Solutions

AZ Sint-Blasius

Secteur : Santé
Taille : 1200+
Localisation : Dendermonde, Belgique

AZ Sint-Blasius, un hôpital en Belgique, devait gérer efficacement les opérations quotidiennes pour plus de 1 600 employés dans ses installations vitales. Avant les solutions de réunions et de rendez-vous de Sign In App, l’équipe de gestion des installations faisait face à d’importants défis opérationnels nécessitant une visibilité en temps réel sur l’utilisation des installations, les activités et les besoins en ressources.

Défis

Manque de préavis pour les services de restauration, créant du stress pour le personnel de cuisine
Planification de réunions à la dernière minute sans allocation appropriée des ressources
Gaspillage de nourriture et de ressources lorsque les réunions étaient déplacées ou annulées
Absence de visibilité en temps réel sur l’utilisation des installations, les événements et les besoins en ressources
Les salles de réunion et les services de restauration n’étaient pas mis à jour lorsque les événements changeaient

Résultats

Réduction du gaspillage alimentaire et des ressources de plus de 20 %
Élimination des problèmes de production et de personnel grâce à des systèmes synchronisés
Planification proactive plutôt que réactive du catering et des ressources
Rapports automatisés, économisant 4 à 5 heures de travail quotidien du personnel
Synchronisation des réservations de salles de réunion et des réservations de ressources

“ Si les rapports n’étaient pas automatisés de cette manière, j’aurais besoin d’un employé passant quatre ou cinq heures par jour rien que pour consolider les informations.” - Didier, Coordinateur des installations à l’hôpital AZ Sint-Blasius

Secteur de la santé à forte demande

L’équipe de gestion des installations de l’hôpital AZ Sint-Blasius devait gérer efficacement un bâtiment accueillant plus de 1 600 employés chaque jour. Ils ont fait appel à Dialog, un fournisseur belge de solutions pour les lieux de travail, qui les a aidés à mettre en œuvre la fonctionnalité de réunions et de rendez-vous de Sign In App pour résoudre leurs défis opérationnels.

"Si les rapports n’étaient pas automatisés de cette manière, j’aurais besoin d’un employé passant quatre ou cinq heures par jour rien que pour consolider les informations ", a déclaré Didier, coordinateur des installations à l’hôpital AZ Sint-Blasius.

Pour planifier efficacement, l’équipe avait besoin d’une visibilité en temps réel sur le nombre de personnes entrant dans l’établissement, les activités prévues, le nombre de personnes nécessitant des services de restauration et le nombre de personnel de nettoyage requis.

Flux de travail structurés, systèmes intégrés

En mettant en œuvre la fonctionnalité de réunions et de rendez-vous de Sign In App, AZ Sint-Blasius a amélioré la gestion du catering, des ressources et la coordination des salles de réunion. Avant cela, le personnel faisait face à des problèmes logistiques fréquents, notamment avec les commandes de catering de dernière minute.

"Parfois, les chefs arrivaient le matin pour découvrir qu’ils devaient préparer un événement pour 50 personnes—sans aucun préavis. Cela causait beaucoup de stress au personnel de restauration ", a expliqué Didier.

Avec le nouveau système, les utilisateurs planifient désormais les événements à l’avance, permettant aux gestionnaires des installations d’accéder facilement aux données des événements futurs. Cela signifie que la planification du catering et des ressources est proactive plutôt que réactive, le personnel sait à quoi s’attendre à l’avance et il y a moins de perturbations imprévues.

Les réservations synchronisées éliminent la confusion

Le plugin Sign In App a permis à AZ Sint-Blasius de connecter les réunions, les réservations de salles et les réservations de ressources. Cela a éliminé toute confusion, en garantissant que toutes les réservations liées aux installations étaient à jour et synchronisées avec les modifications en temps réel.

" Depuis que nous avons commencé à utiliser le plugin pour Outlook, nous n’avons plus jamais eu de problèmes de production ou de personnel  ", a déclaré Didier.

L’intégration s’est révélée particulièrement précieuse, car avant sa mise en place, les commandes de réunions et de catering n’étaient pas mises à jour si les événements étaient déplacés ou annulés. Cela entraînait du gaspillage alimentaire et des ressources sous-utilisées, avec parfois des réunions ayant du catering pour 20 personnes alors que seulement cinq se présentaient, ou dans certains cas, personne ne se présentant du tout.

Optimisation de l’efficacité du budget

La fonctionnalité de réunions et de rendez-vous de Sign In App a apporté des avantages financiers significatifs à AZ Sint-Blasius en période de contraintes budgétaires. L’intégration avec Outlook annule automatiquement les ressources associées lorsque les réunions changent, réduisant le gaspillage alimentaire et de ressources de plus de 20 %, selon Didier.

La solution améliore les processus de pré-enregistrement grâce à la vérification d’identité, minimise les risques opérationnels grâce à une automatisation répondant à des exigences complexes et améliore l’expérience sur le lieu de travail, de l’enregistrement à la planification des réunions.