Préinscription et invitation de visiteurs

Recueillez les informations nécessaires et préparez chaque visiteur avant son arrivée.

Traditionnellement, la gestion des visiteurs commence dans le hall d'entrée ; la nôtre commence dès l'invitation. La préinscription et les invitations vous permettent de recueillir des informations, de confirmer les coordonnées et d'effectuer les démarches nécessaires avant que les participants n'arrivent sur place. Des invitations simples aux réunions aux flux de travail structurés en plusieurs étapes pour les visiteurs, l'application Sign In App garantit que les hôtes sont informés, que les visiteurs sont préparés et que les arrivées se font rapidement, de manière prévisible et conforme.

La gestion des visiteurs ne doit pas commencer pas dans le hall d'entrée

Dans de nombreuses organisations, la gestion des visiteurs commence trop tard :

Les hôtes ne savent pas qui arrive ni quand.
Les informations requises sont collectées à la réception, créant des goulets d'étranglement.
Les contrôles de conformité sont effectués manuellement ou de manière aléatoire

Cela ralentit les arrivées et introduit des risques. Le processus de préinscription change cela. Les visiteurs effectuent les démarches requises à l'avance, les hôtes savent à qui s'attendre et les équipes d'accueil sont préparées. Les problèmes sont soulevés à un stade précoce, et non à la réception.

Une sécurité renforcée. Des arrivées plus fluides.

Enregistrement flexible

Pré-enregistrez les visiteurs via le portail web, l'application mobile ou l'intégration dans Outlook - selon ce qui convient le mieux à votre équipe.

Invitations personnalisées

Envoyez des invitations personnalisées avec des liens vers le calendrier et un QR code personnalisé, avec la possibilité de traduire tout le contenu dans la langue de votre invité.

Une gestion plus intelligente des événements et de la sécurité

Téléchargez les listes d'invités, gérez les inscriptions de groupe, les autorisations et les vérifications préalables pour les sites sécurisés, le tout en un seul endroit.

Visibilité en temps réel et saisie rapide

Suivez les visiteurs, anticipez les périodes d’affluence et permettez la connexion instantanée par QR code afin de réduire l’encombrement de votre hall d’accueil et d’améliorer la sécurité.

Capacités d’enregistrement préalable améliorées

Portail d'inscription

Offrez à vos visiteurs une arrivée fluide et moderne grâce à un processus de pré-inscription, de téléchargement de documents et d’intégration préalable à leur arrivée. Les check-ins sont plus rapides, les files d'attente disparaissent et les équipes d'accueil retrouvent du temps, sans pour autant renoncer au contrôle.

Prise de rendez-vous

Chaque rendez-vous manqué vous coûte du temps et de l'argent. L'application Sign In automatise les rappels et facilite la reprogrammation des rendez-vous, permettant ainsi de réduire jusqu'à 90 % le nombre de rendez-vous manqués. Créez des pages de réservation personnalisées et des messages sur mesure en quelques minutes seulement. Vos clients prennent, reportent et gèrent leurs propres rendez-vous, réduisant ainsi vos tâches administratives et vous permettant de respecter le programme de chacun.

Intégration de l'API

Connectez-vous en quelques clics à vos systèmes existants, tels que les plateformes RH, les systèmes de contrôle d'accès ou les fournisseurs d'identité, afin d'automatiser et d'unifier chaque étape du cycle de vie des visiteurs, de la pré-inscription au rapport post-visite.

Un processus de préinscription des visiteurs conçu pour des flux de travail complexes

Flux de travail de préinscription basés sur les risques

Automatisez le téléchargement de documents, les attestations de reconnaissance des politiques et les approbations en plusieurs étapes en fonction du type de visiteur, du site ou du niveau de risque, afin de garantir que les visites à haut risque fassent l’objet de contrôles rigoureux avant l'arrivée.

Application centralisée de la conformité et des politiques

Appliquez des règles à travers l'ensemble du système sur plusieurs sites tout en conservant une certaine souplesse pour mettre en œuvre des exceptions locales. Maintenez la cohérence, respectez les exigences réglementaires et soyez assuré que chaque visiteur accomplisse les démarches requises avant son arrivée.

Informations avancées et détection d’anomalies

Tirez parti des analyses en temps réel et des évaluations des risques lors de la préinscription pour identifier les schémas inhabituels, surveiller les tendances et améliorer en permanence la préparation opérationnelle.

Une préparation complète - de l'invitation à l'arrivée

Visiteur invité ou programmé
Préinscription terminée
Informations et documents requis collectés
Approbations et vérifications terminées ; justificatifs de contrôle d'accès fournis
Le visiteur arrive attendu, a été autorisé et est prêt à s’enregistrer

Une solution conçue pour toutes les organisations

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Petites entreprises

Des invitations simples et des arrivées rapides.

Envoyez des invitations à votre marque avec des QR codes
Recueillez à l'avance les informations essentielles sur vos visiteurs
Réduisez les files d'attente à la réception sans complexité supplémentaire

Équipes multi-sites

Une inscription préalable cohérente avec la flexibilité locale.

Appliquez des règles communes relatives aux visiteurs, tout en autorisant des nuances au niveau local
Gérez les visites de groupe et les événements de manière centralisée
Maintenez la visibilité sur l'ensemble de vos sites

Environnements de haute confiance

Des contrôles plus stricts avant l'arrivée.

Demandez des attestations, des documents ou des autorisations
Orientez les visites à haut risque vers les équipes chargées de la conformité pour examen
Conservez des registres complets et défendables des visites

Secteur public et éducation

Une préparation des visiteurs adaptée aux mesures de sécurité.

Collectez les informations nécessaires avant l'arrivée
Gérez les grands groupes et les visites récurrentes
Conservez des registres prêts pour l'audit, conformes à vos politiques

Allégez la charge de travail de votre équipe aux pré inscriptions professionnelles.

Réduisez les retards, éliminez les incertitudes et offrez à chaque visiteur une arrivée sans heurts et professionnelle.

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Foire aux questions

En procédant aux vérifications des visiteurs avant leur arrivée, la préinscription permet d'améliorer la sécurité en amont. Les flux d’approbation, les contrôles d'identité et les attestations de conformité garantissent que seuls les visiteurs autorisés franchissent votre porte d'entrée.

Oui. Grâce à notre portail d'enregistrement, les visiteurs peuvent consulter les politiques, télécharger des documents et remplir des attestations avant leur arrivée, ce qui leur permet de gagner du temps tout en respectant les obligations de conformité en vigueur.

Les hôtes peuvent envoyer des invitations par e-mail dans plusieurs langages, comprenant des messages personnalisés, des liens vers les agendas et des QR codes pour un check-in instantané.

Oui. Pour enregistrer plusieurs visiteurs à la fois, vous pouvez effectuer un téléchargement groupé via un fichier .csv. Cette solution est idéale pour les sessions de formation, les journées portes ouvertes ou les événements d'entreprise.

La préinscription est incluse dans chacun des plans de souscription à l’application Sign In. Les options avancées de planification et de flux de travail sont réservées aux niveaux supérieurs.