Lösungen

AZ Sint-Blasius

Branche: Gesundheitswesen
Größe: über 1200
Standort: Dendermonde, Belgien

Das Krankenhaus AZ Sint-Blasius in Belgien musste den täglichen Betrieb für mehr als 1600 Mitarbeiter in seinen lebensrettenden Einrichtungen effizient verwalten. Vor der Einführung der Meeting- und Terminverwaltungslösung von Sign In App stand das Facility-Management-Team vor großen operativen Herausforderungen, die eine Echtzeit-Transparenz hinsichtlich der Nutzung der Einrichtungen, der Aktivitäten und des Ressourcenbedarfs erforderten.

Herausforderungen

Fehlende Vorankündigung für Catering-Services, was zu Stress für das Küchenpersonal führt.
Kurzfristige Terminplanung für Meetings ohne angemessene Ressourcenzuweisung.
Verschwendung von Lebensmitteln und Ressourcen, wenn Meetings verschoben oder abgesagt wurden.
Keine Echtzeit-Transparenz hinsichtlich der Nutzung der Einrichtungen, Veranstaltungen und Ressourcenanforderungen.
Nicht aktualisierte Angaben zu Besprechungsräumen und Catering-Services bei Änderungen von Veranstaltungen.

Ergebnisse

Reduzierung der Lebensmittel- und Ressourcenverschwendung um mehr als 20 %
Beseitigung von Produktions- und Personalproblemen durch synchronisierte Systeme
Proaktive statt reaktive Catering- und Ressourcenplanung
Automatisierte Berichterstellung spart täglich 4–5 Stunden Arbeitszeit
Synchronisierte Reservierung von Besprechungsräumen und Ressourcen

„Wären die Berichte nicht so automatisiert, müsste ein Mitarbeiter täglich vier bis fünf Stunden damit verbringen, die Informationen zusammenzufassen.“ – Didier, Facility Coordinator im AZ Sint-Blasius Hospital

Hohe Anforderungen im Gesundheitswesen

Das Facility-Management-Team des AZ Sint-Blasius-Krankenhauses stand vor der Herausforderung, ein Gebäude mit täglich mehr als 1.600 Mitarbeitern effizient zu verwalten. Es wandte sich an Dialog, einen belgischen Anbieter von Arbeitsplatzlösungen, der ihm bei der Implementierung der Besprechungs- und Terminfunktionen der Sign In App half, um seine betrieblichen Herausforderungen zu lösen.

„Wenn die Berichte nicht auf diese Weise automatisiert wären, müsste ein Mitarbeiter vier oder fünf Stunden pro Tag damit verbringen, die Informationen zusammenzufassen“, sagte Didier, Facility Coordinator bei AZ Sint-Blasius.

Um effizient planen zu können, benötigte das Team einen Echtzeit-Überblick darüber, wie viele Personen die Einrichtung betraten, welche Aktivitäten stattfinden würden, wie viele Personen Verpflegungsdienstleistungen benötigten und wie viel Reinigungspersonal benötigt wurde.

Strukturierte Arbeitsabläufe, integrierte Systeme

Durch die Implementierung der Meeting- und Terminfunktionen der Sign In App konnte AZ Sint-Blasius das Catering, das Ressourcenmanagement und die Koordination der Besprechungsräume verbessern. Zuvor hatten die Mitarbeiter häufig mit logistischen Problemen zu kämpfen, insbesondere bei kurzfristigen Catering-Bestellungen.

„Manchmal kamen die Köche morgens zur Arbeit und erfuhren dann, dass sie ohne vorherige Ankündigung eine Veranstaltung für 50 Personen ausrichten mussten. Das verursachte viel Stress für das Catering-Personal“, erklärte Didier.

Mit dem neuen System planen die Nutzer Veranstaltungen nun im Voraus, sodass die Facility-Manager einfachen Zugriff auf zukünftige Veranstaltungsdaten haben. Das bedeutet, dass die Catering- und Ressourcenplanung proaktiv statt reaktiv erfolgt, die Mitarbeiter im Voraus wissen, was sie erwartet, und es weniger unerwartete Störungen gibt.

Synchronisierte Buchungen beseitigen Verwirrung

Das Sign In App-Plugin ermöglichte es AZ Sint-Blasius, Besprechungen, Raumreservierungen und Ressourcenbuchungen miteinander zu verknüpfen. Dadurch wurden Verwirrungen beseitigt und sichergestellt, dass alle gebäudebezogenen Buchungen auf dem neuesten Stand waren und mit Änderungen in Echtzeit synchronisiert wurden.

„Seit wir das Plugin für Outlook verwenden, hatten wir nie wieder Probleme mit der Produktion oder der Personalbesetzung“, sagte Didier.

Die Integration erwies sich als besonders wertvoll, da vor der Implementierung Besprechungs- und Cateringaufträge nicht aktualisiert wurden, wenn Veranstaltungen verschoben oder abgesagt wurden. Dies hatte zu Lebensmittelverschwendung und einer unzureichenden Auslastung der Ressourcen geführt, sodass manchmal Catering für 20 Personen bereitgestellt wurde, obwohl nur fünf Personen erschienen waren oder in einigen Fällen gar niemand.

Maximierung der Budgeteffizienz

Die Meeting- und Terminfunktionen der Sign In App brachten AZ Sint-Blasius in Zeiten knapper Budgets erhebliche finanzielle Vorteile. Durch die Integration in Outlook werden bei Änderungen an Meetings automatisch die zugehörigen Ressourcen storniert, wodurch laut Didier die Verschwendung von Lebensmitteln und Ressourcen um mehr als 20 % reduziert werden konnte.

Die Lösung verbessert die Voranmeldung durch Identitätsprüfung, minimiert operative Risiken durch Automatisierung, die komplexen Anforderungen gerecht wird, und verbessert die Arbeitserfahrung vom Check-in bis zur Meetingplanung.