Vous vous souvenez de l'époque où un emploi de bureau consistait à travailler de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi, toujours au bureau, au même poste chaque jour ? Cette époque est révolue depuis longtemps. Il existe désormais des lieux de travail hybrides, des semaines de travail de 4 jours, des espaces de coworking, des bureaux intelligents, et ce ne sont là que quelques-unes des nouvelles expressions à la mode qui apparaissent récemment dans les blogs et les sondages LinkedIn. Pour ajouter un autre élément à la liste des sujets d'actualité liés au lieu de travail, nous avons le hot desking. Vous vous dites peut-être que le hot desking n'a rien de nouveau, et nous sommes d'accord, mais cette fois-ci, nous pensons qu'il pourrait gagner en popularité.

Qu'est-ce que le hot desking ?

Selon la définition du dictionnaire Cambridge, le hot desking (parfois appelé « hoteling ») est un moyen d'économiser de l'espace de bureau dans lequel les employés n'ont pas leur propre bureau et ne disposent d'un bureau que lorsqu'ils en ont besoin. Le hot desking/hoteling était autrefois plus courant dans les espaces de coworking, mais ce concept a récemment été adopté par un plus grand nombre d'organisations, les entreprises cherchant à introduire le travail hybride, à gérer la capacité de leurs sites et à optimiser l'efficacité de l'espace dans leurs bureaux.

Quels sont les avantages du hot desking ? L'introduction du concept d'hoteling dans votre organisation peut présenter de nombreux avantages, tant pour les employeurs que pour les employés. Voici quelques-uns des principaux avantages :

 

  • Efficacité de l'utilisation de l'espace
    Le hot desking est un excellent moyen d'optimiser l'espace dont vous disposez dans votre bureau, en particulier à une époque où de nombreuses entreprises ouvrent à capacité réduite ou sont tenues de respecter une certaine distance entre les bureaux. Si vous l'introduisez parallèlement à une politique de travail hybride, vous constaterez que vous aurez probablement besoin de moins d'espaces de bureau (car il y aura moins de personnes au bureau), ce qui vous permettra de rendre votre espace de travail plus ouvert et plus spacieux ou de créer de nouveaux espaces tels que des zones de détente.
  • Changement de décor
    Comme les employés n'ont plus leur propre bureau, ils peuvent changer de place chaque fois qu'ils viennent au bureau. Un jour, ils peuvent avoir envie de s'asseoir près de la fenêtre pour profiter de la lumière du soleil pendant qu'ils travaillent ; un autre jour, ils peuvent préférer s'asseoir dans un coin tranquille pour se concentrer pleinement.
  • Collaboration/créativité améliorées
    Des choses simples comme changer de place peuvent faire des merveilles pour stimuler votre créativité. L'un des autres avantages du hot desking est qu'il vous permet de vous asseoir à côté de personnes différentes à chaque fois que vous êtes au bureau, ce qui peut offrir de nombreuses opportunités pour améliorer la collaboration et la créativité. Vous constatez souvent que les meilleures idées créatives naissent d'échanges avec des collègues qui ne font pas partie de votre équipe ou de votre service.
  • Espace de bureau bien rangé
    Adieu le désordre au bureau ! Maintenant que personne n'a plus son propre bureau, il n'y a plus lieu de laisser le désordre s'accumuler, car vous n'aurez d'autre choix que de garder chaque espace de travail bien rangé pour la personne qui l'utilisera après vous. Des études ont montré que la persévérance et la capacité d'attention augmentent de 167 % dans les espaces mieux rangés. C'est donc une situation gagnant-gagnant : un bureau bien rangé et une productivité accrue.

Comment gérer le hot desking ?

Si votre organisation découvre complètement le concept du hot desking, il y a quelques éléments à prendre en compte lorsque vous le présentez à vos employés et que vous le gérez afin qu'il continue d'être une stratégie efficace pour votre entreprise.

  • Connectivité
    Tout d'abord, assurez-vous que votre espace de bureau est aménagé de manière à ce que les bureaux répondent aux besoins de vos employés. Réfléchissez à ce dont ils ont besoin pour se connecter, comme le Wi-Fi, les téléphones, les écrans, les prises électriques, etc. Tous les bureaux doivent-ils y avoir accès ? Les zones de détente pourraient-elles être exemptes de téléphones ?
  • Un endroit où ranger ses effets personnels
    Comme vos employés ne laisseront plus d'objets sur leur bureau, réfléchissez aux solutions de rangement que vous pourriez leur proposer pour les effets personnels qu'ils souhaiteraient laisser au bureau. Pensez à des casiers, des boîtes de rangement, des tiroirs, etc.
  • Rendre les bureaux ou les salles réservables
    L'un des meilleurs moyens de faciliter la gestion du hot desking consiste à demander à vos employés de réserver leurs espaces de travail, leurs espaces de détente et leurs salles de réunion. Spaces by Sign In App vous permet de rendre n'importe quel espace de votre bureau réservable, ce qui permet aux employés d'utiliser leur smartphone pour réserver leur espace à l'avance ou pendant leurs déplacements.
  • Établissez certaines règles
    Une fois que vous avez introduit le concept de hot desking/hoteling dans votre organisation, cela devrait être assez simple, mais vous voudrez peut-être instaurer quelques règles pour vous assurer que les employés le respectent. Rien de strict, il s'agit après tout d'un concept de travail flexible, mais il sera utile d'introduire dès le premier jour des règles simples, comme veiller à ce que chacun nettoie son espace après l'avoir utilisé, en particulier dans le contexte actuel.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Sign In App peut vous aider à gérer le hot desking dans votre organisation ou en savoir plus sur notre fonctionnalité de réservation de bureaux et de salles de réunion, Spaces, contactez notre équipe. Notre équipe du service client est à votre disposition via le chat en direct, par e-mail ou par téléphone. Vous trouverez toutes les coordonnées pour nous contacter ici.