Sicherheit beginnt nicht erst in der Fertigung. Sie beginnt schon an der Eingangstür, und zu viele Hersteller öffnen immer noch die falsche Tür.
Laut ASIS International geben 67 % der Unternehmen an, dass das Besuchermanagement eine direkte Rolle beim Schutz der betrieblichen Integrität und Compliance spielt. In der Fertigung beginnt jede Prüfung, Inspektion und jeder Schichtwechsel mit derselben Frage: Wer befindet sich vor Ort und warum?
Veraltete Anmeldelisten und uneinheitliche Sicherheitsunterweisungen führen zu unnötigen Risiken, Ineffizienz und Audit-Risiken. Digitale Besuchermanagementsysteme (VMS) schließen diese Lücken schnell. Mit einem VMS können Hersteller den Zugang zu ihren Standorten standardisieren, Sicherheitskontrollen optimieren und die Compliance in allen Einrichtungen stärken, ohne die Komplexität zu erhöhen.
In diesem Blog:
Die versteckten Kosten inkonsistenter Fertigungsprozesse
Jeder Standort funktioniert anders, aber wenn sich die Sicherheits- und Anmeldeverfahren von Werk zu Werk unterscheiden, wird die Einhaltung von Vorschriften zu einem beweglichen Ziel.
Ohne einen konsistenten Prozess, wie beispielsweise ein digitales Besuchermanagementsystem, sehen sich Hersteller unter anderem mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
- Daten aus manuellen Prozessen gehen verloren
- Auditoren sehen sich an jedem Standort mit unterschiedlichen Prozessen konfrontiert.
- Auftragnehmer überspringen wichtige Sicherheits- oder CGMP-Einweisungen.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Diese Inkonsistenz treibt die Kosten in die Höhe, schwächt Sicherheitsprogramme und untergräbt das Vertrauen in Audits. In der Fertigung ist Konsistenz nicht nur wünschenswert, sondern unverzichtbar. Ein digitales Besuchermanagementsystem sorgt mühelos für diese Konsistenz.
Die Rolle eines Besuchermanagementsystems im Fertigungssektor
Allzu oft glauben Hersteller, dass sie sich zwischen strikter Compliance und reibungslosen Abläufen entscheiden müssen. Das entspricht jedoch keineswegs der Wahrheit. Das digitale Besuchermanagement automatisiert jeden Schritt vor, während und nach jedem Besuch – so bleiben die Einrichtungen konform und gleichzeitig wird sichergestellt, dass jeder Besucher, Mitarbeiter und Auftragnehmer einen reibungslosen Check-in erlebt.
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, von denen Hersteller profitieren:
- Vorsanmeldungen: Besucher und Auftragnehmer absolvieren vor ihrer Ankunft Sicherheitsunterweisungen und unterzeichnen die erforderlichen Richtlinien.
- Smart check-in: Kiosks vor Ort geben Ausweise aus, überprüfen die Zugangsdaten und benachrichtigen die Gastgeber sofort. Es stehen kontaktlose Anmeldeoptionen zur Verfügung, um Engpässe zu minimieren.
- Automatische Protokollierung: Jede Interaktion wird digital protokolliert, wodurch ein zuverlässiger Prüfpfad entsteht, auf den Sie bei Bedarf schnell zugreifen können.
- Einfache Verwaltung mehrerer Standorte: Der Schlüssel zur Konsistenz? Eine Lösung, die sich leicht standardisieren und standortübergreifend einführen lässt – hier punktet das digitale Besuchermanagement.
- Verbesserung der Standortsicherheit: Notfall-Evakuierungen, Richtlinienverwaltung, Ausweisscannen – die Liste ist endlos.
Wie ASIS International feststellt, ist das Besuchermanagement „ein zentraler Bestandteil der physischen Sicherheitsreife“. Es geht nicht nur um die Anmeldung, sondern auch darum, zu beweisen, dass Ihre Systeme unter Kontrolle sind.
Schauen wir uns die Vorteile des Besuchermanagements im Fertigungssektor einmal genauer an.
Vorteile des digitalen Besuchermanagements in der Fertigung
1. Stärkung von Sicherheit und Compliance
Die britische Gesundheits- und Sicherheitsbehörde (HSE) betont, dass die Führung von Echtzeitaufzeichnungen über alle Personen vor Ort nicht nur für Notfälle, sondern auch für den Nachweis der Kontrolle bei Audits unerlässlich ist.
Für Lebensmittel-, Getränke- und Pharmahersteller ist der Zugang von Besuchern entscheidend für die Lebensmittelsicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das digitale Besuchermanagement unterstützt diese Standards durch:
- Verfolgung aller Besucher, Auftragnehmer und Auditoren über mehrere Standorte hinweg
- Einbindung von CGMP- und Sicherheitsunterweisungen in den Anmeldeprozess
- Sichere Speicherung von Bestätigungsformularen für den sofortigen Abruf bei Audits
Dank Sicherheits- und Compliance-Funktionen werden Besucher- und Auftragnehmerdaten zentralisiert, sodass bei Inspektionen die Einhaltung der Vorschriften an allen Standorten leicht nachgewiesen werden kann.
2. Ein nahtloses Erlebnis für alle im Produktionsbereich
Ein leistungsstarkes Besuchermanagementsystem erfüllt nicht nur Compliance-Anforderungen, sondern verbessert auch den täglichen Betrieb Ihrer Standorte.
- Das Sammeln von Berichten für Auditoren ist schnell und einfach.
- Auftragnehmer verbringen weniger Zeit mit Warten und mehr Zeit mit Arbeiten.
- EHS-Teams gewinnen Transparenz ohne den Aufwand für Papierkram.
- Manager wissen in Echtzeit, wer sich wo und warum vor Ort befindet.
Eine strengere Kontrolle sollte nicht zu einer Verlangsamung der Arbeit führen. Mit einer intelligenten Besuchermanagement-Software sorgen Sicherheit, Effizienz und Verantwortlichkeit gemeinsam dafür, dass die Produktion reibungslos läuft.
3. Sofort einsatzbereite Einfachheit für die Fertigung in großem Maßstab
In den meisten Fällen sind komplexe Rollouts nicht das, was Fertigungsbetriebe wollen. Sie benötigen Systeme, die vom ersten Tag an funktionieren, einfach zu implementieren und zu bedienen sind und mit ihrem Wachstum mitwachsen können.
Besuchermanagementsysteme wie Sign In App sind skalierbar und standardisiert für weltweite Standorte und bieten gleichzeitig lokale Flexibilität. Zu den wichtigsten Funktionen für Produktionsstätten mit mehreren Standorten gehören:
- Zentrale Besucherverfolgung über alle Standorte hinweg
- Integrationen mit SSO, Outlook und Google Workspace
- Bestätigung von Richtlinien, Ausweisdruck und Sicherheitsvideos an einem Ort
Keine komplexe Einrichtung. Keine endlosen Schulungen. Nur eine sofort einsatzbereite Besuchermanagement-Plattform, die für das Tempo der modernen Fertigung entwickelt wurde.
4. Datenbasierte Erkenntnisse für gezielte Maßnahmen
Ein digitales Besuchermanagementsystem liefert Ihnen Erkenntnisse, mit denen Sie die Compliance verbessern können, ohne den Betrieb zu verlangsamen.
Hier sind einige der Erkenntnisse, die Sie gewinnen können:
- Anmeldeaktivitäten von Besuchern, Mitarbeitern und Auftragnehmern
- Am stärksten frequentierte Einrichtungen und Bereiche
- Benachrichtigungen, wenn Personen als Risiko gekennzeichnet werden
- Arbeitszeiten von Mitarbeitern und Auftragnehmern
Jede Erkenntnis und jeder Bericht reduziert Risiken, spart Zeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Betriebsabläufe.
Das Fazit
Beim Besuchermanagement für Hersteller geht es nicht nur um das Einchecken. Es geht darum, sicherere, intelligentere und konsistentere Abläufe zu schaffen, bei denen Compliance, Qualität und Effizienz Hand in Hand gehen.
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