité
  6. Perception des locataires et de la marque

1. Sécurité et responsabilité

Même si les locataires gèrent leurs propres visiteurs, les propriétaires restent responsables de la sécurité globale. Un registre numérique centralisé constitue une source unique de vérité, garantissant que seules les personnes autorisées entrent et que chacun peut être retracé en temps réel en cas d’urgence.

2. Conformité réglementaire

Différents locataires opèrent souvent sous des cadres réglementaires distincts, allant des codes locaux de prévention des incendies et des normes sectorielles aux lois mondiales sur la protection des données comme le RGPD, le CCPA ou l’HIPAA. Un système centralisé et basé sur le cloud stocke en toute sécurité des enregistrements de visiteurs et des signatures vérifiables, permettant à chaque locataire d’être prêt pour un audit. Chaque locataire peut configurer et présenter ses propres politiques, conditions générales, NDA ou accords visiteurs lors de l’enregistrement, garantissant que les visiteurs ne voient que ce qui est pertinent pour l’organisation qu’ils visitent.

Cette flexibilité permet, par exemple, à un prestataire de soins de santé d’afficher ses politiques liées à l’HIPAA, tandis qu’une institution financière dans le même bâtiment présente sa propre documentation de conformité, le tout étant géré de manière transparente au sein d’une plateforme centralisée unique.

3. Expérience cohérente

Les visiteurs ne devraient pas avoir à faire face à des procédures d’enregistrement différentes ou à se réinscrire à chaque étage. Une plateforme de gestion des visiteurs partagée assure qu’une fois qu’un visiteur s’enregistre à la réception, il est automatiquement enregistré pour le lieu ou le locataire qu’il visite. Cela crée un accueil fluide, cohérent et professionnel, reflétant le niveau d’excellence collectif de l’immeuble.

4. Efficacité opérationnelle

Les registres papier, les tableurs et les systèmes isolés font perdre du temps et des ressources. Une solution numérique unique automatise les enregistrements, les notifications et les rapports, réduisant le temps administratif tout en améliorant la précision des données.

5. Gestion des urgences et sécurité

Dans un bâtiment partagé, les situations d’urgence nécessitent coordination et clarté. Lorsque les locataires fonctionnent de manière indépendante, il peut être long de confirmer qui se trouve à l’intérieur. Un système centralisé de gestion des visiteurs offre une visibilité en temps réel pour tous les locataires et sites, indiquant exactement qui est sur place et où il s’est enregistré pour la dernière fois.

Lors des évacuations ou des exercices, des listes d’évacuation accessibles en direct depuis l’application mobile Sign In App Companion permettent aux équipes de vérifier la présence de chacun en quelques instants, et non en minutes.

6. Perception des locataires et de la marque

Un bâtiment qui fonctionne efficacement et accueille les visiteurs avec professionnalisme renvoie une image positive pour tous les locataires. Avec Sign In App, cette première impression devient sans effort, combinant un enregistrement sans contact, des expériences d’accueil personnalisées aux couleurs de la marque et des badges visiteurs configurables, le tout dans un processus fluide et intégré.

Chaque locataire peut mettre en avant sa propre identité visuelle et ses politiques au sein du même système sécurisé, tandis que les gestionnaires d’immeuble garantissent une expérience unifiée et de haute qualité. Les intégrations avec Microsoft Teams, Slack et SSO assurent que les notifications, autorisations et mises à jour parviennent automatiquement aux bonnes personnes.


La gestion des visiteurs dans un environnement multi-locataires ne se résume pas à la commodité. Il s’agit de créer un écosystème connecté et conforme, où chacun peut opérer en toute confiance.

 

10 façons de créer une expérience visiteurs connectée et conforme

Un guide étape par étape pour standardiser la sécurité, la conformité et l’expérience pour chaque locataire de votre immeuble.

Étape 1 : Comprendre les défis

Dans un bâtiment partagé, la gestion des visiteurs ne se limite pas aux enregistrements ; elle concerne la coordination entre plusieurs organisations.

Parmi les défis courants :

  • Files d’attente longues à la réception partagée
  • Notifications aux hôtes manquées ou retardées
  • Formulaires papier générant des risques liés aux données
  • Lacunes dans la conformité réglementaire
  • Visibilité limitée de qui est présent sur site

Le coût caché des processus manuels

Les systèmes manuels coûtent plus que du temps, ils créent des vulnérabilités. Les équipes des installations perdent des heures chaque semaine à rechercher les registres visiteurs, à vérifier les enregistrements ou à produire des rapports de conformité.

Ces inefficacités peuvent se transformer en risques réels pour la sécurité lorsque les procédures d’urgence dépendent de données précises et en temps réel.

Identifier ces lacunes est la première étape pour construire un lieu de travail plus sûr et plus intelligent.

Étape 2 : Centraliser sans compromis

Un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud regroupe tous les locataires sur une plateforme sécurisée. Chaque organisation conserve sa propre identité visuelle et ses politiques, tout en bénéficiant de processus standardisés et auditable.

Avec un système numérique en place, vous pouvez :

  • Standardiser avec flexibilité : Configurer des flux de travail pour différentes organisations ou types de visiteurs tout en maintenant un système unifié pour la sécurité, les rapports et la gestion des données.
  • Activer un accès basé sur les rôles : Définir qui peut consulter et gérer les données visiteurs de chaque organisation, garantissant confidentialité et responsabilité.
  • Intégrer de manière transparente : Se connecter à Microsoft Teams, Google Workspace, Slack et aux outils SSO pour des opérations coordonnées.
  • Unifier la gestion de la conformité : Stocker et gérer centralement les politiques, NDA et accords visiteurs tout en affichant le bon document au bon visiteur, à chaque fois.

Un système comme Sign In App vous permet de commencer simplement et de monter en puissance sans effort.

Étape 3 : Rendre la conformité simple

Les formulaires papier et la saisie manuelle des données créent des incohérences. Un flux de travail numérique instaure la discipline. Chaque type de visiteur — entrepreneur, invité, prestataire, livreur — reçoit le bon formulaire, les bonnes politiques, avec un enregistrement instantané.

Votre équipe de conformité peut :

  • Personnaliser les formulaires numériques pour différents types de visiteurs
  • Capturer des signatures électroniques pour les NDA, les politiques de sécurité ou les accords de confidentialité
  • Enregistrer automatiquement les dossiers de conformité (AWS, RGPD, ISO 27001)

Lors des audits, récupérer les enregistrements visiteurs et les politiques signées prend quelques secondes, et non des jours.

Étape 4 : Transformer la sécurité en certitude

Dans les immeubles multi-locataires, la gestion des urgences dépend de la coordination et de la clarté. Lorsque chaque locataire fonctionne de manière indépendante, les situations d’urgence peuvent rapidement devenir chaotiques.

Un système centralisé de gestion des visiteurs maintient tout le monde aligné grâce à des données en temps réel :

  • Visibilité instantanée de toutes les personnes présentes sur site
  • Listes d’évacuation en direct accessibles depuis les appareils mobiles
  • Comptage immédiat lors des exercices ou incidents

Lorsque chaque seconde compte, ces données permettent de gagner du temps et de sauver des vies. Les équipes des installations et de sécurité peuvent vérifier la présence de chacun en quelques instants, réduisant la confusion et garantissant la conformité.

Étape 5 : Automatiser les notifications et renforcer la communication

Fini les appels « Mon invité est-il arrivé ? ». Un système numérique de gestion des visiteurs envoie automatiquement des notifications aux hôtes par email, SMS ou Microsoft Teams dès l’enregistrement d’un visiteur — permettant à la réception de se concentrer sur l’accueil, et non à courir après les personnes.

Cela signifie :

  • Les visiteurs ne restent pas à attendre dans le hall
  • Les hôtes savent immédiatement quand leurs invités arrivent
  • La réception peut se concentrer sur l’accueil plutôt que sur la chasse aux personnes

L’automatisation améliore la réactivité et offre une expérience visiteurs plus fluide.

Étape 6 : Rendre la sécurité visible

Dans les environnements partagés où plusieurs locataires et prestataires coexistent, les badges numériques ou imprimés ne sont pas de simples étiquettes — ils représentent une preuve d’autorisation, garantissant que tous les présents sur site sont vérifiés et visibles.

Les badges peuvent inclure :

  • Nom du visiteur et entreprise
  • Nom de l’hôte
  • Photo d’identité
  • Niveau d’accès et durée de validité

Astuce d’intégration : L’intégration avec des cartes/fobs RFID peut permettre un enregistrement fluide pour les employés.

Étape 7 : Simplifier la gestion des espaces

La gestion des visiteurs ne se limite pas au hall d’entrée. Les salles de réunion partagées, bureaux flexibles et places de parking font partie du même écosystème.

En intégrant la réservation des espaces de travail à votre système de gestion des visiteurs, vous pouvez :

  • Reserve rooms or desks in advance
  • Track availability in real time
  • Coordinate visitor and workspace management

Un système unique pour gérer vos personnes, vos politiques et vos lieux.

Étape 8 : Transformer les données visiteurs en intelligence opérationnelle

Chaque enregistrement de visiteur constitue un point de données, mais la plupart des immeubles ne tirent jamais parti de cette intelligence. Un système moderne de gestion des visiteurs transforme l’activité quotidienne en informations opérationnelles.

Au lieu de deviner quand le hall est encombré ou où la conformité échoue, vous pouvez obtenir ces informations instantanément.

Utilisez des tableaux de bord en temps réel et des rapports automatisés pour :

  • Identifier les périodes et tendances de fréquentation
  • Automatiser les tâches récurrentes, comme la production de rapports
  • Mettre en évidence les risques de conformité grâce à l’analyse des données

Ces informations permettent aux équipes des installations de passer d’une approche réactive à proactive, améliorant la sécurité, l’efficacité et la satisfaction des locataires.

Étape 9 : Standardiser et étendre

Une fois que votre processus visiteurs fonctionne efficacement pour un locataire, étendez-le à l’ensemble du bâtiment. Un système partagé offre à chaque organisation le même standard de sécurité et de conformité, tout en permettant à chacune d’adapter l’expérience à ses collaborateurs et à ses politiques.

Utilisez vos données pour affiner les performances et créer une cohérence à l’échelle du bâtiment :

Principaux indicateurs à suivre :

  • Temps moyen d’enregistrement
  • Volume de visiteurs par locataire
  • Taux de non-présentation
  • Délais de réponse
  • Types de visiteurs les plus fréquents

Le résultat ? Un bâtiment qui fonctionne comme un écosystème connecté, où chaque locataire bénéficie de la même sécurité, efficacité et responsabilité, sans sacrifier son autonomie.

Étape 10 : Créer un lieu de travail connecté et prêt pour l’avenir

La gestion moderne des visiteurs va au-delà de l’efficacité, elle favorise la connexion.

Lorsque locataires, employés et visiteurs vivent un processus sécurisé, cohérent et accueillant, tout le monde en bénéficie.

Le bon système soutient la durabilité, renforce la réputation de la marque et permet aux bâtiments de fonctionner comme un écosystème connecté et intégré.

Résultats attendus :

  • Réduction de la charge administrative
  • Renforcement de la conformité et préparation aux audits
  • Expérience unifiée pour tous les locataires et sites

Un bâtiment connecté n’est pas seulement plus sûr, il est aussi plus intelligent, plus productif et plus précieux.

Liste de contrôle pour une mise en œuvre rapide

La mise en œuvre n’a pas besoin d’être complexe, elle doit simplement être claire, cohérente et collaborative.

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L’avenir des bâtiments intelligents

À mesure que les lieux de travail évoluent, les attentes des visiteurs évoluent également. La prochaine génération de bâtiments intelligents connectera la gestion des visiteurs, le contrôle d’accès et l’automatisation, créant des environnements fluides et sécurisés où commodité rime avec conformité.

Pour les responsables des opérations et des installations, mettre en place un système numérique de gestion des visiteurs ne concerne pas seulement l’efficacité, mais poser les bases du futur du travail.

Sign In App est conçu spécifiquement pour les environnements multi-locataires, alliant flexibilité et sécurité ainsi que conformité de niveau entreprise, sans complexité. Grâce à des fonctionnalités telles que le Single Sign-On (SSO), les permissions basées sur les rôles et les enregistrements automatisés de check-in et d’évacuation, les locataires conservent un contrôle total, une visibilité complète et une tranquillité d’esprit.

 

Prêt à transformer votre immeuble multi-locataires ? Découvrez comment Sign In App peut vous aider à simplifier la gestion des visiteurs, renforcer la conformité et améliorer chaque expérience sur site.

 

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