Dans le monde de la banque d’investissement, où la précision et le professionnalisme sont incontournables, même les plus petites inefficacités opérationnelles peuvent avoir des répercussions. Pour Carnegie Bank, une banque d’investissement de premier plan au Danemark, un processus lourd de réservation de réunions et de ressources constituait un obstacle à la prestation d’une expérience fluide et de haute qualité attendue par leurs clients. Cette étude de cas explore comment la mise en œuvre de la fonctionnalité de réunions et de rendez-vous de Sign In App a transformé leur processus de réservation, réduit la charge de travail manuelle et renforcé le professionnalisme de leurs réunions clients, garantissant que chaque détail soit parfaitement géré du début à la fin.
Carnegie Bank possède ses bureaux à Christianshavn, au centre de Copenhague, dans de magnifiques bâtiments historiques, exceptionnellement bien entretenus.
Mais le manque de visibilité sur les équipements des salles de réunion et un processus complexe pour la planification des réunions venaient diminuer l’expérience autrement remarquable offerte par leurs bureaux.
C’est ce qui a conduit Carnegie Bank à choisir Sign In App.
Leur motivation à trouver une solution à leurs problèmes liés aux réunions a été renforcée après une tentative infructueuse de mise en œuvre d’un produit similaire.
Optimisation de la réservation des salles
Pour éviter un nouvel échec dans l’achat d’un système, la fonctionnalité de réunions et rendez-vous de Sign In App a été installée chez Carnegie Bank pour une période d’essai, permettant aux utilisateurs de tester concrètement la solution. Heureusement, leur première impression du système s’est confirmée.
Après la mise en place de Sign In App, tous les utilisateurs disposent d’une vue complète de toutes les ressources, qui peuvent toutes être réservées à partir d’un seul endroit — plus besoin de planifier et d’exécuter dans différents systèmes.
Les employés peuvent réserver eux-mêmes les ressources pour leurs réunions, directement depuis leur calendrier Microsoft Outlook, au lieu d’envoyer des emails aller-retour.
Cela a considérablement allégé la charge de travail de la réception, qui était auparavant le point central pour la réservation des réunions et des ressources.
Lorsqu’une salle de réunion est réservée, la fonctionnalité de réunions et rendez-vous de Sign In App notifie automatiquement la cuisine pour le service de restauration souhaité.
De plus, la réception peut imprimer un aperçu de toutes les salles et réunions prévues, tandis que le service comptabilité peut faire de même lorsqu’il doit envoyer des factures aux différents départements pour la restauration de leurs réunions.
Tout cela garantit que les réunions avec les clients reflètent professionnalisme et qualité. Christina, utilisatrice experte de l’outil de gestion des réunions de Sign In App à la banque, veille à ce que cela se produise :
”Nous utilisons la solution pour obtenir une vue d’ensemble de toutes nos salles de réunion, planifier les nombreuses réunions quotidiennes, réserver les salles avec l’équipement technique souhaité, organiser le placement des tables et des chaises et gérer la restauration, qu’il s’agisse simplement de thé, café et eau ou d’un déjeuner complet.”
