Name: OneSchool Global
Branche: Bildung
Größe: Über 8.000 Schüler, mehr als 120 Standorte und über 2.000 Mitarbeiter und Freiwillige.
Standort: 20 Länder, darunter die USA, Großbritannien und Australien.
Anzahl der Standorte, die die Sign In App nutzen: ~70, weitere werden hinzukommen.
OneSchool Global betreibt 125 Campusse in 20 Ländern und betreut mehr als 9.000 Schüler mit der Unterstützung von über 2.000 Mitarbeitern und Freiwilligen. Angesichts dieser umfangreichen globalen Präsenz stellte die Einhaltung einheitlicher Sicherheitsprotokolle eine große Herausforderung dar, insbesondere in der Region Nordamerika, die 36 Campusse in den Vereinigten Staaten, Kanada und der Karibik umfasst.
„Unser globales Managementteam und unsere Versicherungsanbieter haben uns dazu verpflichtet, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit unserer Besucherprotokolle zu verbessern“, erklärt Jonathan, Regional Director of Operations bei OneSchool Global. „Bei so vielen Besuchern und Freiwilligen brauchten wir ein System, das uns garantiert, dass wir jederzeit wissen, wer sich auf dem Gelände befindet, was sich positiv auf die Sicherheit aller auf dem Campus auswirkt.“
Die Herausforderung
OneSchool Global stand aufgrund seiner starken Abhängigkeit von Freiwilligen vor besonderen Sicherheitsherausforderungen. Allein in Nordamerika umfasst das Netzwerk 21 Campusse in den USA, 11 in Kanada und 4 in der Karibik, die von 275 Mitarbeitern und mehr als 1.500 regelmäßigen Freiwilligen unterstützt werden. Dieses hohe Verkehrsaufkommen auf den Campusse führte zu erheblichen Sicherheitsbedenken.
„Unser Schulsystem ist seit langem darauf angewiesen, dass jeden Tag Freiwillige zur Schule kommen“, bemerkt Jonathan. Die schiere Anzahl der täglichen Besucher machte es schwierig, genaue Aufzeichnungen darüber zu führen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Campus befand.
Ihre bisherigen manuellen Anmeldemethoden erwiesen sich als unzureichend. Einige Campusse verwendeten farbcodierte Umhängebänder, um den Besucherstatus zu kennzeichnen, aber dieses System war leicht zu umgehen. „Man vergisst leicht, dass man es trägt, steigt ins Auto und ist schon halb zu Hause, bevor man daran denkt, es zurückzugeben“, erklärt Jonathan. „Dann ist es zu spät und man hat das gesamte System kompromittiert.“
Das papierbasierte Logbuchsystem brachte seine eigenen Probleme mit sich. „Das papierbasierte Logbuch war nicht überprüfbar“, sagt Elizabeth, Executive Assistant bei OneSchool Global. Ohne digitale Aufzeichnungen wurde die Nachverfolgung der Besucherhistorie oder die Erstellung von Berichten für Compliance-Zwecke zu einem zeitaufwändigen, fehleranfälligen Prozess.
Darüber hinaus erforderten Versicherungsauflagen und Sicherheitsvorschriften bessere Nachverfolgungssysteme. Da Schulen strengeren Compliance-Standards unterliegen, benötigte OneSchool Global eine Lösung, die den Anforderungen der Versicherungsanbieter gerecht wird und gleichzeitig ein einladendes Umfeld für ihre unverzichtbaren ehrenamtlichen Mitarbeiter gewährleistet.
Die Lösung
Nach einer Bewertung der Anforderungen führte OneSchool Global die Sign In App an allen Standorten ein. Die Einführung erfolgte methodisch, beginnend mit einem Pilotprogramm, um potenzielle Herausforderungen vor der vollständigen Bereitstellung zu identifizieren und zu beheben.
„Eine wichtige Erkenntnis, die wir gewonnen haben, ist, wie wichtig es ist, die Initiative zunächst als Pilotprojekt zu starten, insbesondere wenn man an mehreren Standorten arbeitet“, erklärt Elizabeth. „Durch die Einführung eines Pilotprojekts können potenzielle Herausforderungen vor der vollständigen Umsetzung identifiziert und angegangen werden, sodass für unsere Endnutzer ein reibungsloserer Ablauf gewährleistet ist.“
Zur Umsetzung wurden in den Empfangsbereichen jedes Campus iPads eingerichtet, die mit Ausweisdruckern verbunden waren. Das System wurde so konfiguriert, dass alle Mitarbeiter und zugelassenen Freiwilligen in Gruppen in die App vorgeladen wurden, wodurch die Anmeldung schnell und einfach erfolgte. Die lokalen Administratoren an jedem Campus erhielten eine Schulung zur Verwaltung des Systems, wobei die zentrale Kontrolle zur Gewährleistung der Konsistenz beibehalten wurde.
Der technische Einrichtungsprozess konzentrierte sich darauf, eine benutzerfreundliche Erfahrung zu schaffen. „Wir haben das Feedback der Eltern bezüglich der Höhe des Ständers berücksichtigt“, bemerkt Elizabeth. „Der erste Ständer, den wir hatten, hat bei ihnen keinen guten Eindruck hinterlassen. Also haben wir uns um einen neuen Ständer bemüht.“ Diese Liebe zum Detail trug dazu bei, einen positiven ersten Eindruck bei den Besuchern zu hinterlassen.
Kommunikation war der Schlüssel zum Erfolg der Einführung. OneSchool Global legte Wert darauf, den Freiwilligen die Gründe für das neue System zu erklären. „Wir haben darauf geachtet, die Gründe zu kommunizieren, und natürlich sind alle froh, dass unsere Campusse dadurch sicherer geworden sind“, sagt Jonathan.
Ergebnisse und Vorteile
Die Einführung der Sign In App hat das Besuchermanagement an allen Standorten von OneSchool Global verändert. Die zentralisierte Datenbank erleichtert häufigen Besuchern wie Jonathan, der regelmäßig zwischen den Standorten pendelt, die Anmeldung. „Das ist auf jeden Fall viel zuverlässiger als das alte System mit Stift und Papier“, bemerkt er. „Egal, welchen Campus ich auf dem gesamten nordamerikanischen Kontinent besuche, ich muss nur die ersten Buchstaben meines Vornamens eingeben, und schon erscheint er auf dem Bildschirm. So einfach ist das.“
Für die Sicherheit auf dem Campus bot das neue System die dringend benötigte Gewissheit. „Für mich persönlich, der ich in erster Linie für die Sicherheit unserer Mitarbeiter und Studenten verantwortlich bin, ist es wirklich toll zu wissen, dass sich niemand ohne Begleitung auf dem Campus aufhält, der nicht zuvor überprüft wurde“, erklärt Jonathan.
Die Lösung hat auch den Genehmigungsprozess für Freiwillige optimiert. Elizabeth beschreibt den Arbeitsablauf: „Nachdem die Freiwilligen ihre Vereinbarung unterzeichnet und die Schulung zur Kindersicherheit absolviert haben, führen wir eine Hintergrundüberprüfung durch. Jeden Monat fügen wir diese zugelassenen Freiwilligen zur Anmelde-App hinzu, was ihre Anmeldung vereinfacht und uns hilft, gute Aufzeichnungen zu führen.“
Die Funktionen zur Datenerfassung und Berichterstellung haben ihre Fähigkeit, die Versicherungsanforderungen zu erfüllen, erheblich verbessert. „Viele unserer Versicherungspolicen verlangen von uns strenge Sicherheitsvorkehrungen für Freiwillige und Besucher. Deshalb nutzen wir die Berichtstools der Sign In App, um klare Aufzeichnungen über alle Personen auf dem Campus zu erstellen“, sagt Elizabeth. „Das hilft uns, jedes Jahr bei der Verlängerung unserer Versicherungen die Fragen unserer Versicherungsanbieter zu beantworten.“
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