Soluciones

AZ Sint-Blasius

Industria: Salud
Tamaño: 1200+
Ubicación: Dendermonde, Bélgica

AZ Sint-Blasius, un hospital en Bélgica, necesitaba gestionar de manera eficiente las operaciones diarias para más de 1.600 empleados en sus instalaciones de atención vital. Antes de las soluciones de reuniones y citas de Sign In App, el equipo de gestión de instalaciones enfrentaba importantes desafíos operativos que requerían visibilidad en tiempo real sobre el uso de las instalaciones, las actividades y las necesidades de recursos.

Desafíos

Falta de aviso previo para los servicios de catering, generando estrés en el personal de cocina
Programación de reuniones de última hora sin asignación adecuada de recursos
Desperdicio de alimentos y recursos cuando las reuniones se trasladaban o cancelaban
Ausencia de visibilidad en tiempo real sobre el uso de las instalaciones, los eventos y los requisitos de recursos
Las salas de reuniones y los servicios de catering no se actualizaban cuando los eventos cambiaban

Resultados

Reducción del desperdicio de alimentos y recursos en más del 20 %
Eliminación de problemas de producción y personal mediante sistemas sincronizados
Planificación proactiva, en lugar de reactiva, del catering y los recursos
Informes automatizados, ahorrando de 4 a 5 horas diarias de trabajo del personal
Sincronización de las reservas de salas de reuniones y de los recursos

“Si los informes no estuvieran automatizados de esta manera, necesitaría que un empleado dedicara cuatro o cinco horas al día solo para consolidar la información.”- Didier, Coordinador de Instalaciones en el Hospital AZ Sint-Blasius

Sector sanitario de alta demanda

El equipo de gestión de instalaciones del Hospital AZ Sint-Blasius se enfrentaba al desafío de gestionar de manera eficiente un edificio que alberga a más de 1.600 empleados a diario. Contactaron a Dialog, un proveedor belga de soluciones para lugares de trabajo, que les ayudó a implementar la funcionalidad de reuniones y citas de Sign In App para resolver sus desafíos operativos.

“Si los informes no estuvieran automatizados de esta manera, necesitaría que un empleado dedicara cuatro o cinco horas al día solo para consolidar la información”, dijo Didier, Coordinador de Instalaciones en AZ Sint-Blasius.

Para planificar de manera eficiente, el equipo necesitaba visibilidad en tiempo real sobre cuántas personas ingresaban a las instalaciones, qué actividades se realizarían, cuántas personas requerían servicios de catering y cuántos miembros del personal de limpieza eran necesarios.

Flujos de trabajo estructurados, sistemas integrados

Al implementar la funcionalidad de reuniones y citas de Sign In App, AZ Sint-Blasius mejoró la gestión del catering, de los recursos y la coordinación de las salas de reunión. Antes de esto, el personal enfrentaba problemas logísticos frecuentes, especialmente con los pedidos de catering de última hora.

“A veces los chefs llegaban por la mañana solo para descubrir que tenían que atender un evento para 50 personas—sin previo aviso. Esto causaba mucho estrés al personal de catering”, explicó Didier.

Con el nuevo sistema, los usuarios ahora programan los eventos con anticipación, lo que permite a los gestores de las instalaciones acceder fácilmente a los datos de eventos futuros. Esto significa que la planificación del catering y de los recursos es proactiva en lugar de reactiva, el personal sabe qué esperar con antelación y hay menos interrupciones inesperadas.

Maximización de la eficiencia del presupuesto

La funcionalidad de reuniones y citas de Sign In App aportó beneficios financieros significativos a AZ Sint-Blasius en un momento de restricciones presupuestarias. La integración con Outlook cancela automáticamente los recursos asociados cuando cambian las reuniones, reduciendo el desperdicio de alimentos y recursos en más del 20 %, según Didier.

La solución mejora los procesos de preinscripción mediante la verificación de identidad, minimiza los riesgos operativos con una automatización que cumple con requisitos complejos y mejora la experiencia en el lugar de trabajo, desde el registro hasta la planificación de reuniones.